Schlüsselqualifikationen für Lebensläufe, Anschreiben und Interviews
Exekutivassistenten ähneln Verwaltungsassistenten oder Sekretärinnen insofern, als sie alle die Arbeit eines anderen unterstützen - in der Regel eine Führungskraft -, indem sie Bürotätigkeiten erledigen oder beaufsichtigen. Der Unterschied besteht darin, dass eine leitende Assistentin speziell die leitende Angestellte einer Führungskraft ist. Das bedeutet, andere Büropersonal zu beaufsichtigen und zu schulen sowie Aufgaben zu übernehmen, die sich dramatisch auf den Erfolg des Unternehmens auswirken können.
Während viele Unternehmen erwarten, dass leitende Angestellte einige einschlägige Studienleistungen erbracht haben, benötigen nur wenige einen Abschluss. Umfassende relevante Berufserfahrung ist wichtiger, idealerweise mehrere Jahre als Führungskraft oder Verwaltungsassistent.
Executive Assistant Aufgaben
Zu den Aufgaben eines leitenden Assistenten gehören die gleichen Aufgaben wie ein Verwaltungsassistent: Anrufen und Annehmen von Anrufen; Senden von Memos, E-Mails und Briefen im Namen der Exekutive; Empfangen von Besuchern und Verwalten der Planung. Sie agieren aber auch als Gatekeeper und entscheiden darüber, wer Zugang zur Führungskraft erhält und welche Informationen die Führungskraft erhält.
Sie recherchieren häufig und erstellen Berichte, die die Unternehmenspolitik beeinflussen. Diese Verantwortung bedeutet, dass die Assistentinnen die Arbeit ihres Arbeitgebers gründlich verstehen müssen. Infolgedessen können diese Arbeiter auch als Bindeglied zwischen der Exekutive und dem Rest des Büropersonals fungieren.
Wie man Skill-Listen verwendet
Schreiben Sie unbedingt Ihr Anschreiben und Lebenslauf, um die Fähigkeiten Ihres zukünftigen Arbeitgebers hervorzuheben. Sie können die folgende Liste verwenden, um eine Vorstellung davon zu bekommen, was diese gewünschten Fähigkeiten sein könnten, aber denken Sie daran, die Jobbeschreibung immer sorgfältig zu lesen, da nicht alle Unternehmen in einer Assistentin der Geschäftsleitung nach dem gleichen suchen.
Schauen Sie sich auch unsere Kompilationen der Fähigkeiten an, aufgelistet nach Beruf und Art der Fähigkeiten. Bereiten Sie während der Vorbereitung auf Ihr Vorstellungsgespräch Beispiele für bestimmte Zeiten vor, in denen Sie die verschiedenen Fähigkeiten Ihres zukünftigen Arbeitgebers verkörpert haben.
Beispiele für Executive Assistant Skills
Die folgende Liste ist nicht erschöpfend, und die erforderlichen Fähigkeiten können von Unternehmen zu Unternehmen oder sogar von Büro zu Büro innerhalb derselben Firma leicht variieren. Dennoch sind die meisten der wichtigsten und begehrtesten Fähigkeiten, die ein zukünftiger Assistent haben muss, hier.
Schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
Eine Möglichkeit, über die Rolle des Executive Assistant nachzudenken, ist in der Tat ein Spezialist für Kommunikation. Ein wesentlicher Teil der Arbeit umfasst die Kommunikation und Koordination mit Personen im gesamten Unternehmen und manchmal auch mit Kunden, abhängig von der Art des Geschäfts. Die Fähigkeit, sowohl mündlich als auch schriftlich professionell, klar, verständlich und genau zu sein, führt die Liste der Anforderungen an tadellose Kommunikationsfähigkeiten an.
Computerfähigkeiten
Executive Assistants benötigen mehr als nur einfache Kenntnisse in Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogrammen. Zu den notwendigen computerbasierten Fähigkeiten gehört auch die Fähigkeit, E-Mail-Systeme, File-Sharing-Systeme und Kalender einzurichten und zu pflegen sowie Kenntnisse über statistische Software, Veröffentlichungssoftware und Datenbanken zu erwerben.
Ein eigener Tech-Support-Spezialist zu sein, ist immer ein Plus, vor allem, weil von Assistenten oft von der Reparatur des Druckers bis hin zum Vorschlagen neuer Software alles getan wird.
Zwischenmenschliche Fähigkeiten
Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten sind auch eine Notwendigkeit für die Interaktion mit Kunden, die Schulung anderer administrativer Mitarbeiter und die Zusammenarbeit mit CEOs und Top-Level-Managern. Da leitende Angestellte oft mit sensiblen Unternehmensinformationen umgehen, ist es wichtig, dass sie nicht nur die Vertraulichkeit wahren, sondern sich auch immer so verhalten, dass sie auf persönliche Diskretion und Integrität schließen lassen. Kurz gesagt, es ist notwendig, Vertrauen zu schaffen.
Zeiteinteilung
Ein Assistent muss nicht nur gut mit seiner Zeit umgehen, sondern auch mit der des Chefs. Dies bedeutet, die Bedürfnisse und Anforderungen mehrerer Personen zu koordinieren, um einen praktikablen Zeitplan zu erstellen, und diesen Plan dann oft kurzfristig zu ändern, wenn sich die Situation ändert.
Die Aufgabe könnte auch darin bestehen, taktvoll dafür zu sorgen, dass die Führungskraft im Zeitplan bleibt, ohne abgelenkt zu werden.
Forschungskompetenz
Forschung ist selbst eine Fähigkeit, die eine Vertrautheit mit mehreren Suchmaschinen sowie die Informationsressourcen erfordert, die in den speziellen Bereichen von Interesse für das Unternehmen relevant sind. Ohne diese Fähigkeiten wäre eine Führungskraft nicht in der Lage, die Berichte zu erstellen, die die Führungskraft benötigt.
Executive Assistant Skills Liste
Technische Fähigkeiten
- Koordination von Video- und Audiokonferenzen
- Datenbanken anlegen und pflegen
- Microsoft Excel
- Microsoft Office
- Microsoft Outlook
- Microsoft Powerpoint
- Microsoft Word
- Büroausstattung
Administrative Fähigkeiten
- Buchhaltung / Buchhaltung
- Administrative Unterstützung
- Termine
- Kalenderverwaltung
- Clerical
- Kundenbeziehungen
- Entwerfen und Verwalten des Ablagesystems
- Meetings organisieren
- Pflegen Sie Kalender
- Aufzeichnungen führen
- Reisevorbereitungen
- Eingabe
- Veranstaltungsplanung
- Berichte vorbereiten
- Abrechnungsberichte bearbeiten
- Korrekturlesen
- Planung
- Besprechungsprotokolle nehmen
Kommunikationsfähigkeit
- Korrespondenz
- Kundendienst
- Beziehungen mit Kunden verwalten
- Verarbeiten von Telefonanrufen und Anfragen
- Schriftliche / mündliche Kommunikation
Persönliche Eigenschaften
- Richtigkeit
- Aktives Zuhören
- Fähigkeit, Anweisungen zu folgen
- Die Fähigkeit, selbständig zu arbeiten
- Durchsetzungsvermögen
- Analytisch
- Zusammenarbeit
- Energisch
- Diplomatisch
- Entscheidung fällen
- Zuverlässigkeit
- Detail orientiert
- Flexibilität
- Folge durch
- Initiative
- Gute Einschätzung
- Motiviert
- Multitasking
- Vertrauliche Informationen verwalten
- Termine einhalten
- Priorisierung
- Proaktiv
- Probleme lösen
- Projektmanagement
- Zuverlässigkeit
- Selbstvertrauen
- Selbstgesteuert
- Zusammenspiel
- Zeiteinteilung
- Schnell arbeiten
- Gut unter Druck arbeiten
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