Das Project Management Institute (PMI) definiert Projektmanagement als "Erfüllung von Projektanforderungen durch die Anwendung von Wissen, Fähigkeiten, Werkzeugen und Techniken für Projektaktivitäten. Dies wird durch die Initiierung, Planung, Ausführung, Kontrolle und Schließung eines Projekts erreicht . "
Obwohl diese Definition komplex erscheinen mag, sind die Projektmanagementprinzipien tatsächlich im gesunden Menschenverstand und in der praktischen Anwendung verwurzelt. Ob Sie Ihren Kunden Projektmanagement zur Verfügung stellen möchten oder ob Sie zum Projektmanager werden möchten, beachten Sie die Grundlagen des Projektmanagements Schritt für Schritt. Bevor Sie beginnen, sollten Sie feststellen, ob der Dienst, den Sie anbieten (oder die Aufgabe, die Sie übernehmen), wirklich ein Projekt ist.
General Management versus Projektmanagement
Wie entscheiden Sie, ob etwas ein Projekt ist oder nicht? Um dies aufzulösen, trennen Sie die zwei verschiedenen Bereiche des Managements in funktionales (oder allgemeines) Management und Projektmanagement.
Funktionelles oder allgemeines Management ist der kontinuierliche Betrieb einer Aufgabe. Ein Beispiel wäre, wenn Sie ein Technologieunternehmen besitzen und über einen Kunden verfügen, für den Sie Backup-Unterstützung bereitstellen, und Sie verwalten Ihr jährliches Konto kontinuierlich, indem Sie deren Server sichern und ihnen einen wöchentlichen Aktivitätsbericht zur Verfügung stellen. Wenn Sie dies für fünf Jahre tun und einen verlängerbaren Vertrag mit dem Kunden haben, ist Ihre Arbeit kontinuierlich und daher allgemein oder funktional.
Wenn Ihr Kunde jedoch ein neues Content-Management-System implementieren möchte und ein Jahr Zeit hat, um das neue System zu entwickeln und Sie zu einer Weiterentwicklung aufzufordern, hat Ihr Kunde Sie an einem Projekt beteiligt.
Ähnliches gilt, wenn Sie mit Personal arbeiten und Ihre Aufgabe darin besteht, das Budget der Abteilung zu verwalten und die Junior-Mitarbeiter zu beaufsichtigen, dann haben Sie einen funktionalen Job, weil es sich um einen fortlaufenden Job ohne definiertes Ziel handelt.
Auf der anderen Seite, wenn Sie den gleichen HR-Job haben und der Direktor Ihrer Abteilung Sie auffordert, ein neues Rekrutierungsprogramm zu implementieren (und Ihnen einen Termin und ein Budget zur Verfügung stellt) und Sie zum Projektmanager macht, dann ist dies ein Projekt, weil es hat ein Start- und Enddatum und die Aufgabe wird nur einmal ausgeführt.
Visualisieren Sie Ihr Projekt in drei Teile
Jetzt, wo Sie den Kern dessen verstehen, was ein Projekt ausmacht, können Sie sich das Projektmanagement genauer ansehen. Am Beispiel des Recruiting-Programms, bei dem Sie wissen, dass ein Projekt notwendig ist, werden im nächsten Schritt Umfang, Zeit und Budget beschrieben.
Projektmanagement ist die Planung, Organisation und Kontrolle von Umfang, Budget und Zeit des Rekrutierungsprogramms. Zeichnen Sie eine einfache Pyramide, um das Projekt zu visualisieren. Jede Zeile der Pyramide repräsentiert einen der drei Hauptteile eines Projekts (dh Umfang, Zeit und Budget). Der leere Platz in der Mitte der Pyramide ist die Qualität des gelieferten Produkts. Die Pyramide ist ein wichtiges Werkzeug, das Sie bei der Planung Ihres Projekts berücksichtigen sollten, denn wenn Ihre drei Hauptteile wachsen oder schrumpfen, wird die Qualität des Produkts beeinträchtigt.
Der Umfang des Projekts
Die Festlegung des Umfangs ist oft der schwierigste und komplexeste Teil des Projektmanagements. Details eines Projekts sind zu Beginn allgemein unbekannt, daher muss man abschätzen, welche Aktivitäten und Aufgaben zur Ausführung des Projekts benötigt werden. Der Umfang besteht aus all den verschiedenen Aktivitäten und Aufgaben, die durchgeführt werden, um das Endprodukt zu produzieren, das Sie liefern werden. Durch Festlegen des Projektumfangs können Sie den Zeitpunkt und das Budget bestimmen, die Sie für die Fertigstellung des Projekts benötigen.
Ein guter Weg, um zu beginnen, ist einfach aufzuschreiben, was Sie für die Aufgabe benötigt. Beraten Sie sich mit anderen, um einen umfassenden Überblick über alle Aktivitäten zu erhalten.
Die Zeit des Projekts
Sobald Sie einen anfänglichen Bereich festgelegt haben, können Sie beginnen, jeder Aktivität und Aufgabe eine Zeit zuzuweisen und zusätzlich das größere Bild des Projekts zu betrachten. Fragen Sie sich, welche Aktivitäten zur gleichen Zeit und welche nacheinander stattfinden. Achten Sie auch darauf, wie viele Personen die Projektaktivitäten überprüfen, da dies die Zeit für die Durchführung eines Schrittes beeinflusst. Es ist überraschend, wie lange eine einfache Aufgabe dauern kann, wenn drei Personen sie überprüfen müssen. Nachdem Sie die Zeit berechnet haben, die für die Durchführung der kumulativen Aktivitäten und Aufgaben benötigt wird, können Sie einen Projektplan für das Projektteam erstellen.
Das Projektbudget
An diesem Punkt haben Sie festgelegt, was (Umfang) und die Länge (Zeit) eines Projekts, Jetzt ist es Zeit, das Budget zu bestimmen. Ähnlich wie bei der Berechnung der Zeit für ein Projekt, müssen Sie oft andere konsultieren, einschließlich Abteilungsleiter, um ein genaues Budget zu bestimmen. Ein Budget besteht aus mehreren Überlegungen, einschließlich der Verwendung von Personen und Materialien, die in die durchgeführten Aktivitäten involviert sind und wie lange sie (dh die Personen) benötigt werden und welche Materialien verwendet werden.
Kommunikation ist der Schlüssel
Oftmals wünscht ein Kunde (oder Chef), dass ein Projekt innerhalb eines vorgegebenen Zeitraums und Budgets abgeschlossen wird, ohne den Umfang des Projekts zu berücksichtigen. Das Problem dabei ist, dass fast immer der Umfang des Projekts angesichts der Zeit- und Budgetbeschränkungen nicht sinnvoll abgeschlossen werden kann. Folglich verhandelt ein Teil des Projektmanagements die Bedingungen des Projektumfangs mit einem Kunden oder Chef. Während des gesamten Verhandlungsprozesses sowie während der gesamten Projektdauer ist eine gute und klare Kommunikation die wichtigste Fähigkeit, die Sie benötigen.
Je klarer Sie Herausforderungen auf dem Weg kommunizieren, desto glücklicher wird Ihr Kunde oder Chef.