Wenn Sie Ihr eigenes Auto fahren, um Ihre beruflichen Verpflichtungen zu erfüllen, wird Ihr Arbeitgeber in der Regel Ihnen die Kosten für das Fahren Ihres eigenen Fahrzeugs erstatten, obwohl die Arbeitgeber dies nicht tun müssen, außer in einigen Bundesstaaten wie Kalifornien und Massachusetts. Der Transport zu und von Ihrem Arbeitsplatz ist jedoch nicht erstattungsfähig.
Mitarbeitervergütung für die Nutzung Ihres eigenen Fahrzeugs
Die Vergütung des Mitarbeiters für die Nutzung Ihres eigenen Autos variiert je nach Arbeitgeber und Branche, aber die meisten Organisationen entschädigen die Mitarbeiter in etwa in Höhe des Standard-Meilensatzes, der vom IRS oder vom privaten Kfz-Rückerstattungssatz festgelegt wird. Der Satz wird jedes Jahr von der General Services Administration (GSA) auf der Grundlage von Recherchen eines unabhängigen Beratungsunternehmens zu den laufenden Kosten für die Nutzung eines Fahrzeugs festgelegt.
Für 2018 wird der IRS-Satz auf 54, 5 Cent pro gefahrene Meile festgelegt, von 53, 5 Cent für 2017 und von 54 Cent für 2016 und 57, 5 Cent im Jahr 2015. Dieser feste Standardtarif beinhaltet die Kosten für Versicherung, Registrierung, Gas, Öl und Wartung. Für jemanden, der viel für die Arbeit fährt, kann dies zu einem ziemlich signifikanten Abzug führen.
Die meisten Arbeitgeber erstatten den IRS oder GSA-Satz, da sie bis zu diesem Betrag als Aufwand abziehen können, wenn sie ihre Körperschaftsteuererklärung einreichen, obwohl es andere komplexe Steuerformeln gibt, die Arbeitgeber verwenden können. Wenn qualifizierte Arbeitskräfte während der wirtschaftlichen Expansion schwer zu finden sind, bieten die Arbeitgeber eher eine wettbewerbsfähige Vergütung an.
Der Internal Revenue Service verlangt, dass Erstattungszahlungen getrennt von der Gehaltsabrechnung erfolgen, ohne dass Steuern abgezogen werden. Die meisten Arbeitgeber werden daher Ausgabenzahlungen über das Kreditorensystem abwickeln, um sie von der Gehaltsabrechnung getrennt zu halten und die Einhaltung der IRS-Gesetze zu gewährleisten.
Wenn Ihr Arbeitgeber eine Erstattung bei oder in der Nähe des GSA- oder IRS-Satzes vornimmt, können Sie sicher sein, dass Sie ein faires Angebot erhalten. Wenn Sie weniger als den IRS-Satz erhalten, können Sie möglicherweise einen Teil der Ausgaben für Ihre persönlichen Einkommenssteuern abziehen.
Erstattung von Mitarbeitern des öffentlichen Dienstes
Regierungsangestellte werden immer zu genau dem GSA-Tarif erstattet, wenn die Verwendung eines privaten Autos autorisiert ist oder wenn kein Regierungsfahrzeug verfügbar ist.
Anforderungen für die Erstattung von Kraftfahrzeugkosten
Sie müssen ein Meilenprotokoll, Gasbelege und eine Dokumentation aller anderen zulässigen Ausgaben für Ihr Fahrzeug bereitstellen. Ohne detaillierte Aufzeichnungen kann Ihre Spesenabrechnung abgelehnt werden. Oder schlimmer noch, Ihr Arbeitgeber könnte möglicherweise Disziplinarmaßnahmen ergreifen, wenn er der Ansicht ist, dass Ihr Anspruch betrügerisch ist. Viele Arbeitgeber verlangen zeitgleiche Aufzeichnungen, genau wie die IRS. Versuchen Sie nicht, Ihre Meilen zu schätzen, da dies gegen die Richtlinien Ihres Arbeitgebers verstoßen könnte.
Stift und Papier in Ihrem Auto zu halten ist eine Methode, wenn auch eine mühsame; Eine bessere Wahl ist eine App zur Kilometerverfolgung, die Ihre Fahrten automatisch in einem zeitgleichen Protokoll protokolliert, das Sie ausdrucken oder herunterladen können. Es ist eine effiziente Möglichkeit, Kilometerstand, Start- und Endpunkte sowie den Geschäftszweck für die Fahrt mit Ihrer Spesenabrechnung zu erfassen.
Steuerfolgen
Meilenrückerstattungen gelten als steuerfreie Auslagen von Arbeitgebern, solange sie dokumentiert sind und Ihre tatsächlichen Ausgaben nicht übersteigen. Allerdings kann Ihr Arbeitgeber nicht direkt für Betriebskosten wie Reparaturen oder Wartung Ihres Autos ohne Steuerfolgen bezahlen. Andere Ausgaben wie z. B. Mautgebühren, die in direktem Zusammenhang mit der Beförderung von Unternehmen stehen, können ohne Steuer erstattet werden, sofern Sie Belege haben.
Einige Arbeitgeber bieten eine monatliche Vergütung für Kfz-Ausgaben. Wenn Mitarbeiter verpflichtet sind, Spesenabrechnungen vorzulegen, werden sie nur für jeden Betrag besteuert, der über die aufgezeichneten Ausgaben hinausgeht. Wenn Arbeitgeber keine Dokumentation benötigen, kann die Zulage der Besteuerung unterliegen.
Ab dem Steuerjahr 2018 können Arbeitnehmer mit der Einführung des Steuersenkungs- und Beschäftigungsgesetzes nicht mehr rückerstattete Kfz-Ausgaben abziehen. In 2017 und früheren Jahren waren diese Aufwendungen abzugsfähig, soweit sie über 2% des bereinigten Bruttoeinkommens lagen. Daher sollten Arbeitnehmer, die im Rahmen der Ausübung ihrer beruflichen Pflichten viel unternehmen werden, bei der Überprüfung von Stellenangeboten die Richtlinien für die Erstattung von Unternehmen sorgfältig prüfen. Wenn ein Arbeitgeber in der Regel keine Kfz-Ausgaben vergütet, können Sie anbieten, das Gehalt als Gegenleistung für eine Erstattung zu reduzieren, da die Erstattung von der Besteuerung geschützt wird, wenn die Ausgaben angemessen dokumentiert sind.
Alternativ können Sie ein höheres Gehalt aushandeln, um die zusätzliche Steuerlast nach dem neuen Steuergesetz zu berücksichtigen.
Konsultieren Sie Ihren Arbeitgeber oder einen Steuerberater, um zu erfahren, wie die Vorschriften für Ihre Situation gelten.
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