Es ist wichtig zu wissen, wie man einen Referenzbrief schreibt, da fast jeder während seiner Karriere gebeten wird, eine Referenz zu geben. Ob für einen Mitarbeiter, einen Freund oder jemanden, mit dem Sie gearbeitet haben, es ist wichtig, darauf vorbereitet zu sein, ein effektives Empfehlungsschreiben zu verfassen.
Lesen Sie weiter unten, wie Sie einen Referenzbrief schreiben und welche Materialien Sie dem Kandidaten stellen müssen und wann Sie Nein sagen (und wie man Nein sagen kann), um einen Brief für jemanden zu schreiben.
Was ist ein Referenzschreiben?
Ein Referenzschreiben, auch bekannt als Empfehlungsschreiben, ist ein Brief, der auf die Arbeitserfahrung, Fähigkeiten, Kenntnisse, persönlichen Eigenschaften und / oder akademischen Leistungen von jemandem verweist. Es wird von einem ehemaligen Arbeitgeber, Kollegen, Kunden, Lehrer oder jemand anderem geschrieben, der positiv über diese Person sprechen kann.
Wenn Sie Referenzschreiben benötigen
Sie benötigen Referenzschreiben, in der Regel etwa drei, wenn Sie bewerben sich auf Jobs, Praktika, ehrenamtliche Tätigkeiten, Colleges und Graduiertenprogramme. Ein Referenzbrief ist eine positive Bestätigung Ihrer Fähigkeiten und Eigenschaften, geschrieben von jemandem, der mit Ihrer Arbeit, Ihrem Charakter und Ihren Leistungen vertraut ist.
Das Referenzschreiben erklärt, warum der Leser Sie auswählen sollte und was Sie für die Gelegenheit qualifiziert, für die Sie sich bewerben. Briefe können von der Organisation angefordert werden, die die Person für eine Anstellung oder Annahme an einer Einrichtung in Betracht zieht, oder sie können vom Arbeitssuchenden oder Bewerber angeboten werden.
Was ist in einem Referenzschreiben enthalten?
Ein Referenzschreiben ist eine positive Bestätigung Ihrer Fähigkeiten und Eigenschaften. Es erklärt, warum der Leser Sie auswählen sollte und was Sie für die Gelegenheit qualifiziert, für die Sie sich bewerben.
Ein professionelles Referenzschreiben wird in der Regel von einem Vorgesetzten, Kollegen, Kunden, Lehrer oder Professor verfasst, der mit Ihren Leistungen in einer Arbeitssituation vertraut ist.
Es enthält in der Regel eine Beschreibung Ihrer Position und Verantwortlichkeiten, der Dauer Ihrer Zeit im Unternehmen und Ihrer Fähigkeiten, Qualifikationen und Beiträge zur Organisation.
Ein Charakter oder ein persönlicher Referenzbrief kann von einem Freund, einem Mentor oder einem Freund der Familie geschrieben werden, der die Eigenschaften bescheinigt, die Sie zu einem guten Kandidaten für die Position machen, die Sie suchen. Es erklärt, wie der Schreiber Sie kennt und Ihre persönlichen Attribute so behandelt, wie sie in einer Jobumgebung gelten würden.
Was ist vor dem Schreiben eines Referenzschreibens zu tun?
Denke darüber nach, bevor du "Ja" sagst. Bevor du zustimmst, den Brief zu schreiben, vergewissere dich, dass du das Gefühl hast, dass du einen positiven Brief für diese Person schreiben kannst. Wenn Sie die Person nicht gut kennen oder nicht glauben, dass Sie über die Fähigkeiten oder Fähigkeiten der Person sprechen können, ist es in Ordnung, den Antrag auf eine Empfehlung abzulehnen. In der Tat ist es besser, Nein zu sagen, eine Empfehlung zu schreiben, anstatt eine negative Referenz für die Person zu schreiben. Sie können vage sein, wenn Sie die Anfrage ablehnen und einfach sagen: "Ich glaube nicht, dass ich die beste Person wäre, Ihnen eine Empfehlung zu schreiben." Wenn möglich, schlagen Sie jemand anderen vor, den sie vielleicht fragen.
Anfrage Informationen. Es ist eine gute Idee, die Person um eine Kopie ihres Lebenslaufes zu bitten, auch wenn Sie sie schon lange kennen.
Sie können neue Akkreditierungen oder Erfolge haben und Sie möchten so viele aktuelle Informationen wie möglich zur Verfügung stellen. Dies wird Ihnen auch helfen, Richtlinien zu geben, wenn Sie den Brief verfassen.
Wenn das Referenzschreiben für eine bestimmte Beschäftigungsmöglichkeit gilt, fragen Sie auch nach einer Kopie der Stellenausschreibung. Wenn das Referenzschreiben für eine bestimmte Schule oder ein bestimmtes Programm gilt, fragen Sie nach Informationen zur Schule. Je mehr Informationen Sie haben, desto einfacher wird es sein, den Brief zu schreiben.
Holen Sie sich alle Details. Zusammen mit der Frage nach Informationen über den Kandidaten erhalten Sie alle Informationen, die Sie benötigen, um den Brief einzureichen. Fragen Sie, an wen Sie den Brief senden sollen, wann die Frist ist und in welchem Format der Brief sein soll. Fragen Sie auch, ob es irgendwelche Angaben gibt, die die Schule oder der Arbeitgeber von Ihnen in Ihrem Brief enthalten soll.
Was in einem Referenzschreiben enthalten sein soll
Sofern der Kandidat Ihnen kein Formular zur Verfügung stellt, auf das Sie Ihre Empfehlung schreiben können, sollten Sie die Referenz als formellen Brief schreiben. Ein Referenzschreiben sollte sowohl mit Ihnen als auch mit den Kontaktinformationen des Arbeitgebers (Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse) gefolgt von dem Datum beginnen. Wenn es sich um eine E-Mail und nicht um einen tatsächlichen Brief handelt, fügen Sie Ihre Kontaktdaten am Ende des Briefes nach Ihrer Unterschrift hinzu.
Kontaktinformationen und Begrüßung: Wenn Sie den Brief an eine Einzelperson oder ein Einstellungsgremium schreiben, geben Sie deren Kontaktdaten oben auf dem Brief und in Ihrer Begrüßung an. Wenn Sie einen allgemeinen Brief schreiben, können Sie an "Wen es sich interessiert" schreiben oder einfach Ihren Brief mit dem ersten Absatz beginnen.
Anrede: Beginnen Sie Ihren Brief mit "Sehr geehrter Herr / Frau. Nachname." Wenn Sie den Nachnamen des Arbeitgebers nicht kennen, schreiben Sie einfach "Lieber Einstellungsmanager". Wenn sich der Kandidat für ein akademisches Programm beworben hat, können Sie "Dear Admissions Committee" schreiben.
Einführung: Erläutern Sie Ihre Beziehung zu der Person, für die Sie den Brief schreiben. Sie können angeben, wie lange Sie die Person kennen. Dann erkläre, warum du den Brief schreibst. Achten Sie darauf, den Namen der Firma, des Jobs, der Schule oder der Gelegenheit anzugeben, für die sich die Person beworben hat. Zum Beispiel: "Ich war in den letzten fünf Jahren James Smiths Vorgesetzter bei der XYZ Company. Ich freue mich, ihn für die Position des Chefbuchhalters bei der Firma ABC zu empfehlen.
Körperübersicht: Im Text des Briefes sind spezifische Informationen über die persönlichen Eigenschaften des Kandidaten (Kreativität, Geduld, Selbstvertrauen usw.), spezifische Fähigkeiten (ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, organisatorische Fähigkeiten usw.) enthalten. Sei so genau wie möglich.
Erster Absatz: Der erste Absatz des Referenzschreibens erklärt Ihre Verbindung zu der Person, die Sie empfehlen, einschließlich, wie Sie sie kennen, und warum Sie qualifiziert sind, ein Referenzschreiben zu schreiben, um eine Anstellung oder eine Graduiertenschule zu empfehlen. Erwähnen Sie die Beziehung (persönlich oder beruflich), die Sie mit der Person haben, die Sie empfehlen.
Zweiter Absatz (und dritter und vierter)
Die mittleren Absätze des Referenzschreibens enthalten Informationen über die Person, über die Sie schreiben, einschließlich warum sie qualifiziert sind und was sie beitragen können. Verwenden Sie bei Bedarf mehr als einen Absatz, um Details anzugeben. Seien Sie spezifisch und teilen Sie Beispiele, warum diese Person ein qualifizierter Kandidat ist. Wenn Sie können, beziehen Sie bestimmte Fälle, in denen Sie beobachtet haben, dass die Person die für die Position erforderlichen Fähigkeiten erfolgreich verwendet.
Versuchen Sie, Qualitäten und Fähigkeiten zu beschreiben, die sich auf den jeweiligen Beruf, die Schule oder die Gelegenheit beziehen. Wenn sich die Person zum Beispiel für einen Job als Manager beworben hat, konzentrieren Sie sich auf die Führungs- und Kommunikationsfähigkeiten der Person.
Briefschluss
Im letzten Abschnitt bieten Sie an, mehr Informationen bereitzustellen und Ihre Kontaktinformationen (Telefon und E-Mail) anzugeben, damit Sie eine mündliche Empfehlung abgeben oder gegebenenfalls weitere Fragen beantworten können. Sie können auch wiederholen, dass Sie diese Person "von ganzem Herzen" oder "ohne Vorbehalt" empfehlen.
Unterschrift: Beenden Sie den Brief mit Ihrer handschriftlichen Unterschrift, gefolgt von Ihrem eingegebenen Namen. Wenn dies eine E-Mail ist, geben Sie einfach Ihren eingegebenen Namen gefolgt von Ihren Kontaktinformationen ein. So beenden Sie einen Brief mit Beispielen für Geschäftsschließungen.
Empfehlungsschreiben Länge, Format und Schriftart
Bevor Sie mit dem Verfassen des Briefes beginnen: Bitten Sie den Kandidaten, Ihnen einen Lebenslauf, eine Abschrift, einen Lebenslauf oder andere Materialien zu senden, die Ihnen helfen, die Person genau zu beschreiben. Sie können auch nach einer Beschreibung der Position, für die er sich anmeldet, und nach Informationen über das Unternehmen fragen. Je mehr Informationen Sie haben, desto einfacher wird es sein, eine starke Empfehlung zu schreiben.
Länge: Ein Empfehlungsschreiben sollte mehr als ein oder zwei Absätze umfassen; Ein Brief in dieser kurzen Form legt nahe, dass Sie die Person entweder nicht gut kennen oder sie nicht voll unterstützen. Sie möchten jedoch den Buchstaben kurz halten und sich auf einige wichtige Punkte konzentrieren. Vermeiden Sie es daher, mehr als eine Seite zu schreiben. Drei oder vier Absätze, die erklären, wie Sie die Person kennen und warum Sie sie empfehlen, sind angemessen.
Format: Ein Empfehlungsschreiben sollte eineinzeln mit einem Abstand zwischen jedem Absatz sein. Verwenden Sie etwa 1 "Ränder für die obere, untere, linke und rechte Seite der Seite, und richten Sie Ihren Text nach links aus (die Ausrichtung für die meisten Dokumente).
Schriftart: Verwenden Sie eine herkömmliche Schriftart wie Times New Roman, Arial oder Calibri. Die Schriftgröße sollte zwischen 10 und 12 Punkten liegen, damit sie leicht zu lesen ist. Die Anpassung der Schriftgröße ist eine gute Möglichkeit, Ihren Brief auf einer einzigen Seite zu halten.
Bearbeiten: Achten Sie darauf, Ihren Brief vor dem Senden zu lesen. Sie können den Brief von jemand anderem bearbeiten lassen, aber den Namen des Kandidaten verbergen, um seine Privatsphäre zu schützen.
Überprüfen Sie ein Beispiel
Sehr geehrte Frau Johnson,
Ich bin begeistert, Sarah Jones für die Position des Digital Marketing Managers bei Sabre Marketing & PR zu empfehlen. Als Marketing Director bei A & B Media hatte ich das Vergnügen, als Supervisorin von Sarah zu arbeiten, als sie hier als Marketing Associate tätig war. Verantwortungsbewusst, pünktlich und extrem intelligent, Sarah gehörte zu den besten Talenten von A & B Media, und ich unterstütze ihre Qualifikation und ihr Können.
Ich war immer wieder beeindruckt von dem Wissen, das sie an den Tisch gebracht hat und ihrem Engagement, immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. Sarah kombiniert scharfe Analysefähigkeiten mit einer starken Intuition, und ich wusste immer, dass ich mich darauf verlassen konnte, dass sie Termine einhalten und unsere Erwartungen übertreffen konnte. Während ihrer zwei Jahre bei uns hat sie zahlreiche Erfolge erzielt, indem sie unser Engagement in den sozialen Medien um 20% erhöht, die Absprungrate unserer Website um 10% gesenkt und unseren ROI bei digitalen Kampagnen um 15% gesteigert hat.
Sarahs professioneller Scharfsinn war für A & B Media sehr wertvoll, aber sie war auch eine wunderbare Teamplayerin. Optimistisch, einnehmend und einfach mitzukommen, war Sarah eine wahre Freude im Büro zu haben und viele positive Beziehungen innerhalb unserer Abteilung und im ganzen Unternehmen zu pflegen.
Nachdem ich das gesagt habe, bin ich sehr zuversichtlich in meine Empfehlung und glaube, dass Sarah eine gute Wahl für Sabre Marketing & PR sein würde. Wenn Sie weiter über meine Erfahrungen mit Sarah sprechen möchten, senden Sie mir bitte eine E-Mail an [email protected] oder rufen Sie mich unter 555-555-5555 an.
Mit freundlichen Grüßen,
Melissa Bradley
Marketingleiter
A & B Medien
[email protected]
555-555-5555
Formatieren Sie Ihren Brief
Wenn Sie den Brief an einen Arbeitgeber oder eine Schule senden, achten Sie darauf, dass Sie dem richtigen Geschäftsbriefformat folgen. Dies beinhaltet die Angabe Ihrer Kontaktinformationen, des Datums und der Kontaktinformationen für die Person, die Ihren Brief erhält (in der Regel der Einstellungsmanager), oben auf dem Brief. Geben Sie auch Ihre handschriftliche Unterschrift am unteren Rand eines physischen Briefes an.
Wenn Sie jedoch diesen Brief per E-Mail versenden, müssen Sie keine Kontaktinformationen oder das Datum oben im Brief angeben. Listen Sie stattdessen Ihre Kontaktinformationen nach Ihrer E-Mail-Signatur auf. Stellen Sie sicher, dass Sie eine klare und prägnante Betreffzeile haben, in der der Name des Kandidaten, die Stelle, für die er sich bewerben wird (falls zutreffend) und der Zweck Ihres Schreibens aufgeführt sind. Beispielsweise könnte eine Betreffzeile lauten: "Empfehlung für Vorname Nachname - Personal-Assistent-Job."
Verwenden Sie eine Referenzbriefvorlage
Wenn Sie nicht sicher sind, was Sie schreiben sollen, verwenden Sie eine Referenzbriefvorlage und personalisieren Sie sie, um Ihre Informationen einzubinden. Eine Vorlage ist eine nützliche Methode, um zu sehen, wie Sie Ihren Brief formatieren und was Sie in den Brief aufnehmen können.
Sie können auch Beispiel-Referenzbriefe für Ideen anzeigen, welche Inhalte in Ihrem eigenen Brief enthalten sein sollen. Denken Sie jedoch daran, den Brief so zu ändern, dass er für die Person gilt, für die Sie den Brief schreiben.
Weitere Beispiele: Beispiele für Referenzschreiben