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Antworten auf Fragen zum Vorstellungsgespräch zum Umgang mit Anrufvolumen

Wenn Sie sich für eine administrative oder Büro-Position bewerben, wird eine typische Vorstellungsfrage lauten: "Sind Sie zufrieden mit einem Telefonsystem mit mehreren Leitungen und einer hohen Anzahl von Telefonanrufen?"

Natürlich möchten Sie ausdrücken, dass Sie mit mehreren Telefonleitungen zufrieden sind. Es ist einfacher, wenn Sie in der Vergangenheit mit hohen Anrufvolumina gearbeitet haben, aber selbst wenn Sie diese Erfahrung noch nicht hatten, können Sie die Frage dennoch sicher beantworten.

Beispiele für die besten Antworten

Hier sind Beispiel-Interview-Antworten, die Sie bearbeiten können, um Ihre persönlichen Erfahrungen und Hintergrund zu passen:

  • Ja, ich bin wohl in der Lage, mehrere Telefonleitungen mit einer hohen Anzahl von Anrufen zu nutzen und habe dies in der Vergangenheit getan. Ich bin in der Lage, die Gespräche getrennt zu halten und mit den Kunden freundlich und effizient umzugehen.
  • Ich habe nicht direkt mehrere Telefonleitungen bearbeitet, aber ich verstehe, wie wichtig es ist, zuvorkommend und effizient zu sein, und ich lerne schnell.
  • Ich verstehe, dass Telefonkontakt oft die erste Interaktion ist, die ein Kunde mit dem Unternehmen hat, und der erste Eindruck ist extrem wichtig. Es ist wichtig, jederzeit freundlich und professionell am Telefon zu bleiben.

Verfassen Sie Ihre Antworten über Telefonsysteme

Beginnen Sie damit, die Stellenbeschreibung der Stelle, für die Sie sich beworben haben, zu prüfen und Ihre Qualifikationen dem Job zuzuordnen. Ist in der Lage, hohe Lautstärke zu nennen, wenn man die Anforderungen erfüllt?

Wenn ja, können Sie sicher sein, dass der Interviewer nach Ihrer Fähigkeit fragt, all diese Anrufe zu bearbeiten. Selbst wenn die Anforderungen nicht ausdrücklich die Fähigkeit zur Handhabung einer großen Anzahl von Telefonanrufen angeben, können Sie darauf wetten, dass es während des Interviews trotzdem aufkommt.

Sehen Sie sich Ihre aktuellen und vorherigen Jobs an und erstellen Sie eine Liste der von Ihnen verwendeten Telefonsysteme.

Denken Sie auch an unbezahlte oder ehrenamtliche Tätigkeiten, Studentenjobs und Ausbildungsjobs, bei denen Sie am Telefon waren. Vielleicht möchten Sie sich Notizen über die Telefone für jeden Artikel in Ihrem Lebenslauf machen, um Ihre Interview-Antworten zu leiten.

Welches Telefonsystem benutzt den Job?

Vielleicht möchten Sie vor dem Interview ein wenig recherchieren, um zu sehen, welches Telefonsystem im Büro verwendet wird. Das kann Ihnen helfen, sich auf eine Antwort auf die Frage vorzubereiten. Wenn Sie dieses spezielle System nicht verwendet haben, sollte die Tatsache, dass Sie sich mit der Funktionsweise vertraut gemacht haben, einen guten Eindruck auf den Interviewer hinterlassen.

Aber woher wissen Sie, welches System sie verwenden? Sie können die Person fragen, die das Interview mit Ihnen aufstellt. Sie sollten auch notieren, welche Telefone verwendet werden, wenn Sie zum Vorstellungsgespräch kommen (wenn Sie sie sehen können). Achten Sie darauf, wie das Telefon beantwortet wird, wenn Sie einen Anruf tätigen, um die Zeit und den Ort des Vorstellungsgesprächs zu bestätigen, was Ihnen einen Einblick gibt, was zu erwarten ist.

Hier ist eine Liste von Fragen, die Sie zu Ihren Erfahrungen mit Telefonsystemen erwarten können:

Welche Telefonanlagen haben Sie benutzt?

Es gibt verschiedene Systeme und Sie erinnern sich vielleicht nicht mehr an welche. Sie könnten Ihre früheren Arbeitgeber oder Kollegen kontaktieren und fragen. Erwarten Sie eine der folgenden Fragen gestellt werden:

  • Welche Marken waren sie?
  • Welche Modelle von Telefonen hast du benutzt?
  • Auf wie vielen Telefonleitungen hast du jeweils reagiert?
  • Wie oft telefonierten Sie täglich?
  • Wie oft hatten Sie mehr als einen Anrufer gleichzeitig?
  • Hast du ein Headset benutzt?
  • Hast du eine Freisprecheinrichtung benutzt?
  • Haben Sie ein Konferenztelefonsystem benutzt?
  • Hast du ein Videotelefonsystem benutzt?

Welche Telefonkenntnisse hast du benutzt?

Vielleicht möchten Sie Ihren Lebenslauf auffrischen, um eine dieser Fähigkeiten einzuschließen, wenn Sie sie haben. Darüber hinaus kann Ihr Interviewer nach diesen Fähigkeiten fragen:

  • Anrufer in der Warteschleife halten
  • Screening erfordert Supervisor
  • Anrufe für Supervisor platzieren
  • Anrufe weiterleiten und weiterleiten
  • Telefonkonferenzen - Einrichten, Platzieren, Verwalten, Mitmachen
  • Voicemail-Verwaltung
  • Nachrichten aufnehmen

Die von Ihnen verwendeten Kundendiensttechniken

Die Handhabung einer großen Anzahl von Anrufen umfasst mehr als nur das Drücken der richtigen Tasten.

Sie müssen ausdrücken, wie gut Sie die Anrufer auch behandeln können. Denken Sie über diese Kundendienst-Fähigkeiten nach, bevor Sie in Ihr Interview gehen:

  • Umgang mit wütenden oder frustrierten Anrufern
  • Anrufbeantworter für ein großes Büro, Anrufer an die gewünschten Kontakte weiterleiten
  • Mit geeigneten Geschäftsmanieren und Sprache am Telefon
  • Höflicher und respektvoller Umgang mit Anrufen von und zu höheren Führungskräften und Kunden


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