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Erfahren Sie den Projektumfangsverwaltungsprozess

Projektumfangsverwaltung ist, was Sie tun, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt alle Arbeiten umfasst, die für das Erreichen der Projektziele relevant sind (und nicht für irgendetwas anderes). Es geht darum zu kontrollieren, was in dem Projekt enthalten ist und was nicht.

Dieser Artikel befasst sich mit dem Wissensbereich des Projektbereichsmanagements von A Guide to the Knowledge Base des Projektmanagements (PMBOK® Guide) - Fünfte Ausgabe. Dies ist nicht die einzige Möglichkeit, das Projektumfangsmanagement zu definieren, aber es ist ein guter Ausgangspunkt und wird für Sie sehr hilfreich sein, wenn Sie auf Ihre PMP®-Zertifizierung hinarbeiten.

Projektumfang Management Prozesse

Die Projektumfangsverwaltung im PMBOK® Guide umfasst 6 Prozesse. Die Projektumfangsverwaltungsprozesse sind:

  1. Planen Sie die Bereichsverwaltung
  2. Anforderungen erfassen
  3. Bereich definieren
  4. Arbeitsplanstruktur erstellen
  5. Geltungsbereich validieren
  6. Steuerungsumfang

Schauen wir uns die einzelnen an.

Planen Sie den Umfang des Verwaltungsprozesses

Der Zweck ist, Ihnen am Ende einen Scope-Management-Plan zu geben. Darin erfahren Sie, wie Sie den Umfang Ihres Projekts definieren, verwalten, validieren und kontrollieren. Wenn Sie die Arbeit in den Vordergrund stellen, können Sie sich später darauf beziehen. Möglicherweise stellen Sie fest, dass Sie den Geltungsbereichsplan eines anderen Projekts als Ausgangspunkt verwenden können, da sich die Verwaltung von Zugriffsrechten nicht stark von Projekt zu Projekt unterscheidet, wenn sich Ihr Unternehmen auf eine für sie erfolgreiche Arbeitsweise festgelegt hat.

Das Ergebnis dieses Prozesses ist der Scope Management Plan. Dies ist Teil Ihres Projektmanagementplans und beinhaltet:

  • Wie Sie eine detaillierte Bereichsangabe vorbereiten
  • Wie Sie Ihre Work Breakdown Structure (WBS) aus der Scope-Anweisung erstellen
  • Wie werden Sie diesen WBS pflegen und genehmigen?
  • Wie erhalten Sie die formale Akzeptanz für die Ergebnisse des Projekts?
  • Wie Sie Änderungen am Umfang vornehmen.

Das Dokument muss nicht sehr detailliert oder sehr formal sein: es muss einfach für den Zweck geeignet sein.

Anforderungsprozess sammeln

In diesem Prozess werden Sie herausfinden, was Ihre Interessengruppen von dem Projekt erwarten. Nachdem Sie Ihre große Idee skizziert haben, müssen Sie die Anforderungen dokumentieren und die Erwartungen Ihrer Stakeholder erfüllen. Dies ist wichtig, weil oft das, wonach sie fragen, nicht realistisch oder erreichbar ist, wenn andere Projektbeschränkungen, wie Kosten, gelten.

Die Ausgabe Ihrer Anforderungssammlung ist eine dokumentierte Menge von Anforderungen. Dies sollte so umfassend wie möglich sein und wird normalerweise mehrere Kategorien von Anforderungen umfassen, wie:

  • Funktionale und nicht-funktionale Anforderungen
  • Stakeholder-Anforderungen wie Berichtspflichten
  • Support und Trainingsanforderungen
  • Geschäftsanforderungen
  • Projektanforderungen wie Service Level oder Qualität

Sie dokumentieren auch die Abhängigkeiten, Annahmen und Einschränkungen, die sich speziell auf Anforderungen beziehen.

Definieren Sie den Umfangsprozess

Hier nehmen Sie Ihre Anforderungen an und wandeln sie in eine detaillierte Beschreibung des Produkts oder der Dienstleistung um, die Ihr Projekt erstellt. Sie erhalten eine Projektbereichsanweisung, auf die Sie während des Projekts verweisen können. Es wird eine Liste enthalten, was im Umfang und was außerhalb des Geltungsbereichs ist. Das ist wichtig, weil sich die Menschen oft nicht daran erinnern, was ausdrücklich ausgeschlossen ist, und zurückkommen und Sie bitten, in diesen Bereichen zu arbeiten. Alle Einschlüsse müssen die Änderungskontrolle durchlaufen.

Erstellen Sie einen Projektstrukturplanprozess

Dieser Prozess ermöglicht es Ihnen, aus Ihrer Liste von Anforderungen eine strukturierte Vision zu machen, was Sie tun müssen. Die Hauptaufgabe besteht darin, große Aufgaben in kleinere, überschaubare Blöcke aufzuteilen.

Das Ergebnis dieses Prozesses ist ein WBS. Persönlich verwende ich kein WBS für meine Projekte, aber es kann ein sehr hilfreiches Werkzeug sein. Wenn Sie nicht visuell denken, können Sie das gleiche Ergebnis erzielen, indem Sie eine Liste erstellen.

Validate Scope Process

Der Validate Scope-Prozess ist nicht, wie Sie vielleicht denken, um Business Stakeholders dazu zu bringen, Ihren PSP abzumelden. Es geht darum sicherzustellen, dass Sie einen Prozess zur Abmeldung für Ihre Ergebnisse haben, wenn die Zeit dafür gekommen ist.

Es lohnt sich, diese Struktur einzurichten, damit Sie keine Fragen darüber haben, wer ein Ergebnis genehmigt oder welche Kriterien verwendet werden, um zu sagen, dass es vollständig ist. Sobald der Prozess abgeschlossen ist, haben Sie die Ergebnisse akzeptiert, die von wem auch immer genehmigt werden müssen.

Kontrollumfangs-Prozess

Der Control Scope-Prozess ist der letzte im Wissensbereich des Projektbereichsmanagements. Es bezieht sich darauf sicherzustellen, dass es eine effektive Änderungskontrolle gibt, wenn sich der Umfang ändern muss. Es umfasst auch die Verfolgung Ihres Projekts mit einem "Scope", um zu prüfen, ob es das liefert, was Sie denken.

Diese 6 Prozesse bilden das Projektumfangs-Managementwissen im PMBOK® Guide - Fünfte Ausgabe .


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