Wie HR-Abteilungen mehr tun können, indem sie intern weniger tun
Im Allgemeinen beschäftigt sich Human Resources (HR) mit allem und jedem, was mit Menschen in einem Unternehmen zu tun hat. Leider kann diese Einstellung dazu führen, dass die HR-Abteilung viele Aufgaben übernimmt, die Zeit und Energie weg von den HR-Aktivitäten nehmen, die dem Unternehmen den größten strategischen Wert bieten.
Zum Beispiel ist eine HR-Funktion wie die Talententwicklung für ein Unternehmen entscheidend, um seine zukünftigen Führungskräfte zu identifizieren und zu pflegen. Lohn- und Gehaltsabrechnung ist jedoch eine prozessgesteuerte Aufgabe, die effektiv ausgelagert werden kann, wodurch die HR-Zeit für die unternehmenskritischen HR-Anforderungen des Unternehmens frei wird.
Es geht darum herauszufinden, auf welche Aufgaben sich die Personalabteilung konzentrieren sollte, um die Mission des Unternehmens am effektivsten voranzutreiben und den Rest an verantwortungsbewusste externe Dienstleister zu delegieren.
Die Auslagerung von Personal hat sich in den letzten zehn Jahren beschleunigt und wird dies auch weiterhin tun. Outsourcing ermöglicht es Unternehmen, Arbeiten auszulagern, die nicht zu ihrem Kerngeschäft gehören, und es spart auch Geld, sagte sie. Während einige Unternehmen ihre HR-Bedürfnisse einem einzigen externen Unternehmen anvertrauen können, ist es üblich, Funktionen an eine Reihe von externen Anbietern zu verteilen.
Wie entscheiden Sie, was Sie auslagern und was Sie im Haus halten?
Schritt eins: Identifizieren Sie wichtige HR-Initiativen
Zunächst einmal ist es wichtig, dass HR die Idee loslässt, dass es für alle Menschen alles sein kann. Definieren Sie die strategische Rolle von HR in Ihrem Unternehmen. Gehen Sie zurück zu den Grundlagen und schreiben Sie einige gute altmodische Aufgaben für die Personalabteilung auf.
Konzentrieren Sie sich darauf, wie HR die Mission des Unternehmens vorantreibt. Entscheiden Sie, welche HR-Aufgaben für Ihr Unternehmen besonders und für die Kultur wichtig sind.
Schritt zwei: Überlegen Sie, welche Funktionen ausgelagert werden können
Alle Rollen, die HR derzeit verwaltet, die außerhalb des von Ihnen festgelegten optimalen Ziels liegen, sollten für das Outsourcing in Betracht gezogen werden. Es gibt gute Outsourcing-Firmen, die Aktivitäten wie Umzug, Zeitarbeit, Hintergrundkontrollen und Drogenscreening effizient durchführen können. Während diese Prozesse für den Betrieb des Unternehmens sehr wichtig sind, sind sie nicht die strategische Mission der Organisation.
Selbst eine kritische Funktion wie die Einhaltung von Vorschriften sollte für das Outsourcing in Betracht gezogen werden. Die Einhaltung von Personalrichtlinien erfordert ständige Aufmerksamkeit, um über die neuesten Vorschriften und rechtlichen Entscheidungen auf dem Laufenden zu bleiben. Die meisten Personalabteilungen verfügen nicht über diese Fachkenntnisse.
Outsourcing an einen Spezialisten kann eine zusätzliche Versicherung gegen die finanziellen Strafen und die schlechte Publicity bieten, die sich aus Compliance-Fehlern ergeben, wie zum Beispiel das Versäumnis, unabhängige Auftragnehmer richtig zu klassifizieren.
Schritt drei: Erstellen Sie ein Team von internen und externen Spezialisten
Ein Unternehmen, das externe Spezialisten hinzuzieht, um das Talent der Mitarbeiter zu ergänzen, pflegt ein starkes Team von HR-Experten. In diesem Zeitalter des Lean Managements werden die meisten Personalabteilungen nicht in der Lage sein, einen Personal-Experten zu haben, der jedes HR-Problem löst.
Vierter Schritt: Finden Sie einen vertrauenswürdigen Partner oder Partner
Bedenken Sie, dass Sie die Qualität beeinträchtigen, wenn Sie bestimmte HR-Funktionen auslagern? Sie können die Kontrolle über wichtige HR-Funktionen behalten und HR dabei unterstützen, ein effizienter und effektiver Spieler zu werden, aber Sie müssen vertrauenswürdige Partner finden. Mach deine Hausaufgaben.
Vergleichen Sie die Vorteile, die damit verbundenen Kosten und Ansätze verschiedener Firmen. Führen Sie Hintergrund-Checks durch, um sicherzustellen, dass der Ruf des Outsourcing-Unternehmens solide ist. Stellen Sie sicher, dass das Unternehmen vom Better Business Bureau akkreditiert ist und sprechen Sie mit anderen Unternehmen, die das Unternehmen genutzt haben. Lesen Sie alle Vorschläge sorgfältig durch. Stellen Sie sicher, dass Sie den Wert verstehen, den Sie erhalten, wenn Sie Geschäfte mit einem bestimmten Anbieter tätigen.
Schritt fünf: Entdecken Sie eine Plug-and-Play-Lösung
Eine Outsourcing-Option, die für einige Unternehmen funktioniert, besteht darin, einen Vertrag mit einer Gruppeneinkaufsorganisation (GPO) abzuschließen. Ein GPO bietet Zugang zu qualifizierten, zuvor ausgehandelten Verträgen mit Personalfirmen, Managed Service Providern und anderen. Diese Vereinbarung kann ein praktischer, effizienter und kostengünstiger One-Stop-Shop für eine Reihe von ausgelagerten HR-Dienstleistungen sein.
Unternehmen vermeiden den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Verhandlung und Verwaltung mehrerer Verträge. Das GPO prüft die besten Lieferanten, nutzt Beziehungen, um wettbewerbsfähige Verträge zu sichern, und hilft einem Unternehmen, die benötigten Ressourcen zu sichern.
Der Grossteil des GPO-Marktes in den USA konzentriert sich auf die Beschaffung im Gesundheitswesen. Die wichtigsten GPOs in diesem Bereich tätigen jährlich Einkäufe in Höhe von mehr als 200 Milliarden US-Dollar für ihre Krankenhaus- und verwandte Industriekunden.
Es gibt keine zuverlässigen Statistiken über die Größe des GPO-Marktes für Unternehmen, der neuer, kleiner und fragmentierter ist und sich im Allgemeinen stärker auf die Beschaffung konzentriert als HR-Outsourcing. Laut einer 2011 von der Beschaffungsmedienseite Spend Matters durchgeführten Studie verwenden 15-20 Prozent der Fortune-1000-Unternehmen ein GPO und 85 Prozent dieser Unternehmen gaben Einsparungen von 10 Prozent oder mehr an.
Schritt sechs: Betrachten Sie ein komplettes Outsourcing von HR
Für bestimmte Unternehmen kann es sinnvoll sein, eine professionelle Arbeitgeberorganisation (PEO) in Betracht zu ziehen. Ein PEO übernimmt alle HR-Funktionen eines Unternehmens, indem es die Mitarbeiter des Unternehmens buchstäblich anstellt und ihr Arbeitgeber für Steuer- und Versicherungszwecke wird. Diese Praxis wird als Mitbeschäftigung oder gemeinsame Beschäftigung bezeichnet.
Durch ein PEO erhalten die Angestellten kleiner Unternehmen Zugang zu Sozialleistungen wie 401 (k) -Plänen; Gesundheit, Zahn-, Lebens- und andere Versicherungen; abhängige Pflege und andere Vorteile, die typischerweise von großen Unternehmen erbracht werden. Nach Angaben des Nationalen Verbands der Arbeitgeberorganisationen (NAPEO) nutzen etwa 250.000 Unternehmen PEO.
Lagern Sie das aus - nicht das
Es gibt kein Playbook für HR-Outsourcing. Welche Funktionen intern bleiben und welche an einen externen Spezialisten ausgelagert werden, hängt von der Art des Unternehmens, seinen strategischen Prioritäten und der Rolle ab, die das HR bei der Umsetzung dieser Prioritäten spielt.
Hier sind die HR-Funktionen, die am häufigsten ausgelagert werden.
- Massenanwerbung
- Zeitarbeit
- Hintergrundkontrollen und Drogenscreening
- Umzug
- Lohn-und Gehaltsabrechnung
- Verwaltung der Vorteile
- Coaching
- Erstellen / Aktualisieren von Mitarbeiterhandbüchern und Richtlinienhandbüchern
- Entwicklung und Implementierung von Vergütungsprogrammen
- Erstellung und Aktualisierung von Aktionsplänen
- Training für sexuelle Belästigung
- Unabhängige Einhaltung der Vertragsbedingungen
Diese HR-Initiativen bleiben in der Regel intern
- Arbeitnehmerbeziehungen
- Vergütungsdesign und Lieferung
- Talententwicklung
- Kapitalstrategieplanung
- Nachfolgeplanung
- HR-Strategie
- Leistungsmanagement
- Organisations entwicklung
- Rekrutierung
- Personalabteilungsmanagement
Die Auslagerung einiger oder sogar aller HR-Funktionen ist ein bewährtes und weit verbreitetes Konzept für Unternehmen jeder Größe. Outsourcing ermöglicht es einem Unternehmen, sich auf HR-Aktivitäten mit dem höchsten strategischen Wert zu konzentrieren, dabei Geld zu sparen und von der spezialisierten Expertise externer Firmen zu profitieren.