Level 1 Management Fähigkeiten

Management Skills für Anfänger

Stufe 1 der Management-Skills-Pyramide zeigt die Grundfertigkeiten, die ein Anfänger bewältigen muss. Es ist die Grundlage der Management-Skills-Pyramide, die die Fähigkeiten zeigt, die ein Manager meistern muss, um erfolgreich zu sein, und zeigt, wie diese Managementfähigkeiten aufeinander aufbauen, um erfolgreich zu sein.

Grundlegende Managementfähigkeiten

Es gibt vier grundlegende Managementfähigkeiten, die jeder beherrschen muss, um in einem Managementjob Erfolg zu haben. Diese vier Grundfertigkeiten sind zu planen, zu organisieren, zu leiten und zu kontrollieren und werden im Folgenden einzeln ausführlich besprochen.

Planen

Planung ist der erste und wichtigste Schritt in jeder Managementaufgabe. Es ist auch der am häufigsten übersehene oder absichtlich übersprungene Schritt. Während die Menge der Planung und die erforderlichen Details von Aufgabe zu Aufgabe variieren, ist es eine Aufgabe, diese Katastrophe zu überspringen, außer durch blindes Glück. Das gibt uns das Sprichwort über die 6 P's der Planung (oder 7 P's, je nachdem, wie du zählst).

Obwohl die meisten Menschen den Begriff Planung mit der allgemeinen Geschäftsplanung assoziieren, gibt es auch verschiedene Ebenen der Planung:

• Strategische Planung
• Taktische Planung
• Einsatzplanung

Und es gibt verschiedene Arten von Planung:

• Katastrophenplanung
• Nachfolgeplanung
• Krisenplanung
• Vergütungsplanung

Organisieren

Ein Manager muss in der Lage sein, Teams, Aufgaben und Projekte zu organisieren, um die Arbeit des Teams auf die effizienteste und effektivste Weise zu erledigen. Als Startmanager organisieren Sie möglicherweise ein kleines Arbeitsteam oder ein Projektteam. Diese Fähigkeiten werden später in Ihrer Karriere benötigt, wenn Sie eine Abteilung oder eine neue Abteilung des Unternehmens organisieren müssen.

Natürlich gibt es viele Überschneidungen zwischen der Planung der Arbeit und ihrer Organisation. Wenn sich die Planung darauf konzentriert, was zu tun ist, ist die Organisation operativer und konzentriert sich mehr darauf, wie die Arbeit am besten erledigt werden kann.

Wenn Sie die Arbeit organisieren, müssen Sie:

• Bestimmen Sie die benötigten Rollen
• Weisen Sie den Rollen Aufgaben zu
• Bestimmen Sie die beste Ressource (Personen oder Ausrüstung) für die Rolle
• Beziehen Sie die Ressourcen und ordnen Sie sie den Rollen zu
• Weisen Sie den Rollen Ressourcen zu und delegieren Sie ihnen Autorität und Verantwortung.

Unabhängig davon, ob Sie ein kleines Team oder ein Projekt verwalten müssen, müssen die ersten Manager auch Büros und Datensysteme organisieren können.

Sie sind möglicherweise nicht in der Lage, Menschen physisch zu bewegen, um Ihr Team zusammen zu bringen, aber Sie sollten darüber nachdenken. Auf der anderen Seite müssen Sie möglicherweise mehrere Personen in einen kleinen Bereich bewegen, und Sie müssen Dinge organisieren, damit das Team in diesem Raum effektiv arbeiten kann. Später in Ihrer Karriere müssen Sie möglicherweise ein Büro organisieren, um Teams aus verschiedenen Abteilungen und ihren spezifischen Bedürfnissen unterzubringen.

Sie müssen auch in der Lage sein, alle Systeme zu organisieren, die mit den Daten umgehen, die Ihr Team sammeln oder verteilen muss. Heutzutage sind das wahrscheinlich Computersysteme. Sie müssen entscheiden, ob Sie beispielsweise gemeinsam genutzte Webseiten im Intranet des Unternehmens oder nur einen freigegebenen Ordner auf dem Dateiserver einrichten möchten. Wie werden Sie die Systeme so organisieren, dass alle, die Informationen benötigen, darauf zugreifen können (und dass sie nicht für diejenigen verfügbar sind, die sie nicht sehen sollten, wie Ihre Mitbewerber)? Wenn Ihr Team etwas anderes als Informationen benötigt oder produziert, müssen Sie es so organisieren, dass Ihr Team das erhält, was Sie brauchen, wenn es benötigt wird, und dass es andere erreichen kann, was Ihr Team zur richtigen Zeit produziert.

Vergiss nicht, dich selbst zu organisieren. Wir werden dies auf einer höheren Ebene in Level 3 der Management-Skills-Pyramide tun, aber selbst als Anfänger müssen Sie in der Lage sein, sich selbst, Ihre Zeit und Ihren Platz zu organisieren, damit Sie am effektivsten sein können.

Denken Sie daran, dass es selten genug ist, Dinge einmal zu organisieren. Mit ständigen Änderungen in Ressourcen, Zielen und externen Faktoren müssen Sie normalerweise neu organisieren, um sie anzupassen.

Direkte

Regie ist der Aktionsschritt. Sie haben die Arbeit geplant und organisiert. Jetzt müssen Sie Ihr Team anweisen, die Arbeit zu erledigen. Stellen Sie zunächst sicher, dass das Ziel für jeden im Team klar ist. Wissen sie alle, was das Ziel ist? Kennen sie alle ihre Aufgabe, das Team zum Ziel zu bringen? Haben sie alles, was sie brauchen (Ressourcen, Autorität, Zeit usw.), um ihren Teil zu leisten?

Ziehen, nicht drücken

Sie sind effektiver darin, das Team auf Ihr Ziel hin zu lenken, wenn Sie eher ziehen (führen), als es zu schieben (sich zurückzulehnen und Befehle zu geben). Sie möchten die Menschen in Ihrem Team motivieren und sie dabei unterstützen, sie für die Teamziele zu begeistern.

Steuerung

Einige Autoren versuchen, diese Fähigkeit zu "mildern", indem sie sie "Koordinaten" oder ähnliche Begriffe nennen. Ich bevorzuge den stärkeren Begriff Kontrolle, weil es wichtig ist, dass der Manager in der Lage ist, die Aktivitäten des Teams zu kontrollieren.

In den obigen Schritten haben Sie die Arbeit geplant, die Ressourcen so organisiert, dass sie am effizientesten ablaufen, und das Team angewiesen, mit der Arbeit zu beginnen. Im Kontrollschritt überwachen Sie die geleistete Arbeit. Sie vergleichen den tatsächlichen Fortschritt mit dem Plan. Sie überprüfen, ob die Organisation so funktioniert, wie Sie sie entworfen haben.

Wenn alles gut läuft, müssen Sie nichts anderes tun, als zu überwachen. Das passiert jedoch selten. Jemand wird krank, die Datenbanksortierung dauert länger als geplant, ein wichtiger Konkurrent senkt seine Preise, ein Feuer zerstört das Gebäude nebenan und Sie müssen mehrere Tage evakuieren, oder ein anderer Faktor beeinflusst Ihren Plan. Der Kontrollschritt diktiert jetzt, dass Sie Maßnahmen ergreifen müssen, um die Auswirkungen zu minimieren und die Dinge so schnell wie möglich zum gewünschten Ziel zurückzubringen.

Dies bedeutet oft, dass wir zurück in die Planungsphase gehen und die Pläne anpassen müssen. Manchmal kann eine Änderung in der Organisation erforderlich sein. und Sie müssen alle auf die neuen Ziele umleiten und sie inspirieren. Dann kontrollieren Sie natürlich den neuen Plan und passen ihn gegebenenfalls an. Dieser Zyklus wird fortgesetzt, bis Sie die Aufgabe abgeschlossen haben.

Manager-Steuerungswerkzeuge

Im Kontrollschritt legen Sie Standards für Leistung und Qualität fest und überwachen dann, um sicherzustellen, dass sie eingehalten werden. Es stehen Ihnen so viele Werkzeuge zur Verfügung, wie Sie Dinge überwachen müssen.

• Planungswerkzeuge - Mit einer Reihe von Softwaretools können Sie Ihren Zeitplan eingeben und den Fortschritt regelmäßig aktualisieren. Das Programm hebt Änderungen im Zeitplan hervor, so dass Sie Korrekturmaßnahmen ermitteln können.
• Finanzkontrollen - als Manager haben Sie normalerweise ein Budget. In den Berichten der Finanzabteilung erfahren Sie, wie Ihre Ausgaben (für Personen und andere Ressourcen) mit dem Plan übereinstimmen.
• Personensteuerung - Sie müssen sicherstellen, dass alle Personen in Ihrem Team wie geplant arbeiten. Wenn dies nicht der Fall ist, müssen Sie die Ursache finden und beheben. Verstehen sie das Ziel nicht? Haben sie keine Ressourcen oder Fähigkeiten, die sie brauchen? Ist die Aufgabe zu groß für sie und muss geändert oder einer anderen Ressource zugewiesen werden? Ihre Aufgabe als Manager besteht darin, Ihren Teammitgliedern Feedback darüber zu geben, wie ihre Leistung den Plan erfüllt. Wenn dies nicht der Fall ist, müssen Sie korrigierende Maßnahmen ergreifen.