Während eine einfache To-Do-Liste ausreichend sein kann, um kleine Projekte rund um das Haus durchzuführen, wenn es um Projektmanagement geht, ist normalerweise ein detaillierterer Aktionsplan erforderlich. Eine der beliebtesten und praktischsten Methoden zum Verwalten des Timings aller Aufgaben eines Projekts ist die Verwendung eines Gantt-Diagramms.
Was ist ein Gantt-Diagramm?
Ein Gantt-Diagramm ist ein Diagramm, das alle verschiedenen Teilaufgaben eines Projekts und deren zeitliche Beziehung zueinander zeigt. Auf diese Weise können Sie Ihren Projektplan anzeigen und die Arbeit pünktlich erledigen. Es zeigt alle Aufgaben an, die zu erledigen sind, die Zeit, die jede Aufgabe benötigt, die Zeitrahmen, in denen einzelne Aufgaben erledigt werden sollen, und die Beziehung zwischen verschiedenen Aufgaben. Auf diese Weise wird alles nach Plan erledigt, und Sie verlieren keine Zeit damit, auf eine Aufgabe zu warten, die bereits erledigt sein sollte.
Hier sind neun Schlüsselkomponenten von Gantt-Diagrammen.
Termine werden entlang der Oberseite angezeigt
Als eine der Hauptkomponenten eines Gantt-Diagramms ermöglichen die Daten den Projektmanagern, nicht nur zu sehen, wann das gesamte Projekt beginnt und endet, sondern auch wann jede Aufgabe stattfindet.
Aufgaben sind auf der linken Seite aufgeführt
Große Projekte bestehen immer aus einer großen Anzahl von Teilaufgaben. Ein Gantt-Diagramm hilft Projektmanagern, alle Teilaufgaben in einem Projekt zu verfolgen, sodass nichts vergessen oder verzögert wird.
Balken werden verwendet, um den Zeitrahmen darzustellen, den jede Aufgabe zu erwarten hat
Sobald die Teilaufgaben aufgelistet sind, werden Balken verwendet, um genau zu zeigen, wann jede Unteraufgabe stattfinden sollte. Dies hilft sicherzustellen, dass jede Unteraufgabe im Zeitplan ausgeführt wird, so dass das gesamte Projekt rechtzeitig fertig gestellt wird.
Als die Gantt-Diagramme ursprünglich entwickelt wurden, wurden sie von Hand geschrieben, was das Ändern oder Aktualisieren des Diagramms mühsam machte. Glücklicherweise können Projektmanager mit der aktuellen Projektmanagement-Software problemlos Aufgaben hinzufügen, subtrahieren und ändern, ohne dass das gesamte Diagramm von Hand angepasst werden muss.
Meilensteine werden als Diamanten angezeigt
Meilensteine sind jene Aufgaben, die für die Fertigstellung und den Erfolg eines Projekts entscheidend sind. Im Gegensatz zu den kleinen Details, die ebenfalls erledigt werden müssen, bietet die Fertigstellung eines Meilensteins ein Gefühl der Zufriedenheit und Vorwärtsbewegung. In einem Gantt-Diagramm werden Meilensteine am Ende einer bestimmten Taskleiste als Raute (oder manchmal auch als andere Form) angezeigt.
Abhängigkeiten werden durch kleine Pfeile angezeigt
Während einige Ihrer Aufgaben jederzeit erledigt werden können, müssen andere abgeschlossen werden, bevor oder nachdem eine andere Unteraufgabe beginnen oder enden kann. Diese Abhängigkeiten sind durch kleine Pfeile zwischen den Taskleisten in einem Gantt-Diagramm gekennzeichnet.
Fortschritt wird durch Schattierung in Taskleisten angezeigt
Während viele Teilaufgaben ziemlich schnell erledigt werden können, wird es viele Gelegenheiten geben, wenn Sie auf einen Blick genau sehen wollen, wie Ihr Projekt voranschreitet. Dies kann erreicht werden, indem die Taskleisten schattiert werden, um den Teil jeder Task darzustellen, der bereits abgeschlossen wurde.
Eine vertikale Linienmarkierung zeigt das aktuelle Datum an
Eine weitere Möglichkeit, den Prozess Ihres Projekts auf einen Blick zu sehen, ist eine vertikale Linienmarkierung, die das aktuelle Datum auf dem Diagramm anzeigt. Es hilft Ihnen, Ihre Zeit effektiv zu verwalten, da Sie auf einen Blick sehen können, wie viel Sie noch zu tun haben und ob Sie auf dem richtigen Weg sind, um das Projekt rechtzeitig fertig zu stellen.
Die Aufgaben-ID identifiziert
In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt haben Sie wahrscheinlich mehrere Aufgaben gleichzeitig. Durch die Aufnahme der Aufgaben-ID in das Gantt-Diagramm können alle Beteiligten die Aufgabe, über die Sie sprechen, schnell identifizieren.
Ressourcen werden zugewiesen und identifiziert
Während nicht jedes Gantt-Diagramm die Namen der Personen auflistet, die daran arbeiten werden, kann es sehr hilfreich sein, wenn Ihr Projekt von mehreren Personen ausgefüllt wird.
Wenn Sie ein Projekt verwalten, müssen Sie sicherstellen, dass alle einzelnen Aufgaben zeitnah und effizient erledigt werden. Ein Gantt-Diagramm wird Ihnen dabei helfen.