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10 Dinge, die in einen Projektplan aufgenommen werden sollen

Ein Projektplan ist der Höhepunkt einer sorgfältigen Planung durch einen Projektleiter. Es ist das Hauptdokument, das die Ausführung eines Projekts leitet, und laut dem Project Management Institute handelt es sich um "ein formales, genehmigtes Dokument, das sowohl zur Projektausführung als auch zur Projektsteuerung dient." Es ist der Plan von Plänen, weil darin dokumentiert sind die Absichten des Projektleiters für jede wichtige Facette des Projekts.

Organisationen haben ihre eigenen Prozesse und Protokolle für das, was in einem Projektplan sein muss, und allgemeiner, wie Projekte ausgeführt werden sollen, so dass sie nicht alle die hier aufgelisteten Elemente haben. Die Projektmanager sollten jedoch alle diese Elemente in der Planungsphase berücksichtigen, um Verwirrung und erzwungene Improvisation während der Projektdurchführung zu vermeiden.

  • Projektziele

    Projektziele werden in einer Projekt-Charta definiert, sollten aber auch in den Projektplan aufgenommen werden. Es gibt mehrere Möglichkeiten, dies zu tun. Der Projektplan könnte die Ziele des Projekts näher erläutern oder die Charta als Anhang enthalten. Ganz gleich, wie sich ein Projektmanager entscheidet, die Ziele in den Projektplan zu integrieren, es ist wichtig, eine klare Verbindung zwischen der Projektcharta - dem ersten Schlüsseldokument eines Projekts - und dem zweiten Schlüsseldokument des Projekts, seinem Projektplan, aufrechtzuerhalten.

  • Projektumfang

    Wie Projektziele ist der Umfang in der Charta definiert. Ein Projektmanager sollte jedoch den Umfang des Projektplans weiter verfeinern. Zum Beispiel müsste ein Projekt zur Automatisierung eines manuellen Prozesses den Bereich definieren, indem es definiert, wo dieser Prozess beginnt und endet.

  • Meilensteine ​​und wichtige Ergebnisse

    Die wichtigsten Errungenschaften eines Projekts heißen Meilensteine. Die wichtigsten Arbeitsergebnisse werden als wichtige Ergebnisse bezeichnet. Sie repräsentieren die großen Komponenten der Arbeit an einem Projekt. Ein Projektplan sollte diese Elemente identifizieren, definieren und Fristen für ihre Fertigstellung festlegen.

    Wenn eine Organisation ein Projekt zur Entwicklung neuer Software durchführt, könnten die wichtigsten Ergebnisse die endgültige Liste der Geschäftsanforderungen und deren Umsetzung sein. Danach könnte das Projekt Meilensteine ​​für Design-Abschluss, Systemtests, Benutzerakzeptanztests und das Rollout-Datum der Software haben. Diese Meilensteine ​​haben Arbeitsprodukte, die mit ihnen verbunden sind, aber sie sind mehr über die Prozesse als die Produkte selbst.

    Meilenstein- und Hauptliefertermine müssen keine genauen Daten sein, aber je genauer, desto besser. Präzise Daten helfen Projektmanagern, Arbeitsstrukturen genauer zu untergliedern.

  • Projektstrukturplan

    Eine Projektstrukturstruktur (WBS) dekonstruiert die Meilensteine ​​und Hauptleistungen in einem Projekt in kleinere Abschnitte, so dass einer Person die Verantwortung für jeden einzelnen Baustein zugewiesen werden kann. Bei der Entwicklung des Projektstrukturplans berücksichtigt der Projektmanager viele Faktoren wie die Stärken und Schwächen der Projektteammitglieder, die Interdependenzen zwischen den Aufgaben, die verfügbaren Ressourcen und den Gesamttermin des Projekts.

    Die Projektmanagerin ist letztendlich für den Erfolg des Projekts verantwortlich, aber sie kann die Arbeit nicht alleine machen. Der WBS ist ein Werkzeug, das der Projektmanager verwendet, um die Verantwortlichkeit für das Projekt sicherzustellen, da es dem Projektträger, den Projektteammitgliedern und den Stakeholdern mitteilt, wer für was verantwortlich ist. Wenn sich der Projektmanager über eine Aufgabe Gedanken macht, weiß sie genau, mit wem sie sich in Bezug auf diese Angelegenheit treffen soll.

  • Budget

    Das Budget eines Projekts zeigt, wie viel Geld für die Fertigstellung des Projekts zur Verfügung steht. Der Projektmanager ist dafür verantwortlich, diese Ressourcen angemessen zu verteilen. Bei einem Projekt, das über Lieferanten verfügt, stellt der Projektmanager sicher, dass die zu erbringenden Leistungen gemäß den Vertragsbedingungen erbracht werden, wobei besonderes Augenmerk auf die Qualität gelegt wird. Einige Projektbudgets sind mit dem Personalplan verknüpft.

  • Personalplan

    Der Personalplan zeigt, wie das Projekt besetzt sein wird. Es wird manchmal als Personalplan bezeichnet. Dieser Plan definiert, wer im Projektteam sein wird und wie viel Zeitaufwand jede Person von ihnen erwartet. Bei der Entwicklung dieses Plans verhandelt der Projektmanager mit den Teammitgliedern und deren Vorgesetzten darüber, wie viel Zeit jedes Teammitglied dem Projekt widmen kann. Wenn Mitarbeiter benötigt werden, die sich zu dem Projekt beraten lassen, aber Teil des Projektteams sind, wird dies auch im Personalplan dokumentiert. Auch hier werden geeignete Vorgesetzte konsultiert.

  • Risikomanagementplan

    Bei einem Projekt können viele Dinge schief gehen. Während jede mögliche Katastrophe oder ein kleiner Schluckauf unvorhersehbar ist, können viele vorhergesagt werden. Im Risikomanagementplan identifiziert der Projektleiter Risiken für das Projekt, die Wahrscheinlichkeit, dass diese Risiken eintreten werden, und Strategien, um diese Risiken zu mindern. Der Projektmanager bittet den Projektsponsor, das Projektteam, die Interessenvertreter und die internen Experten um Unterstützung.

    Für die Risiken, die wahrscheinlich eintreten werden oder mit denen hohe Kosten verbunden sind, werden Vermeidungsstrategien eingeführt. Risiken, die unwahrscheinlich sind, und solche, die niedrige Kosten haben, sind in dem Plan vermerkt; sie haben jedoch möglicherweise keine Minderungsstrategien.

  • Kommunikationsplan

    Ein Kommunikationsplan beschreibt, wie ein Projekt an verschiedene Zielgruppen kommuniziert wird. Ähnlich wie der Projektstrukturplan weist ein Kommunikationsplan die Verantwortung für die Fertigstellung jeder Komponente einem Mitglied des Projektteams zu.

    Jede Nachricht hat eine beabsichtigte Zielgruppe. Projektmanager stellen sicher, dass jede Nachricht auf ihre spezifische Zielgruppe zugeschnitten ist. Ein Kommunikationsplan hilft Projektmanagern sicherzustellen, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an die richtigen Personen gelangen.

  • Stakeholder-Management-Plan

    Ein Stakeholder-Management-Plan zeigt auf, wie Stakeholder im Projekt eingesetzt werden. Manchmal müssen die Interessengruppen nur Informationen erhalten. Das kann im Kommunikationsplan erledigt werden. Wenn mehr von Stakeholdern benötigt wird, beschreibt ein Stakeholder-Management-Plan, wie es erhalten wird.

  • Änderung des Managementplans

    Ein Change-Management-Plan gibt den Rahmen vor, um Änderungen am Projekt vorzunehmen. Projektmanager neigen dazu, Änderungen am Projekt zu vermeiden, aber manchmal sind sie unvermeidbar. Der Change-Management-Plan stellt Protokolle und Prozesse für die Durchführung von Änderungen bereit. Es ist entscheidend für die Verantwortlichkeit und Transparenz, dass Projektsponsoren, Projektmanager und Projektteammitglieder dem Änderungsmanagementplan folgen.

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