Wie wählt man Personal Informationstechnologie

Fragen zu stellen, um HR Information Technology Needs zu bestimmen

Human Resources Information Technology (HRIS) ist für Unternehmen unerlässlich, um ihre Sozialleistungspläne und ihre Mitarbeiterinformationen verwalten zu können. Benefits Management-Technologie ist nicht mehr eine nette Sache, aber eine Notwendigkeit, HR zu helfen, ein Meer von Informationen und das Geld für Sozialleistungen zu verwalten, da HR mit begrenzten Ressourcen und ständig wechselnden Daten konfrontiert ist.

Aber wie wissen HR und andere Führungskräfte, dass sie die beste HR-Informationstechnologie auswählen, um alle Details zu verwalten, und dass die von ihnen gewählte Lösung den Test der Zeit bestehen wird?

Im Folgenden sind die wichtigsten Fragen zu beantworten und beantworten bei der Auswahl der Human Resources Informationstechnologie.

• Was ist der Grad an Flexibilität und Skalierbarkeit, den die HR Information Technology Software bietet? HR-Experten sollten bestimmen, ob die Software Daten aus mehreren Excel-Tabellenkalkulationen, Datenbanken und Papierdokumenten importieren kann und auf welcher Ebene sie mit allen möglichen anderen Systemen und Daten interagieren kann.
  
  Die Software sollte Informationen aus mehreren Quellen aufnehmen und filtern können. Im Idealfall sollte dieser Prozess auch automatisiert werden. Viele Online-Registrierungslösungen erfordern, dass Daten manuell bearbeitet werden, bevor sie an einen Netzbetreiber zur Aktualisierung ihrer Systeme gelangen können. Die Automatisierung des Aktualisierungsformats, des Übertragungszeitplans und der Bereitstellungsmethode kann dazu beitragen, Probleme bei der Abrechnung und Berechtigung zu beheben.
• Ist die Software in der Lage, die Regeln des Unternehmens und die Vorteile von Carriern zu berücksichtigen? Eine wirklich leistungsfähige Enrollment-Engine wird jede Registrierungsaktivität auswerten und alle erforderlichen Kombinationen von Regeln, Nachrichten, Aufforderungen und Optionen anwenden, die speziell darauf ausgelegt sind, die gewünschten Berechtigungsanforderungen zu erfüllen. Die Software sollte alle Berechtigungsregeln berücksichtigen, die das Unternehmen und die Betreiber haben.

• Wird die HR-Informationstechnologie mit der Organisation wachsen und skalieren können? Die Personalabteilung sollte die Fähigkeit der Technologie bewerten, zu wachsen, wenn das Unternehmen neue Mitarbeiter, Büros, Leistungsänderungen und Regeln einstellt. HR sollte nach den Schwellenwerten für jedes dieser Elemente fragen.
• Ist die HR Information Technology Software in der Lage, sich in andere Systeme zu integrieren? Personalabrechnung und andere Funktionen teilen häufig viele gleiche Informationen wie das Leistungsmanagement. HR kann größere Effizienz erzielen, wenn Daten und andere Mitarbeiterinformationen, die in ein System eingegeben werden, mit einem anderen System geteilt werden. Die Mitarbeiterrekrutierung zu verfolgen ist eine weitere notwendige Funktion.

• Wer ist für die Implementierung oder den Aufbau der Lösung verantwortlich? Um welches Ausbildungsniveau handelt es sich? Bei einigen Lösungen muss der Kunde sehr stark an der anfänglichen Implementierung beteiligt sein, was für bereits beschäftigte Personaladministratoren überwältigend sein kann.
  
  Der Personalverantwortliche sollte ein klares Verständnis über das erforderliche Ausbildungsniveau und die erforderliche technische Sachkenntnis sowie über den erwarteten Zeitaufwand haben. Befragungslösungsanbieter zu diesem Thema können einen Einblick in subtile Bereiche geben, die zunächst einfach erscheinen, jedoch eine erhebliche technologische Expertise beinhalten. HR kann dann bestimmte Aufgaben bestimmen, die so schwerfällig sein können, dass sie die Fertigstellung realistisch behindern, was möglicherweise den HR-Informationstechnologie-Wert und den ROI reduziert.
• Wenn es um Training geht, gibt es eine Gebühr? Die Ausbildungskosten sollten ebenfalls bewertet werden - einschließlich Zeitaufwand und Reisekosten für Reisen außerhalb der Geschäftsstelle. HR muss sich aller harten und weichen Kosten bewusst werden, die mit der Einführung der HR-Informationstechnologie verbunden sind.
• Wer wird die Daten besitzen? Die Antwort auf diese Frage sollte die Personalorganisation sein. Unternehmen sollten ihre Daten an jeden Application Service Provider (ASP) übertragen können. Wenn sich die Daten auf dem proprietären Server eines Betreibers befinden, werden dem Unternehmen manchmal zusätzliche Gebühren in Rechnung gestellt, wenn es die Betreiber wechselt.

• Welche Arten von Wartung und Instandhaltung sind erforderlich? Wenn Software auf den Arbeitsstationen oder Servern eines Unternehmens vor Ort installiert wird, sind regelmäßige Aktualisierungen dieser Technologie häufig erforderlich und können sich als schwierig erweisen, zu planen und zu verwalten. Aktualisierungen der HR-Informationstechnologie werden häufig automatisch mit Software vorgenommen, die online über ein Application Service Provider- (ASP) oder ein Software as a Service (SaaS) -Modell verfügbar ist.
• Welche Sicherheitsmaßnahmen sind in der HR-Informationstechnologie eingebaut? Wenn die Software über ein ASP- oder SaaS-Modell online verfügbar ist, sollte der Anbieter tägliche Backups, Backup-Server und zusätzliche Schutzschichten anbieten. Zusätzliche Systeme und Verfahren sollten vorhanden sein, um zu verhindern, dass Informationen verloren gehen oder von unbefugtem Personal abgerufen werden. HR sollte in Absprache mit anderen Managern die ausschließliche Befugnis haben, zu entscheiden, wer in welchem ​​Umfang Zugang zur HR-Informationstechnologie erhält.

• Können Mitarbeiter sich in Vorsorgepläne einschreiben und Änderungen an ihren persönlichen Daten und Planentscheidungen in Echtzeit vornehmen? Der Zugang von Mitarbeitern sollte angesichts des weit verbreiteten, allgemeinen Zugriffs auf Computer gegeben sein.
  
  Der Großteil der Arbeitnehmer hat zu Hause einen Internetzugang. Employee Self-Service bietet ein enormes Potenzial, Zeit und Geld zu sparen. Ein gutes Self-Service-System führt die Mitarbeiter reibungslos durch die Eingabe von Informationen über sich selbst und ihre Angehörigen.
  
  Das System sollte die verfügbaren Pläne übersichtlich darstellen und es den Mitarbeitern ermöglichen, eine Auswahl nach Belieben zu treffen, wobei diese Aktionen während des gesamten Prozesses durch Assistenten vereinfacht werden. Mitarbeiter sollten auch in der Lage sein, Angehörige hinzuzufügen und Informationen nach Bedarf zu ändern, 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche, das ganze Jahr hindurch.

Dies sind zusätzliche Fragen, die Sie beantworten müssen, wenn Sie die IT-Anforderungen Ihrer Organisation im Bereich Human Resources beurteilen.

• Wird die Technologie der Personalabteilung die Befugnis geben, zu entscheiden, wer in welchem ​​Umfang Zugang erhalten soll? Auf der gleichen Ebene, die den Zugang der Mitarbeiter ermöglicht, sollte die Technologie der HR das letzte Wort geben. Die Personalabteilung sollte die Befugnis haben, alle Daten zu genehmigen, bevor sie an die Beförderer übermittelt werden, und sollte auch bestimmen, in welchem ​​Umfang Mitarbeiter und andere Zugang haben.

• Welche Arten von Berichtsfunktionen sind von der HR-Informationstechnologie verfügbar? Die Berichterstellungstechnologie sollte mehrere Ansichten und Formate (Tabellenkalkulation, PDF, HTML), eine umfassende Bildbewertung und die Möglichkeit zum Drilldown bieten, um die Entscheidungsfindung zu verbessern. Die Personalabteilung sollte in der Lage sein, Einschreibungen zu bestimmten Plänen, ausstehende Maßnahmen und Änderungen der demografischen Informationen der Mitarbeiter in Bezug auf Leistungen und andere Mitarbeiterdaten jederzeit zu beurteilen.
• Bietet die Software spezielle Funktionen, um HR Zeit zu sparen? Abhängig von den eigenen Abteilungsanforderungen möchte HR möglicherweise nach der Fähigkeit der Technologie fragen, Informationen stapelweise zu verarbeiten, Benachrichtigungen und Abrechnungen für COBRA-Richtlinien zu verwalten, Gutschrifts- und Rechnungsabstimmungstools bereitzustellen und spezifische Berichte zu erstellen.
• Bietet die Software spezifische Funktionen, um die Personalabteilung besser mit den Mitarbeitern zu kommunizieren? Einige Programme geben HR die Flexibilität, mit den Mitarbeitern auf mehreren Ebenen zu kommunizieren - über Massen-E-Mails, elektronische Bulletin Boards und nach bestimmten Filterkriterien (wie Standort, Abteilung, Versicherungspläne, Anmeldestatus, Ruhestandsstatus und andere) HR-Informationstechnologiesystem. Mit einer Reihe von Kommunikationsmitteln können Prozesse weiter automatisiert und die Personalabteilung in die Lage versetzt werden, besser auf Nachrichten zu reagieren.

• Bietet das HR-Informationssystem ein Mittel zur Kontrolle? Neben der Genehmigung von Transaktionen durch die Personalabteilung bieten viele HR-Informationstechnologie-Systeme HR-Funktionen, die als Gatekeeper bei der Prüfung von Carrier Billings dienen, um sicherzustellen, dass sie mit den Daten im System übereinstimmen. Das kann:
  -die Richtigkeit der Rechnungen der Spediteure
  - spare Zeit und Geld,
  -bei der rechtzeitigen Lieferung von Mitarbeiteranmeldungen zu unterstützen, und
  - Bestätigung der Anspruchsberechtigung, wenn Mitarbeiter sich umsortieren.

• Wie werden Informationen mit Carriern ausgetauscht? Und wer wird für diese Interaktion verantwortlich sein? Die Integration des HR-Informationstechnologie-Systems sollte nicht nur an der Anzahl der Träger, mit denen die Software Beziehungen hat, sondern auch an der Art der Verbindung, die sie ermöglicht, beurteilt werden. Um eine erfolgreiche Interaktion mit den Spediteuren über eine Benefits-Management-Software sicherzustellen, sind viele Schritte erforderlich:
  - Sammeln von Daten zur ersten Implementierung von Daten;
  -Einrichtung der anfänglichen Integration für den laufenden Informationsaustausch;
  -koordinierende tägliche oder wöchentliche Interaktion, um sicherzustellen, dass Daten empfangen und korrekt angewendet werden;
  - laufende Aktualisierungen überprüfen;
  -die Einhaltung der Anforderungen für die Zulassung von Luftfahrtunternehmen wird in Übereinstimmung mit den Regulierungsbehörden sichergestellt; und
  -Förderung einer proaktiven Beziehung mit jedem Träger, um die Beziehung des Datenaustauschs zu verbessern.
  
  Zu wissen, wer für jede Aufgabe verantwortlich ist, ist für das Verständnis eines Produktangebots unerlässlich. Jeder Softwareanbieter wird eine unterschiedliche Integrationsstufe bieten, um einige der oben genannten Aufgaben zu erfüllen. HR sollte mit Anbietern zusammenarbeiten, die starke, kontinuierliche und nahtlose Beziehungen zu den ausgewählten Carriern des Unternehmens aufweisen.
  
  Viele Anbieter ermöglichen die Übertragung einer generischen ANSI 834-Datei, die vom Anbieter akzeptiert werden kann oder nicht, was oft von der Größe der Gruppe beeinflusst wird. Manager sollten nach Anbietern suchen, die saubere, validierte Übertragungen anbieten (die die Berechtigung der Transaktion sicherstellen), die auf die Bedürfnisse jedes einzelnen Spediteurs zugeschnitten sind, um Probleme zu vermeiden. Sie sollten sich auch an Anbieter wenden, die über eine dedizierte EDI-Abteilung (Electronic Data Interchange) verfügen, um mit der spezifischen Übertragungssprache des Carriers zu interagieren.

• Welcher Grad an Kundenservice wird geboten? Gibt es eine zusätzliche Gebühr für den Service? HR sollte den Grad des Zugriffs auf die bereitgestellte Hilfe und die Bedeutung des Kundendienstes bestimmen - Online-Hilfe über eine Datenbank, Online-Chat, E-Mail-Unterstützung, Gespräche mit einer lebenden Person oder eine Kombination daraus. Angesichts der Sensibilität von Sozialleistungen und anderen HR-Informationen sollten Manager erwarten, dass innerhalb von 24 Stunden eine Antwort auf Anfragen aus einem direkten Kontakt kommt, der helfen kann.
• Was kosten die HR-Informationstechnologie und wiegen sie die Vorteile auf? Die Personalabteilung sollte die vollständigen Kosten des HR-Informationstechnologie-Systems, einschließlich aller jährlichen, monatlichen und einmaligen Kosten, zusammen mit den bereitgestellten Leistungen bewerten. Ein etwas teureres System kann mehr als den Unterschied mit Funktionen ausgleichen, die es Mitarbeitern ermöglichen, ihre eigenen Aufzeichnungen zu führen und größeren Komfort, Zeiteinsparungen und Genauigkeit zu bieten. Diese Faktoren sollten bei der Auswahl eines HR-Informationstechnologie-Systems berücksichtigt und abgewogen werden.

Der Bedarf an HR-Informationstechnologie-Systemen steigt. Da HR-Mitarbeiter eine breite Palette von Optionen in HR-Informationstechnologie-Systemen finden, wird es immer wichtiger, alle verfügbaren Optionen zu analysieren und abzuwägen.

Die Wahl eines HR-Informationstechnologie-Systems sollte als eine Investition betrachtet werden, die mit den Anforderungen der Abteilung und des Unternehmens wächst. Diese Fragen führen Sie zum passenden HR-Informationssystem für Ihr Unternehmen.