Als Manager verbringen wir zu viel Zeit damit, mehr Arbeit in weniger Zeit zu erledigen. Eine häufige Reaktion für überlastete Fachleute auf allen Ebenen ist der Versuch, Multitasking durch die gleichzeitige Durchführung mehrerer Aktivitäten zu versuchen. Das Problem ist, dass Multitasking nicht funktioniert.
Multitasking funktioniert nicht
Stellen Sie sich zum Beispiel vor, wenn Sie sich morgens die Zähne putzen, denken Sie über die Tagesordnung für ein großes Treffen später am Tag nach. Es braucht nicht viel von der Verarbeitungsleistung Ihres Gehirns, um Ihre Zähne zu putzen, und Sie könnten sich tatsächlich auf die Tagesordnung konzentrieren, während Sie Ihre morgendliche Zahnreinigung mechanisch erledigen.
Aber was ist mit zwei Aufgaben, die mehr Kapazität Ihres Gehirns erfordern? Sie können am Telefon telefonieren, während Sie das Frühstück vorbereiten. Sie können beide Aufgaben korrekt ausführen, aber die Möglichkeit für Fehler aufgrund von Aufmerksamkeitsfehlern ist groß. Und wie wir alle wissen, mischen
Chunking funktioniert besser
Chunking "beschreibt, wie die menschliche Gedächtnisnutzung funktioniert. Es ist wichtig, sich dieses Konzept zu merken, wenn wir mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen. Wir wechseln tatsächlich zwischen ihnen, anstatt sie gleichzeitig zu tun (obwohl das beim Zähneputzen geschieht) kann scheinen, als ob sie gleichzeitig sind).
Stellen Sie sich vor, Sie telefonieren, wenn jemand in Ihr Büro kommt. Sie bitten um Ihren Rat oder eine schnelle Entscheidung zu einem Problem. Sie hören auf, die Person am Telefon kurz zu hören, scannen die Notiz vor sich, kritzeln eine Antwort und gehen zum Telefonanruf zurück. Sie haben die beiden Aktivitäten (Telefonanruf und persönliche Konversation) nicht gleichzeitig ausgeführt.
Du hast tatsächlich drei Aufgaben nacheinander ausgeführt. starte den Telefonanruf, führte die persönliche Unterhaltung und nahm dann den Telefonanruf wieder auf. Genau wie im obigen Beispiel hätten Sie beide besser und in kürzerer Zeit erledigen können, wenn Sie sie nacheinander und nicht gleichzeitig getan hätten. Der Grund dafür ist, dass Sie sich beim Start jeder Aufgabe darauf konzentrieren und loslegen müssen.
Start-up Time Kills Multitasking
Als du den Anruf gestartet hast, musstest du darüber nachdenken, die Telefonnummer finden und den Anruf tätigen. Wenn Sie unterbrochen wurden, mussten Sie herausfinden, was die Person von Ihnen wollte, um eine Entscheidung treffen zu können. Schließlich, als Sie den Telefonanruf wieder aufgenommen haben, mussten Sie sich daran erinnern, wo Sie aufgehört haben. Du hättest vielleicht sogar sagen müssen: "Ups, tut mir Leid, jemand ist reingekommen. Was hast du gesagt?"
Je mehr Starts und Stopps Sie während des Tages machen, desto mehr dieser zeitraubenden Startmomente haben Sie. Diese Momente sind nicht produktive Zeit. Wenn Sie einen täglichen Bericht erstellen müssen, ist der Startup-Zeitpunkt wahrscheinlich ziemlich kurz im Vergleich zu dem, den Sie nur vierteljährlich erstellen. Wenn Sie diesen Bericht jedoch vorbereiten und unterbrochen werden, haben Sie jedes Mal fast die gleiche Zeit für die Inbetriebnahme.
Ich kann meinen Wochenbericht in etwa 30 Minuten ohne Unterbrechungen schreiben. Es hat mehrere Stunden gedauert, bis ich fertig war, weil meine Arbeit in Betrieb war und ich sehr viel mit ungeplanten Aufgaben zu tun hatte. (Das ist der Code für ich habe viele Unterbrechungen in meinem Tag.) Der Täter war jedoch nicht die Leute, die mich unterbrach. Der Schuldige war die Zeit, die für Startmomente jedes Mal erforderlich war, wenn ich den Bericht neu startete.
Manchmal musst du Multi-Task
Okay, manchmal musst du Multitasking machen. Ihre Arbeit kann wie meine funktionieren. Was ist also besser als Multitasking? Chunking ist besser.
Chunking ist das Konzept, den Tag in größere Stücke aufzuteilen anstatt auf ständige Unterbrechungen zu reagieren. Je mehr Zeit Sie für bestimmte Aufgaben aufwenden können, desto weniger Start-up-Momente haben Sie, und Ihre Effizienz verbessert sich entsprechend. Da Sie nicht so viel Zeit in Startup-Momenten verbringen werden, haben Sie mehr Zeit und Sie werden mehr erledigen. Als Bonus, da Sie sich auf die einzelne Aufgabe konzentrieren können, werden Sie es besser machen.
Als Sidebar haben die Projektmanager längst die Leistungsfähigkeit dieser Technik erkannt und über den Work Breakdown Structure-Prozess eine eigene Version von "Chunking" erstellt.
Erste Schritte mit Chunking
Wie kannst du anfangen zu chunken?
- Fangen Sie klein an, bis Sie das Gefühl haben. Wählen Sie eine einzelne Aufgabe aus, vielleicht Ihren wöchentlichen Bericht.
- Legen Sie die 30 Minuten beiseite, von denen Sie wissen, dass sie dauern werden.
- Schließen Sie Ihre Tür oder stellen Sie ein Schild mit der Aufschrift "Genius at work" oder etwas ähnliches auf und konzentrieren Sie sich dann auf den Bericht und nichts als den Bericht.
- Ignoriere das Telefon.
- Überprüfen Sie nicht die E-Mail-Adresse.
- Schreib einfach den Bericht.
Versuchen Sie dasselbe mit Telefonanrufen, Mitarbeiterbesprechungen und anderen regelmäßigen Aktivitäten. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Tage, und nach ein paar Wochen Training werden Sie sich fühlen und effizienter sein.
Die Quintessenz
Verschwende nicht so viel Zeit damit, Multi-Task zu versuchen. Machen Sie sich stattdessen durch Chunking effizienter und produktiver. Während der Begriff umständlich ist, ist das Konzept effektiv!
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Aktualisiert von Art Petty