5 Möglichkeiten, Projektarbeit und gewöhnliche Arbeit zu unterscheiden
Arbeitest du an einem Projekt? Oder nehmen Sie Teil des täglichen Betriebs Ihres Unternehmens?
Wenn ich mit Leuten in Teams spreche, sagen sie mir oft, dass sie nicht sicher sind, ob sie an einem Projekt arbeiten oder "nur" wie üblich arbeiten. Beide Rollen sind in einer Organisation erforderlich und gleichermaßen gültig, können jedoch helfen, zu verstehen, woran Sie gerade arbeiten, damit Sie besser sehen können, wo sie in die Organisation insgesamt passt.
Lassen Sie uns den Unterschied klären, damit Sie sich sicher sein können, was ein Projekt ist und was wie üblich zum Geschäft gehört. Es gibt fünf Hauptunterschiede zwischen der Projektarbeit und der normalen Arbeit. Sie werden oft "business as usual", abgekürzt als BAU, sehen.
Projekte Ändern Sie das Geschäft; BAU identifiziert Veränderung
Erstens gibt es einen Unterschied darin, wie mit Änderungen umgegangen wird.
Geschäfte wie gewohnt führen das Geschäft. Sie halten das Licht an. Sie bedienen Kunden und treffen Ziele. Auch die BAU-Teams wissen als Erste, wenn die bestehenden Geschäftsprozesse nicht funktionieren und nicht mehr funktionsfähig sind. Wenn das passiert, sind die BAU-Teams diejenigen, die das Bedürfnis nach Veränderung erkennen.
Ein Manager kann im Rahmen einer strategischen Überprüfung vorschlagen, welche Änderungen erforderlich sind, damit diese Abteilung oder Geschäftseinheit ihre Ziele erreichen kann. Oder ein heller Funke in einer Abteilung könnte einen Änderungsvorschlag durch ein betriebliches Vorschlagswesen vorschlagen. Auf der anderen Seite des Spektrums haben Sie möglicherweise einen vollständigen Geschäftsfall, der von einem leitenden Manager erstellt wurde, um Änderungen zu liefern, die erforderlich sind, damit die Division ihre Ziele für das Jahr erreichen kann.
Es ist nicht nur die Optimierung von Geschäftsprozessen. Diejenigen, die in BAU-Rollen arbeiten, können auch erkennen, dass Veränderungen aufgrund von Änderungen im regulatorischen Rahmen oder als Teil der Wettbewerbssituation für die Organisation wesentlich sind. Frontline-Mitarbeiter arbeiten an der Bereitstellung von Strategien und sie wissen, was sie anders machen wollen, um dorthin zu gelangen.
Projekte sind der Mechanismus, um diese Änderung umzusetzen. Projekte liefern über das Projektmanagement Änderungen an und durch die BAU-Funktionen. Wir werden klären, was Projektmanagement weiter ist. Die Projektorganisation arbeitet daran, die von den BAU-Teams identifizierte Veränderung zu liefern. Dies geschieht, nachdem es einen Genehmigungsprozess durchlaufen hat, bei dem es sich in der Regel um einen Geschäftsfall und eine Genehmigung durch die Geschäftsleitung handelt.
Das bedeutet nicht, dass Menschen in einer Projektrolle niemals Verbesserungen der Geschäftspraktiken vorschlagen können, aber sie tun dies eher unter ihrer Rolle als Angestellte und nicht als Teil ihrer Projektrolle.
Diese Trennung, die Sie auch als "Veränderung des Geschäfts, Führen des Unternehmens" hören, ist auch am Ende der Projekte spürbar. Die Änderung, die ein Projekt implementiert, ist die Ausgabe einer Ausgabe. Das könnte ein Stück neue Software, ein Gebäude, ein neuer Service oder etwas anderes sein. Das BAU-Team ist dafür verantwortlich, dieses zu nutzen und es für geschäftliche Vorteile zu nutzen. Mit anderen Worten, das Projekt bietet die Möglichkeit, Vorteile zu erhalten, und die BAU-Betriebe nutzen diese Fähigkeit, um die Vorteile zu erhalten.
Projekte Risiko verwalten; BAU mildert Risiko
Damit die Business-as-usual-Funktionen effektiv sind, werden Sie feststellen, dass die BAU-Teams versuchen, alle Risiken für den Betrieb zu minimieren. Es ist eine gute Sache, die Ungewissheit aus dem Geschäft zu nehmen, um eine bessere organisatorische Stabilität und wiederholbare Prozesse zu erreichen.
Aufgrund ihrer Einzigartigkeit und Ungewissheit erfordern Projekte ein gewisses Risiko. Das Unternehmen macht einen kleinen Sprung in das Unbekannte, indem es ein Projekt durchführt, da es Veränderungen einführt und etwas liefert, was vorher nicht da war.
Projektteams nähern sich daher dem Risiko anders als die BAU-Seite der Organisation. Projektmanager versuchen, sowohl positive als auch negative Risiken zu managen, um die besten Ergebnisse zu erzielen. Dazu gehört auch die Risikominimierung, um die Eintrittswahrscheinlichkeit zu begrenzen, aber auch andere Risikomanagementstrategien. Es ist unwahrscheinlich, dass Sie jemals Risiken für ein Projekt löschen werden, aber Sie können dies möglicherweise aus guten betrieblichen Gründen für Ihre BAU-Arbeit tun.
Projekte sind zeitgebunden; BAU läuft weiter
Projekte haben einen Anfang, eine Mitte und ein Ende. Dies ist der Projektlebenszyklus. In der Tat ist das wichtigste Merkmal eines Projekts, dass es endet. Der Projektmanager und das Projektteam arbeiten während dieser Zeit am Projekt. Dann wird das Team während der Übergabe- und Schließphase am Ende aufgelöst.
BAU hört nicht auf. Sie können natürlich eine Funktion schließen oder einen Prozess stoppen, wenn dieser für das Geschäft nicht mehr benötigt wird - obwohl dies als Projekt verwaltet würde !. Eine BAU-Funktion erzeugt laufende Arbeit ohne vorhersehbares Enddatum.
Projekte können aktiviert werden; BAU kann oft nicht sein
Projekte können kapitalisiert werden und oft kann die BAU nicht sein - Sie sind auf Betriebskosten für Ihre laufenden Geschäfte wie gewohnt angewiesen. Mit anderen Worten, die Bilanzierungsverfahren für Projekte und "andere" Aufgaben sind unterschiedlich.
Die Projektfinanzierung bezieht sich oft auf die Inbetriebnahme eines Vermögenswerts, was bedeutet, dass die Kosten kapitalisiert werden können. In einigen Fällen können Sie je nach Standort in der Welt und Ihren lokalen Rechnungslegungsvorschriften sogar Projektkosten unter die Linie ziehen.
BAU-Kosten werden normalerweise als opex (Betriebsausgaben) betrachtet und in der Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens erfasst.
Die Finanzierung von Projekten und die Finanzierung von Unternehmen sind im Allgemeinen ein sehr spezielles Gebiet, daher sollten Sie sich immer von Ihren Finanzexperten beraten lassen, bevor Sie sich darüber äußern, was in Ihrer Organisation kapitalisiert werden sollte und was nicht. Rechnungslegungsvorschriften unterscheiden sich von Land zu Land und sogar von Organisation zu Organisation, wo einzelne Unternehmen bestimmte Prozesse und Vorgehensweisen haben.
Im Zweifelsfall immer überprüfen!
Projekte umfassen übergreifende Teams; BAU umfasst funktionale Teams
Schließlich gibt es einen großen Unterschied in der Zusammensetzung der Projektteams. Bei den Projekten handelt es sich meist um multidisziplinäre Expertenteams, die eine bestimmte Leistung erbringen. Zu wissen, wie man ein Projektteam motiviert, ist wichtig, weil manchmal Projekte beginnen, ohne dass das Ziel allen kommuniziert wird. Wenn die Menschen nicht klar verstehen, woran sie arbeiten, neigen sie dazu, ihre beste Arbeit nicht zu leisten.
Projektteams bestehen aus Personen, die bestimmte Rollen ausfüllen. Dies sind keine Berufsbezeichnungen, sondern Positionen innerhalb des Projekts mit unterschiedlichen Verantwortlichkeiten. Die Hauptrollen in einem Projektteam sind:
- Projektsponsor
- Projektmanager
- Senior Supplier (die für die Arbeit verantwortliche Organisation, die ein internes Team wie IT oder ein externer Auftragnehmer oder Lieferant sein könnte)
- Kunde (dies kann ein interner Kunde sein, z. B. ein anderer Abteilungsleiter oder in einer Kundenservicegruppe der Kunde, für den Sie das Projekt bereitstellen)
- Subject Matter Experts (Personen, die entweder für die Dauer des Projekts oder für einen Teil des Teams in das Team aufgenommen wurden und ihr Fachwissen nutzen, um zum Erfolg des Projekts beizutragen).
Erfahren Sie mehr über die Rollen in einem Projektteam.
Die BAU-Arbeit hingegen wird von funktionalen Teams geleitet. Sie sind eigenständige Experten, die sich jedoch zu einer Abteilung zusammenfassen lassen und sich in der Regel weniger übergreifend mit anderen Abteilungen als Projektteams überschneiden.
Es ist normalerweise sehr klar, woran sie arbeiten sollen und welche Ziele sie für das Team haben. Sie haben klare Ziele und eine Vision für die Rolle der Abteilung im Unternehmen. Ein Beispiel wäre ein Kundendienstteam, das als Teil einer größeren Kundendienstabteilung Anrufe und E-Mails von Kunden über Ihr Produkt bearbeitet.
Es ist kompliziert: Es gibt Überschneidungen. Zum Beispiel ist ein Teamleiter in diesem Kunden-Call-Center ein Spezialist in ihrem Bereich. Sie können zu einem Projektteam abgeordnet werden, um ein Arbeitspaket und die Ressourcen zu verwalten, die mit der Bereitstellung eines Teils eines Projekts im Zusammenhang mit Kundenkontakt verbunden sind. Aber in ihrer Projektarbeit übernehmen sie die Rolle des Subject Matter Expert, nicht des Customer Services Team Leader. Als Projektmitarbeiter sind sie für ihren Teil des Projektbudgets verantwortlich und haben einen hohen Grad an Diskretion darüber, wie die Arbeit ausgeführt wird, um die Endziele zu erreichen.
Sie haben das vielleicht nicht in ihrer BAU-Rolle.
Der Konflikt zwischen BAU und Projekten
Projektarbeit und BAU-Arbeit können gut nebeneinander liegen, aber meistens gibt es eine Spannung. Es passiert, weil Projekte versuchen, den Status quo zu ändern. Der Status Quo funktioniert ziemlich gut, und die Leute mögen es meistens nicht, sich zu ändern, also wird es dort immer ein bisschen Spannung geben.
Zweitens, wenn Sie Leute bitten, sich Ihrem Projektteam anzuschließen, können sie unter einem Loyalitätskonflikt leiden. Ist ihre erste Verantwortung für ihren Job oder das Projekt? Klare Ziele und ein starkes Engagement des Managements gegenüber dem Projekt können dabei helfen, Kommunikationswege offen zu halten, damit sie wissen, was die Prioritäten des Unternehmens und des Teams sein sollten.
Drittens ist es immer die Priorität, das Geschäft am Laufen zu halten. Dies wirkt sich auf Projektteams aus, deren Mittel möglicherweise gekürzt werden, wichtige Ressourcen in die BAU-Rollen verschoben werden und sich die Zeitpläne verzögern, da die Arbeit im Zusammenhang mit der Aufrechterhaltung des Tagesgeschäfts der Organisation im Mittelpunkt steht.
Projektmanager können damit frustriert werden, aber es wird immer so sein, und das sollte es auch sein. Es macht keinen Sinn, ein fantastisches Projekt zu liefern, wenn das Unternehmen in der Zwischenzeit Pleite gegangen ist und niemand mehr da ist, um das zu nutzen, was Sie gebaut haben!
Angesichts dieser Richtlinien sollte es leicht sein zu sehen, ob Sie an Projekten oder BAU oder beidem arbeiten.