Tipps, wie Sie effizienter arbeiten können
In der hektischen Arbeitswelt von heute haben Downsizing und steigende Arbeitsbelastung uns gezwungen, intelligenter zu arbeiten. Tim Kehl, Spezialist für Work-Life-Balance mit Sitz in Madison, Wisconsin, bietet diese Tipps, wie man clever arbeitet und effizienter arbeitet.
Mit der richtigen Kombination von Zeitmanagementpraktiken können Sie laut Kehl Stress abbauen und bis zu eine Stunde am Tag sparen. Hier sind seine Tipps, wie man dahin kommt.
Verwenden Sie Technologie
Sie können nicht Ihre produktivsten sein, wenn Sie desorganisiert und von Unordnung umgeben sind. Befreien Sie sich von diesen zufälligen Stapeln von Papieren und Haftnotizen und verwenden Sie stattdessen ein einfaches elektronisches Ablagesystem.
Zahlreiche Softwareprogramme können Ihnen helfen, eine Vielzahl von Kunden- und Produktdaten zu organisieren, was einen schnellen und einfachen Zugriff ermöglicht. Denken Sie auch über die Einführung eines persönlichen Zeitplanprogramms nach, mit dem Sie einen Kalender, Aufgabenlisten, Arbeitspläne und ein Verzeichnis mit Kontakten verwalten können.
Gruppiere deine eingehenden Nachrichten
Das ständige Überprüfen und Beantworten Ihrer E-Mails, Voicemails und anderer Nachrichten unterbricht nur Ihre Gedankengänge. Dies kann die Produktivität beeinträchtigen, insbesondere bei Jobs, die kreatives, innovatives oder strategisches Denken erfordern.
Lernen Sie, auf eingehende Nachrichten in Batches zu reagieren, und überlegen Sie, ob Sie sie nur drei- oder viermal am Tag überprüfen möchten - es sei denn, Sie müssen sich auf dem Laufenden halten, um Ihre Arbeit und Produktivität zu optimieren. Selbst dann versuchen Sie mal einzuplanen und bleiben Sie ansonsten klar.
Nutzen Sie das Prinzip "Do, Delegate, Delete oder File" für den Umgang mit E-Mails, Briefen, Rechnungen, SMS, Sprachnachrichten und anderen Anfragen.
Drop Time-Wasters
Es wird viel Zeit verschwendet, indem man "zeitraubende Arbeit" macht, ablenkende Websites besucht - insbesondere Social-Media-Sites -, unnötige Meetings besucht, Berichte überarbeitet und mit geschwätzigen Kollegen interagiert.
Konzentriere dich auf die Aufgaben und Aktivitäten, die tatsächlich die Nadel des Unternehmens bewegen, und reduziere oder eliminiere diejenigen, die das nicht tun.
Nehmen Sie häufige Mini-Pausen
Selbst die am meisten beschäftigten Menschen müssen sich ab und zu die Beine vertreten. Nehmen Sie eine fünf bis zehnminütige Verschnaufpause von Ihrem Schreibtisch oder arbeiten Sie regelmäßig. Machen Sie einen schnellen Spaziergang nach draußen, wenn Sie können. Machen Sie Dehnübungen oder gehen Sie die Treppe ein paar Mal auf und ab. Wasser trinken. Iss einen gesunden Snack.
Wenn Sie sich kurz von Ihrer Arbeit entfernen, entspannen Sie Ihren Körper und verjüngen Sie Ihren Geist. Sie können sogar feststellen, dass Sie weniger erschöpft sind, wenn Sie nach Stunden nach Hause zurückkehren.
Delegieren, Delegieren, Delegieren
Sie müssen nicht alles tun. Ja wirklich. Andere Leute sind durchaus in der Lage, einige der Aufgaben zu erledigen, die Sie normalerweise für sich reservieren.
Überlegen Sie, welche Pflichten Sie mit anderen teilen könnten, und fangen Sie dann langsam an, einige dieser Verantwortlichkeiten zu parzellieren. Es ermöglicht Ihnen, sich auf Ihre vorrangigen Elemente zu konzentrieren, während Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, zu wachsen und zu glänzen.
Lerne Nein zu sagen
Es ist so ein kleines Wort, aber so schwer zu sagen. Wenn dich jemand bittet, etwas zu tun, was nicht deine Leidenschaft oder Priorität ist, dann lehne höflich, aber bestimmt ab. Erinnere dich daran, dass das Nein zu einer Sache dir die Freiheit gibt, zu etwas anderem zu sagen, das erfüllender ist und deiner Zeit und Fähigkeiten würdig ist.
Stoppen Sie das Streben nach Perfektion
Du wirst es sowieso selten erreichen, und es ist fast immer unnötig. Perfektionismus kann zu Mikro-Management, schlechten Beziehungen zu Kollegen, Verschleppung, geringer Produktivität, Depression, Stress und Angst führen.
Die erfolgreichsten Menschen sind diejenigen, die zufrieden sind, wenn ein Job gut gemacht ist. Sie sparen ihr Bedürfnis nach Perfektion für die wenigen wirklich wichtigen Dinge.
Wissen wann Sie um Hilfe bitten sollen
Wenn Sie bei der Arbeit überwältigt sind und Ihnen unnötigen Stress verursachen, leiden Sie nicht in der Stille. Verscheuche das Superwoman / Superman-Image und erkläre deine Situation deinem Boss oder Supervisor. Unhaltbare Arbeitssituationen können in der Regel gemildert werden, aber es bedarf einiger Durchsetzungskraft von Ihrer Seite.
Wenn Ihnen ein ausgeglichenes Leben weiterhin entgeht oder Sie unter chronischem Stress leiden, sprechen Sie mit einem Fachmann wie einem Berater, einem Psychologen oder einem Geistlichen. Nutzen Sie die Leistungen Ihres Employee Assistance Program (EAP), wenn Ihnen eines zur Verfügung steht.
Wenn Sie Ihr Leben Monat für Monat und Woche für Woche überwältigen, kann dies zu ernsten körperlichen, geistigen und sozialen Problemen führen. Sei positiv und wisse, dass es Lösungen für deine Probleme gibt, aber du musst Hilfe suchen.