Wie werden Mitarbeiter bezahlt, wenn sie Geld für ihr Geschäft ausgeben?
Die Kostenerstattung ist eine Methode, um Mitarbeiter zu entlohnen, wenn sie während der Arbeitszeit ihr eigenes Geld ausgeben. Diese Kosten entstehen im Allgemeinen, wenn ein Mitarbeiter geschäftlich unterwegs ist.
Die Reisekosten können Unterkunft, Flüge, Bodentransport, Trinkgelder für Pagen, Mahlzeiten und andere Nebenkosten beinhalten, die ein Mitarbeiter während der Reise für seine Arbeit erfahren könnte. Andere Geschäftsausgaben können solche Dinge beinhalten, wie die Annahme von Kunden oder zukünftigen Angestellten zum Mittag- oder Abendessen, den Kauf von notwendigen Büchern oder anderen Bildungsmaterialien, die der Arbeitgeber abdeckt, oder Fahrkosten.
Die Kostenarten, die eine Organisation erstattet, sind in den Richtlinien für Geschäftsreisen, Bewirtung und allgemeine erstattungsfähige Ausgaben des Mitarbeiterhandbuchs enthalten. In einigen Fällen sind die Kosten für die Reinigung und die Mitgliedschaft im Fitnessstudio auf längeren Reisen gedeckt. Während Kundenunterhaltung auf Geschäftsreisen eine übliche erstattungsfähige Ausgabe ist, legen die meisten Unternehmen Ausgabenlimits für Essen und Unterhaltung fest.
Wie Mitarbeiter für Ausgaben aufkommen
In zunehmendem Maße vertrauen die Unternehmen Angestellten mit niedrigem bis mittlerem Niveau an, die häufig mit Firmenkreditkarten reisen. Anstatt mit eigenem Geld für Ausgaben aufzukommen, berechnen die Mitarbeiter alle Nebenkosten und Trinkgelder für die Firmenkreditkarte.
Dies ist ein praktischer Ansatz zur Kostenerstattung für den Mitarbeiter, da die Kreditkartenrechnungen die genauen Ausgaben dokumentieren, ohne dass der Mitarbeiter Belege speichern und Reisekostenabrechnungen ausfüllen muss.
Eine andere Methode, Mitarbeiter für Dienstreisekosten zu bezahlen, ist ein Taggeld. Tagegeld ist das im Voraus festgelegte Tagegeld, das den Mitarbeitern für Ausgaben gezahlt wird, die während einer Geschäftsreise anfallen. Diese Kosten können für Unterkunft, Verpflegung, Trinkgelder, Taxi- und andere Bodentransportgebühren anfallen.
Ausfüllen des Ausgabenberichts
Sowohl bei der Verwendung der Kreditkarte als auch bei der Zahlung von Bargeld müssen die Mitarbeiter bei Rückkehr von der Reise wahrscheinlich einen Bericht über die Kostenerstattung ausfüllen. Mit der Firmenkreditkarte müssen sie weniger als offensichtliche Gebühren erklären, die auf der Kreditkartenrechnung erscheinen (wie zum Beispiel eine Late-Night-Mahlzeit). Sie werden dem Unternehmen auch die zusätzlichen Nebenkosten berechnen, die sie mit ihrem eigenen Geld oder ihrer Kreditkarte bezahlt haben.
Wenn ein Mitarbeiter bar bezahlt, muss er alle Ausgaben, für die eine Erstattung beantragt wird, auflisten und gelegentlich begründen. Die meisten Unternehmen legen ein Datum fest, zu dem Spesenerstattungsberichte eingereicht werden müssen, und alle Ausgaben werden wie die Kontoauszüge der Kreditkartengesellschaft durch Buchführung überprüft. Jegliche ungerechtfertigte Kosten oder solche, die von der Firmenpolitik ausgeschlossen sind, werden nicht erstattet, was zu Problemen für den Mitarbeiter führt.
Ungewöhnliche Situationen
Nehmen wir an, ein Vertriebsmitarbeiter nimmt ein Haustier mit auf eine Reise und berechnet eine Hotel-Haustiergebühr auf die Firmenkreditkarte, wobei behauptet wird, dass das Hotel die Gebühr nicht abziehen würde und sie planten, das Unternehmen zu entschädigen.
Ist das ein Missbrauch von Unternehmensgeldern? Es scheint so. Ob schriftlich oder nicht, es ist ziemlich klar, dass die Verwendung einer Firmenkreditkarte nur für die Unternehmensausgaben verwendet werden darf. In einigen Fällen kann der persönliche Gebrauch eines Unternehmens zur Kündigung führen. Hier ist jedoch, was Sie beachten müssen. Ist der Mitarbeiter zur Buchhaltung gegangen und hat er das Problem erläutert, dass das Hotel die Haustiergebühren nicht abgrenzen konnte? Oder wurde die Angestellte durch eine sorgfältige Überprüfung ihrer Ausgaben in der Buchhaltung erwischt?
Eine andere Überlegung ist, haben andere Mitarbeiter von der Firma in der Vergangenheit für ähnliche Aufwendungen erstattet? Wenn dies der Fall ist, sind Disziplinarmaßnahmen nicht in Ordnung. Wenn die Unternehmenspolitik jedoch klarstellt, dass ein bestimmter Aufwand nicht erlaubt ist und der Mitarbeiter (nicht direkt) gefangen wird, sollte die Personalabteilung eine Art von disziplinarischen Maßnahmen ergreifen. Nicht jede Situation ist eindeutig. Manchmal muss man etwas suchen und ein bisschen herumkramen, bevor man etwas unternimmt.