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10 Gewohnheiten erfolgreicher Projektmanager

Und wie man sie bauen kann

Warum scheinen manche Projektmanager ihre Projekte immer pünktlich, im Budget und mit zufriedenen Kunden und anderen zu bringen ... naja ... nicht?

Sie haben von Stephen Covey's Buch The 7 Habits of Effective People gehört . Sehen wir uns heute die 10 Gewohnheiten an, die sehr erfolgreiche Projektmanager teilen.

Ich habe gesehen, dass diese Gewohnheiten immer wieder in Leistungsbeurteilungen und bei Projektabschlüssen erwähnt werden, bei denen der Kunde, das Team oder der Sponsor dem Projektleiter Feedback geben.

Sie müssen nicht 10 Jahre Erfahrung haben, um jedes Mal erfolgreich zu liefern. Indem Sie Ihre Gewohnheiten ändern und Ihre Fähigkeiten auffrischen, können Sie die Erfolgsaussichten Ihres Projekts drastisch verbessern (und sich auch eine weniger stressige Zeit bei der Arbeit gönnen).

Und in keiner bestimmten Reihenfolge (außer Nummer 10), fangen wir an!

Das richtige Team benutzen

Die effektivsten und erfolgreichsten Projektmanager kennen die Fähigkeiten ihrer Teammitglieder. Es bedeutet, dass sie die richtige Arbeit den richtigen Leuten zuweisen können.

Die Verwendung der falschen Ressource für eine Aufgabe kann dazu führen, dass sie länger dauert oder schlecht ausgeführt wird. Es hilft, die Stärken und Schwächen der Personen zu kennen, die mit Ihnen arbeiten, um sie den Projektaufgaben am besten zuordnen zu können.

Verwalten von Projektproblemen

Alle Projekte haben von Zeit zu Zeit Probleme. Erfolgreiche Projektmanager lassen sich davon nicht beunruhigen. Sie kennen die Prozesse für das Issue Management und wissen, wie sie mit auftretenden Problemen am besten umgehen können.

Du kannst das auch tun. Sobald Sie wissen, wie Sie ein Projektproblem einschätzen können, werden Sie feststellen, dass das Issue Management zu einer einfachen Gewohnheit wird, die Sie in Ihre wöchentliche Routine integrieren können. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um jede Woche Ihr Problemprotokoll durchzugehen, und Sie werden bald feststellen, dass es eine einfache Aufgabe ist, die Probleme zu lösen.

Mit Änderungen fertig werden

Projekte sind dazu da, Dinge zu verändern, aber diese Art von Veränderung passiert anderen Menschen! Es ist schwieriger, Veränderungen zu bewältigen, die direkt auf das Projektteam ausgerichtet sind, den detaillierten Projektplan durcheinanderbringen und neue Arbeit und einen ganzen Stapel von Dokumentationsaktualisierungen schaffen.

Erfolgreiche Projektmanager haben einen Änderungsmanagementprozess, dem sie folgen. Das Folgen bestimmter Schritte macht es einfacher, jede Aktion zur Gewohnheit zu machen, weil sie strukturiert und repetitiv ist.

Der Änderungsverwaltungsprozess sieht folgendermaßen aus:

  • Informationen über die Änderung erhalten
  • Beurteilen Sie die Änderung
  • Stellen Sie fest, wie viel Arbeit es wäre, die Änderung vorzunehmen
  • Bereiten Sie eine Empfehlung vor, ob es sich lohnt, weiterzumachen.

Dann erhalten Sie eine Entscheidung von Ihrem Sponsor darüber, ob Sie die Änderung übernehmen sollten oder nicht.

Hinweis: Sie können einige kleine Änderungen selbst genehmigen, solange sie sich in Ihrer Zuständigkeits- und Berechtigungsebene befinden.

Erfolgreiche Projektmanager wissen, dass die Bewältigung von Veränderungen Teil der Aufgabe ist, und sie haben einen Plan, wie sie mit ihnen umgehen können.

Projektkosten verwalten

Es ist sehr wahrscheinlich, dass Ihr Projekt Kosten verursacht, auch wenn Sie selbst nicht die volle Kontrolle über die Geldbeutel haben. In der Lage zu sein, finanzielle Elemente in Ihrer Kontrolle zu verwalten, muss eine Gewohnheit sein. Wenn Sie es nicht regelmäßig und routinemäßig angehen, werden Sie feststellen, dass der Job so groß wird, dass es unmöglich ist, es gut zu machen.

Fantastische Projektmanager behalten die Kosten mit Ablagesystemen, die für Rechnungen, Angebote und Schätzungen arbeiten. Gewöhnen Sie sich an, Ihre Budgetierungssoftware zu verwenden (auch wenn dies nur eine Kalkulationstabelle ist).

Sie können Ihre Projektkosten erst verwalten, wenn Sie einen Plan für Ihre Ausgaben erstellt haben. Lesen Sie, wie Sie ein Projektbudget erstellen, damit Sie beginnen können.

Teambildung

Das Projektteam wird höchstwahrscheinlich nicht für Sie arbeiten. Warum ist Teambuilding Teil der Gewohnheiten erfolgreicher Projektmanager?

Weil Sie sie brauchen, um effektiv zusammenarbeiten zu können, und Sie die an dem Projekt beteiligten Personen brauchen, um schnell zu einem Punkt zu kommen, an dem sie sich gegenseitig vertrauen. Das bekommst du durch den Aufbau des Teams.

Achte auf Situationen, in denen dein Team auseinander fällt. Insbesondere das Mobbingverhalten ist inakzeptabel.

Prozesse verstehen

Die sechste Gewohnheit von höchst erfolgreichen Projektmanagern ist, dass sie die Prozesse verstehen, die in ihrem Kontrollbereich existieren.

Das bedeutet, dass sie wissen, welche Arbeitsverfahren befolgt werden müssen. Sie verschwenden keine Zeit damit, herauszufinden, wie man einen Geschäftsfall schreibt, weil sie wissen, dass es ein Verfahren dafür gibt und sie die Schritte befolgen können.

Die erfolgreichsten Projektmanager sind kein zu verarbeitender Sklave. Sie wissen, wann es das Richtige ist, dem Prozess zu folgen. Sie wissen, wann es besser ist, sie etwas zu verbessern, um die Aufgaben für alle einfacher zu machen. Ein Beispiel dafür wäre, die Bürokratie aus einem kleinen Projekt zu entfernen, indem die Prozesse entsprechend angepasst werden.

Aktualisieren des Zeitplans

Projektzeitpläne sollten nicht dem Zufall überlassen werden, und die erfolgreichsten Projektmanager werden es sich zur Gewohnheit machen, ihre Zeitpläne regelmäßig auf Genauigkeit zu überprüfen und zu aktualisieren.

Es gibt viele Möglichkeiten, den Fortschritt Ihres Projekts zu verfolgen, aber das Wichtigste ist, dass Sie es tun! Wenn Sie Schwierigkeiten haben, diese Gewohnheit zu Ihrer eigenen zu machen, dann buchen Sie einmal wöchentlich ein kurzes Treffen in Ihrem Terminkalender mit sich selbst und Ihrem Zeitplan. Verwenden Sie die gleiche Zeit jede Woche und 30 Minuten, um zu überprüfen, wo Sie sind und wo Sie sein müssen. Nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor, sagen Sie dem Team und fahren Sie mit dem Projekt fort.

Hinweis: Wenn sich Ihre Zeitplanänderungen auf das Enddatum des Projekts oder auf das Lieferdatum für wichtige Meilensteine ​​auswirken, wenden Sie sich an Ihren Sponsor. Sie sollten die Grundlagen Ihres Baseline-Plans nicht ändern, ohne einen formellen Genehmigungsprozess durchlaufen zu haben.

Projektrisiko verwalten

Zu wissen, was Sie in Ihr Risikoregister aufnehmen sollten, ist eine Sache, aber es ist etwas anderes, es regelmäßig zu überprüfen und auf die Risiken einzugehen.

Es reicht nicht aus, den Anfang Ihres Projekts zu verwenden, um Risiken zu erkennen und dann nicht noch einmal darüber nachzudenken. Risikomanagement muss Teil Ihrer Projektgewohnheiten sein, denn ohne sie werden Sie feststellen, dass Risiken zu Problemen werden und Probleme für Sie schaffen.

Es ist ein weiterer Bereich, in dem Standardprozesse und die Buchung eines regulären Zeitfensters für eine Risikobewertung hilfreich sein können. Sie können es in Ihre Teamsitzungen aufnehmen. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Ihre Risiken mit dem Team zu überprüfen, schließen Sie alle, die keine Bedrohung mehr darstellen, und planen Sie Maßnahmen für diejenigen, die Sie abschwächen möchten.

Verfolgungszeit

Projektleiter wissen viel über das Projekt-Zeit-Management, aber das liegt eher im Bereich der Planung und Planung. Worüber wir sprechen, ist die Zeiterfassung auf einer regelmäßigeren täglichen Basis. Wir sprechen über Arbeitszeittabellen.

Projektteams sind oft nicht so scharf darauf, Zeittabellen zu verwenden, wenn sie es vorher nicht getan haben. Viele Projektmanagement-Software-Tools haben eine dem Produkt innewohnende Zeiterfassung. Das macht es einfacher, den Wechsel zur Zeiterfassung als Team einzuführen.

Egal, ob Sie die Zeit Ihres Teams verfolgen (was empfohlen wird), es ist wichtig, dass Sie wissen, wo Ihre eigene Zeit an einem Tag liegt. Sie sollten es sich zur Gewohnheit machen, zu notieren, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Es wird Ihnen helfen zu verstehen, ob Sie Zeit für die wichtigsten Projektaufgaben benötigen. Du denkst vielleicht, dass du es bist, aber bist du es? Arbeitszeittabellen oder Zeiterfassung in irgendeiner Form wird helfen, auch wenn es nur ein stündliches Protokoll auf einem Notizblock ist.

Geschäftsänderungen liefern

Schließlich ist die Fähigkeit, Projektleiter am erfolgreichsten zu machen, die Fähigkeit, die Projektergebnisse mit den Geschäftsergebnissen gleichzusetzen. Ihr Projekt wurde entwickelt, um etwas Erstaunliches für das Unternehmen zu erreichen, und Sie haben das getan. Groß.

Aber wenn die Benutzer Ihr Produkt nicht verwenden oder die Software schnell veraltet oder die Kunden nicht so erstaunt sind wie Sie, dann war Ihr Projekt eine Zeitverschwendung.

Die erfolgreichsten Projektteams stellen sicher, dass sie wissen, welche Geschäftsergebnisse sie anstreben. Sie bauen eine Lösung auf, die diesen geschäftlichen Wandel auf nachhaltige Weise ermöglicht. Was sie liefern, wenn das Projekt endet, wird vollständig genutzt und vollständig vom Kunden übernommen. Es ist ein Erfolg, weil es von Anfang an ein Erfolg wurde.

Das Verständnis der Geschäftsziele ist ein Schlüsselkriterium für jeden Projektmanager, der sich auf Kunden und Interessengruppen auswirken möchte. Wenn Sie zeigen können, dass Sie etwas Wertvolles geliefert haben, dann ist es einfach, die Auswirkungen, die Sie haben, und den Wert, den Sie dem Unternehmen bringen, zu demonstrieren.

Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Ihre Stakeholder zu fragen, welchen geschäftlichen Nutzen sie erwarten und wie sie das nutzen wollen, was Ihr Projekt für sie bereithält. Sprechen Sie mit ihnen darüber, wie sie Erfolg definieren. Sie können dies zu einem wiederholbaren Prozess am Anfang jedes Projekts erstellen.

Wie viele Gewohnheiten für den Erfolg haben Sie?

Nachdem Sie die Liste gelesen haben, wie viele dieser Gewohnheiten haben Sie schon? Es gibt wahrscheinlich Dinge, die Sie heute tun, und andere, von denen Sie wissen, dass Sie sich regelmäßig anstrengen sollten. Die gute Nachricht ist, dass das Erstellen einer neuen Gewohnheit relativ einfach ist, wenn Sie dazu verpflichtet sind. Bald werden diese Dinge zur zweiten Natur werden, und Sie werden auf dem besten Weg sein, einer der erfolgreichsten Projektmanager in Ihrem Unternehmen zu sein.

Mit welchen wirst du arbeiten und in deine wöchentliche Routine einbauen?

Weiterführende Literatur

Ich empfehle, die Macht der Gewohnheit von Charles Duhig zu lesen.

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