Der Zweck des Business Writing besteht darin, Informationen an Dritte weiterzugeben oder Informationen von ihnen anzufordern. Um effektiv für das Schreiben zu schreiben, müssen Sie vollständig, präzise und präzise sein. Ihr Text sollte so geschrieben sein, dass der Leser leicht verstehen kann, was Sie ihm sagen oder fragen.
Vieles fürs Geschäft ist schlampig, schlecht geschrieben, unorganisiert, übersät mit Jargon und unvollständig. Oft ist es entweder zu lang oder zu kurz. All diese Attribute tragen zu ineffektivem Schreiben bei.
Unabhängig davon, ob Sie einen Verkaufsvorschlag, eine E-Mail an Ihren Chef oder eine Bedienungsanleitung für ein Softwarepaket verfassen, müssen Sie bestimmte Schritte befolgen, um effektiv zu sein. Befolgen Sie diese fünf Schritte:
- Organisieren Sie Ihr Material
- Betrachten Sie Ihr Publikum
- Schreibe deine Gedanken auf
- Korrekturlesen Sie Ihr Material
- Bearbeiten Sie Ihr Material
Organisation ist der Schlüssel
Wenn Sie Ihr Material nicht organisieren, wird es nicht gut fließen und es wird keinen Sinn ergeben. Schreiben kann einfach oder kompliziert sein. Wenn Sie eine E-Mail schreiben, die eine Mitarbeiterversammlung ankündigt, ist dies so einfach wie das Sammeln Ihrer Gedanken. Auf der anderen Seite müssen Sie wahrscheinlich eine komplexe Gliederung vor dem fertigen Material entwickeln, wenn Sie die Ergebnisse einer bahnbrechenden pharmazeutischen Studie aufschreiben. Unabhängig von der Aufgabe, ohne ein angemessenes Maß an Organisation (sogar die Organisation Ihrer Gedanken), können Sie nicht alles enthalten, was Sie brauchen oder nicht, um die wichtigsten Themen hervorzuheben.
Auslassungen oder ein falscher Fokus werden Ihr Geschäft weniger klar machen.
Kenne deine Zuhörer
Bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, denken Sie über Ihre Zielgruppe nach. Zum Beispiel kann eine Präsentation über das neue 401 (k) -Programm Ihres Unternehmens die gleiche Gliederung haben, wenn es Ihrem CFO und Ihren Mitarbeitern gegeben wird, aber die Detailtiefe, die Sie angeben, variiert. Sie müssen auch Ton in Betracht ziehen. Eine kurze E-Mail an Ihr Team, die Sie an das jährliche Firmenpicknick erinnert, wird nicht den gleichen Ton haben wie Ihr Schreiben über den Jahresbericht Ihres Unternehmens.
Denken Sie auch daran, dass Sie effektiver mit Ihrem Publikum kommunizieren, wenn Sie sich auf das konzentrieren, was Sie hören möchten und nicht auf das, was Sie sagen werden.
Ein Wort über gutes Schreiben
Gute Autoren haben unterschiedliche Schreibstile. Manche bevorzugen es, alles aufzuschreiben und dann zurückzugehen und zu bearbeiten. Andere ziehen es vor, zu bearbeiten, während sie weitermachen. Manchmal hängt ihr bevorzugter Stil davon ab, was sie schreiben.
Achte beim Schreiben (oder beim Bearbeiten) auf die Länge. Sie sollten genug Wörter verwenden, um Ihre Bedeutung klar zu machen, aber verwenden Sie keine unnötigen Wörter, nur um es blumig zu machen. Geschäftliches Schreiben muss klar und prägnant sein, nicht ausführlich und blumig. Denken Sie daran, dass niemand in der Wirtschaft Zeit hat, mehr als nötig zu lesen.
Auf der anderen Seite, machen Sie Ihr Stück nicht zu kurz. Sie müssen genügend schreiben, damit Ihre Bedeutung klar ist und nicht missverstanden wird. Stellen Sie sich vor, wenn ein Gerät in einem Lagerhaus mit "gebraucht, aber gut" gekennzeichnet ist. Es wäre unklar, ob das bedeutete, dass das Gerät viel benutzt wurde oder dass das Gerät nicht mehr neu, aber funktionstüchtig war. Ein paar zusätzliche Wörter hätten die Bedeutung deutlich gemacht. Vermeiden Sie auch Jargon oder Abkürzungen, weil sie verschiedene Dinge für unterschiedliche Leser bedeuten können. Unabhängig von Ihrem Schreibstil müssen alle Autoren alle geschriebenen Materialien, sogar E-Mails, korrigieren und bearbeiten.
Korrektur lesen und bearbeiten
Unabhängig von Ihrem Schreibstil müssen alle Autoren alle geschriebenen Materialien, sogar E-Mails, Korrektur lesen und bearbeiten. Nachdem du mit dem Schreiben fertig bist, lies deine Arbeit Korrektur. Sie müssen es dann möglicherweise bearbeiten. Das Korrekturlesen liest wieder, was Sie geschrieben haben, um sicherzustellen, dass alle Wörter in Ihrem Kopf es richtig auf das Papier gebracht haben. Weil unsere Gehirne schneller arbeiten als unsere Finger, können Sie Wörter weglassen, eine Endung weglassen oder das falsche Homonym verwenden (zB "dort" statt "ihre"). Korrekturlesen fängt diese Fehler auf. Offensichtlich ist das Korrekturlesen einer einzeiligen E-Mail einfach und es genügt, wenn Sie nur einen Blick darauf werfen.
Wenn Sie jedoch eine Bedienungsanleitung schreiben, wird Ihr Korrekturlesen komplizierter und dauert länger.
Nachdem Sie Ihr Material Korrektur gelesen haben, ist es Zeit zu bearbeiten. Manchmal kann das Korrekturlesen und Editieren gleichzeitig durchgeführt werden, aber es ist effektiver, wenn sie nacheinander ausgeführt werden.
Der Grund, den Sie bearbeiten, besteht darin, das, was Sie geschrieben haben, zu korrigieren oder zu ändern, um das Material besser klingen zu lassen (und zu lesen). Wenn Sie geschäftlich schreiben, müssen Sie die Fehler beheben und den Text so klar und prägnant wie möglich gestalten.
Du schreibst keinen Roman
Wenn du geschäftlich schreibst, schreibst du nicht den nächsten "großen amerikanischen Roman". Dein Schreiben sollte so beschreibend wie nötig sein, aber du musst keine lebendigen Wortbilder mit vielen großen Wörtern und Redewendungen malen. Wenn Sie "Glashäuser" meinen, schreiben Sie nicht "Glasdomizile", schreiben Sie "Glashäuser".