Wie schreibe ich eine Ausschreibung?

So erstellen Sie eine Angebotsanfrage (RFP), die Ihnen Ergebnisse liefert

Ein Angebotsantrag, manchmal RFP oder RFQ ("Request for Quotation") genannt, ist ein Dokument, das ein Unternehmen ausgibt, wenn es ein Produkt kaufen möchte und seine Spezifikationen der Öffentlichkeit zugänglich machen möchte. Dies ist in der Regel der Fall, wenn mehrere Unternehmen auf die Arbeit bieten und der RFP zu wettbewerbsfähigeren Preisen auffordert. Wenn Sie die RFP jedoch nicht korrekt vorbereiten, kann Ihre Leistung zu Geboten führen, die Zeitverschwendung sind oder gar keine Angebote enthalten. So erstellen Sie eine RFP, um die besten Ergebnisse zu erzielen.

Schwierigkeitsgrad: Durchschnitt

Benötigte Zeit: Mehrere Tage

Die 12 Schritte

1. Machen Sie Ihre Hausaufgaben: Finden Sie heraus, was Sie brauchen, was Sie wollen und was möglich ist, bevor Sie Ihre RFP schreiben. Geben Sie keine RFP für eine Maschine aus, die 1.500 Widgets pro Stunde produzieren kann, wenn Sie nie mehr als 25 pro Monat verkauft haben. Es macht keinen Sinn, eine Ausschreibung für ein Hochleistungsauto zu veröffentlichen, wenn ein Bote den Verkehr auf einem Fahrrad genauso schnell durchfahren kann.
2. Unterscheiden Sie zwischen Ihren Bedürfnissen und Wünschen: Wenn Sie eine Anwendung kaufen möchten, die Bilder zwischen der Zentrale und Ihren Transportern auf der Baustelle überträgt, können Sie die Anzahl der benötigten Bilder pro Sekunde, die maximale Größe der benötigten Bilder und die notwendige Auflösung. Während es vielleicht schön ist, diese Bilder in Farbe zu haben, entscheiden Sie, ob das wirklich notwendig ist. Wenn Sie wirklich eine bestimmte spezifische Sprache benötigen, verwenden Sie Wörter wie "will", "soll" und "müssen". Dies zeigt an, dass dies die Anforderungen sind. Spezifikationen, die lediglich "Wünsche" sind, sollten durch Wörter wie "kann", "kann" und "optional" identifiziert werden.

1. Entscheiden Sie, wie der Gewinner aussehen wird : Die Vorschläge, die Sie als Antwort auf Ihre Ausschreibung erhalten, unterscheiden sich. Jedes antwortende Unternehmen hat unterschiedliche Stärken und Schwächen. Einige konzentrieren sich auf die niedrigsten Kosten. Andere konzentrieren sich auf beste Qualität. Und andere bieten ein komplettes Feature-Set. Entscheiden Sie nach vorne, was Sie suchen - die niedrigsten Kosten, die schnellste Lieferung oder eine Kombination aus beidem.
2. Organisieren Sie das Dokument : Alles, was Sie für das Geschäft schreiben, sollte gründlich durchdacht und organisiert werden. Ein Umriss ist ein guter Anfang. Sie benötigen mindestens Abschnitte für eine Einführung, Anforderungen, Auswahlkriterien, Zeitpläne und Prozesse. Viele dieser Abschnitte haben Unterabschnitte.

1. Schreiben Sie die Einleitung : Hier erklären Sie potenziellen Bietern, warum Sie die Ausschreibung veröffentlichen und was Sie damit erreichen möchten. Die Einleitung kann auch eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte enthalten, die aus den anderen Abschnitten entnommen wurden, einschließlich des Fälligkeitsdatums. Die Einführung eines RFP für ein Bildübertragungssystem könnte etwa so aussehen: "Das Unternehmen XYZ fordert Vorschläge für ein hochzuverlässiges, einfach zu bedienendes System, das Bilder von der Hauptniederlassung an Lieferwagen überall in der Metropolregion übertragen kann. Responsive Gebote muss bis Montag, 5. März 2007 um 8 Uhr PST eingehen. "

1. Anforderungen erklären: Dieser Abschnitt ist einer der wichtigsten und es dauert in der Regel die meiste Zeit. Sie müssen die Größe und Klarheit der zu übertragenden Bilder und die erforderliche Geschwindigkeit angeben. Seien Sie konkret, aber sagen Sie den Bietern nicht, wie Sie die Arbeit durchführen wollen, es sei denn, das ist wichtig. Vielleicht möchten Sie diesen Teil in Unterabschnitte aufteilen. Zum Beispiel (a) Bildgröße und -qualität (b) Übertragung, die sowohl die gewünschte Geschwindigkeit als auch alle Anforderungen umfassen könnte, die die Übertragung sichern (c) gewünschte Optionen, wo Sie die Farbe als eine wünschenswerte Option auflisten könnten.

1. Auswahlkriterien : Hier sagen Sie den Bietern, wie Sie das beste Gebot auswählen. Sie können so viel oder so wenig preisgeben, wie Sie möchten. Es ist eine gute Idee, einen Satz wie "Der Höchstbietende, falls vorhanden, wird ausschließlich durch das Urteil der Firma XYZ ausgewählt werden." Möglicherweise möchten Sie eine Tabelle erstellen, die jedem Gebot eine bestimmte Anzahl von Punkten in jeder Kategorie zuweist. Lassen Sie dann ein Team das beste Gebot von denen mit den drei besten Ergebnissen auswählen.
2. Zeitleisten : In diesem Abschnitt erfahren Unternehmen, wie schnell sie reagieren müssen und wie lange der Prozess voraussichtlich dauern wird. Sei vernünftig, wenn du deine Deadlines festlegst. Fragen Sie nicht nach Vorschlägen für komplexe Systeme, dann geben Sie den Bietern nur ein paar Tage Zeit, um zu reagieren. Erlauben Sie mehr Zeit, ein Angebot vorzubereiten, wenn Ihr RFP groß ist, wenn Ihr gewünschter Kauf kompliziert ist oder wenn Sie eine sehr detaillierte Antwort benötigen. Hier können Sie den Bietern auch sagen, wie lange der Evaluierungsprozess dauern wird, bis sie benachrichtigt werden, wenn sie erfolgreich waren und wie schnell sie das liefern müssen, was sie versprochen haben.

1. Prozess: Verwenden Sie diesen Abschnitt, um zu erklären, wie der Prozess funktioniert - vom Senden der Ausschreibung bis zur Vergabe des Auftrags und wann die Arbeit beginnt. In diesem Abschnitt heißt es unter Umständen: "Gebote sind an dem in Schritt 8 angegebenen Datum fällig. Alle Gebote werden überprüft, um sicherzustellen, dass sie alle Anforderungen erfüllen und reaktionsfähig sind. Alle eingehenden Gebote werden in X-Kategorien bewertet (Sie können die Kategorien benennen, wenn Sie werden es wünschen) und die drei besten Angebote werden vom Vorschlagsteam bewertet, um den besten Bieter und einen Stellvertreter auszuwählen. Verhandlungen mit dem erfolgreichen Bieter werden voraussichtlich innerhalb von zwei Wochen zu einer Auftragsvergabe führen. "

1. Entscheiden Sie, wie der RFP gesendet wird: Die meisten RFPs werden versandt, müssen dies aber nicht sein. Sie können eine RFP per E-Mail senden oder auf der Website Ihres Unternehmens veröffentlichen. Geben Sie nur den Namen (oder die Gebotsnummer) an, den Bieter verwenden sollten, um die RFP zu identifizieren, auf die sie antworten.
2. Entscheiden Sie, wer die Ausschreibung erhält: Möglicherweise haben Sie bereits die Lieferanten identifiziert, von denen Sie kaufen möchten. Ihr Unternehmen hat möglicherweise sogar eine Liste akzeptabler Anbieter. Wenn nicht, können Sie über Ihr professionelles Netzwerk nach möglichen Anbietern suchen, indem Sie online suchen oder vertrauenswürdige Anbieter anderer Materialien nach ihren Empfehlungen fragen. Beschränken Sie nicht Ihre Liste, wer Ihre RFP erhält, nur an große Unternehmen oder etablierte Anbieter. Vielleicht finden Sie bessere Ideen und noch bessere Preise von kleineren Anbietern, die oft eifriger dabei sind, Ihr Geschäft zu gewinnen.

1. Benachrichtigung des Gewinners: Sobald Sie alle oben genannten Schritte ausgeführt haben, ist es an der Zeit, den Sprung zu machen und die gewinnende RFP darüber zu informieren, dass es Zeit ist, mit dem Projekt fortzufahren.