Sie müssen nicht sehr weit suchen, um Artikel von Experten über Zeitmanagement, erfahrene Führungskräfte und andere Gurus und Experten zu finden, die Besprechungen verurteilen und vorschlagen, dass Sie diese oft mühsamen Zeitverschwender vermeiden, einschrumpfen oder auf andere Weise verzichten.
Trotzdem müssen wir uns manchmal treffen. Und ja, es gibt einige gute Ratschläge von Experten zu Zeitmanagement, Agenda-Kontrolle und Regeln der Ordnung. Der Fokus hier ist ein bisschen anders und bietet einige erprobte und echte Anleitungen, die Managern helfen, fünf übliche Meeting-Typen in schmerzlose und produktive Ereignisse umzuwandeln.
Fünf gemeinsame Meeting-Lösungen
1. Eliminiere den Tod durch "Around the Table" Updates . Sie kennen dieses Treffen. Cram achtzehn Leute in einem Raum und fordern dann jede Person auf, ein Update zu teilen, das normalerweise wie ein Versuch klingt, ihre Existenz zu rechtfertigen und für ihre Verankerung in der großen Angestelltenhalle der Berühmtheit zu argumentieren. CEOs und Führungskräfte sind berüchtigt dafür, diese Treffen zu leiten, weil sie naiv glauben, dass dies ein großartiger Weg für alle ist, zu hören, was in der Firma passiert. In Wirklichkeit hören die Leute meistens auf und konzentrieren sich darauf, ihr eigenes Update zu planen, das niemand hören wird.
Stattdessen: Treffen Sie sich auf jeden Fall mit Gleichaltrigen, Teammitgliedern oder wichtigen Kollegen, aber erliegen Sie nicht dem Ansatz "um den Tisch". Informationen zu einer Ausnahme bieten. Teilen Sie relevante Neuigkeiten, einschließlich finanzieller Ergebnisse, großer Kundengewinne oder Updates zu organisationsweiten Initiativen. Erweitern Sie außerdem das Angebot für Einzelpersonen, wichtige Fragen zu stellen. Wenn etwas Bemerkenswertes und nicht weithin bekannt ist, sollte jemand es teilen. Wenn eine Gruppe Hilfe von einer anderen Gruppe benötigt, erhöhen Sie die Anfrage.
Andernfalls zwingen Sie nicht alle Teilnehmer zum Teilen.
2. Statustreffen im Allgemeinen. Dies können brutale Zeitmörder sein, insbesondere wenn sie sich als wiederkehrende Ereignisse festsetzen und schlecht verwaltet werden.
Stattdessen : Nennen Sie niemals ein Meeting für etwas, das Sie nachschlagen können. Nutzen Sie die Technologie-Tools des Tages, um sicherzustellen, dass Ihre Arbeitsteams ein aktuelles und sichtbares Status-Update erhalten, in dem jeder mit einem Mausklick angezeigt wird. Wenn Sie treffen müssen, reduzieren Sie die geplante Besprechungszeit um die Hälfte oder nutzen Sie agile Ansätze und führen Sie kurze "Stand-Up" -Sitzungen durch. Seien Sie drakonisch über die Abschweifungen und Ablenkungen, die diese Sitzungen verlängern. Konzentriere dich darauf, den Status zu teilen und fordere die Leute auf, Probleme außerhalb dieses Forums anzugehen.
3. Unstrukturierte Brainstorming-Sitzungen. Die meisten Brainstorming-Meetings werden so schlecht durchgeführt, dass wir am Ende Ideen unterdrücken, die Idee des Chefs unterstützen oder großartige Listen cooler Dinge auf Post-its erstellen, die nie wieder gehört oder gesehen werden.
Stattdessen: Arbeiten Sie, um das Brainstorming-Thema zu definieren und es vor der Sitzung mit den Eingeladenen zu teilen. Sammeln Sie ihre Eingaben und konsolidieren und veröffentlichen Sie sie oder teilen Sie sie ohne Zuordnung zu den Ideen. Verwenden Sie die Live-Sitzung, um die eingereichten Ideen zu überspringen und auf diese zu erweitern. Widerstehen Sie dem Drang, Ideen in dieser Sitzung zu bewerten. Integriere andere Techniken, die Sozialisierungsdruck minimieren, wie z. B. das Schreiben von Gedanken. Und vor allem, konsolidieren Sie die Ideen und erstellen Sie einen Prozess, um sie zu bewerten und zu archivieren, damit Sie in zukünftigen Sitzungen und Situationen leichter auf die Gruppe verweisen können.
4. Operationsreviews, die die Inquisition zahm aussehen lassen. Wenn Sie jemals eine Sitzung durchgemacht haben, bei der sich der Besprechungsleiter - normalerweise eine Führungskraft - entweder auf eine sich abmühende Funktion konzentriert oder in jeder Präsentation nach der Schwachstelle sucht und dann die Boten gnadenlos grillt, wissen Sie, wie destruktiv dieses Format ist. Verewige diesen Prozess nicht.
Stattdessen: Halten Sie die tiefen funktionalen Tauchgänge und die Proktologie-Prüfungen für Unternehmen geheim und konzentrieren Sie sich auf die Weitergabe wichtiger Betriebsindikatoren, Probleme und Möglichkeiten. Das Gruppentreffen ist nicht die Zeit oder der Ort, um einen leistungsschwachen Bereich oder eine Person auseinander zu reißen. Richten Sie ein Follow-up-Meeting vor Ort ein, aber unterwerfen Sie nicht alle anderen Ihrem sichtbaren Kreuzverhör zu diesem Thema. Verlasse dich nicht auf die Verantwortung für Verbesserungen, sondern beseitige Grausamkeit und was öffentliches Schamgefühl aus deinem Meeting-Management-Repertoire bedeutet.
5. Sitzungen, die Fragen aufwerfen, die spontane Entscheidungen erfordern. Seltsam oder ironisch ist der Besprechungsraum einer der schlechtesten Orte für schnelle Entscheidungen. Wenn Sie zum ersten Mal ein Problem ansprechen und nach einer Entscheidung verlangen, werden die Leute zur Stelle gesetzt, und sie werden Ihnen die Annahme dieses Ansatzes übel nehmen.
Stattdessen: Arbeiten Sie unaufhörlich vor Gruppentreffen, um wichtige Stakeholder zu Themen und Optionen einzubinden. Beziehen Sie ihre Beiträge ein, bieten Sie Ihre Perspektiven an und arbeiten Sie daran, gemeinsame Interessen zu vermitteln. Verwenden Sie das Meeting-Forum, um die Interessen der Stakeholder zu validieren und ihre Empfehlungen zu identifizieren. Auch wenn Sie die sofortige Entscheidung ohne einen oder zwei weitere Schritte nicht erreichen, haben Sie Ihre Arbeitsbeziehungen mit Ihrer Vorbereitungsarbeit gestärkt.
Das Fazit für jetzt
Wir sind von Natur aus Kommunalwesen und sogar mit einer Vielzahl von Technologie-Tools, die es uns ermöglichen, uns zu verbinden, ohne an der gleichen Stelle zu sein, manchmal hilft es nur, von Angesicht zu Angesicht zu sein. Nutzen Sie diese Zeit sinnvoll und zeigen Sie Ihren Teilnehmern Respekt, indem Sie Besprechungen durchführen, die Zeitinvestitionen minimieren und den Informationsaustausch in einer nicht bedrohlichen Umgebung auf hohem Niveau maximieren.