Jeder muss von Zeit zu Zeit die Arbeit verpassen, manchmal wegen Krankheit, einem Termin oder einem anderen persönlichen Grund. Einige Arbeitgeber fragen Mitarbeiter nach einem formellen Brief, der erklärt, wann und warum sie die Arbeit verpasst haben. Manchmal möchten Arbeitgeber, dass Mitarbeiter diese Briefe vor einer Abwesenheit schreiben und manchmal werden sie danach geschrieben.
Mitarbeiter müssen oft auch Entschuldigungsschreiben für längere Abwesenheitszeiten oder andere längere Freizeiten schreiben.
Formale Entschuldigungsschreiben kommen auch in anderen Situationen zum Einsatz, zum Beispiel bei Abwesenheit von Geschworenenpflicht oder bei Abwesenheit von der Schule.
Lesen Sie weiter unten, um Tipps zum Schreiben eines formellen Entschuldigungsschreibens sowie zwei Beispielschreiben zu erhalten: eine Probe, um einen Arbeitgeber zu entsenden, bevor Sie die Arbeit verpassen, und eine weitere, um danach zu arbeiten.
Tipps zum Schreiben eines formellen Entschuldigungsschreibens
- Folgen Sie dem Geschäftsbriefformat. Verwenden Sie das offizielle Geschäftsbriefformat, wenn Sie Ihren Brief schreiben. Sie möchten, dass dieser Brief professionell ist.
- Verstehen Sie die Richtlinien Ihres Arbeitgebers. Bevor Sie die Arbeit verpassen, stellen Sie sicher, dass Sie die Richtlinie kennen, um Ihren Chef wissen zu lassen, dass Sie abwesend sein werden. Wissen Sie, ob Sie Ihrem Chef sagen müssen, und wie Sie ihm diese Information (dh einen Anruf, einen Brief, eine E-Mail) bringen sollen. Schauen Sie auch, wie weit im Voraus Sie Ihren Arbeitgeber informieren müssen.
- Sende den Brief so schnell wie möglich. Wenn möglich, senden Sie Ihre Entschuldigung, bevor Sie die Arbeit verpassen. Sie möchten Ihrem Arbeitgeber Zeit geben, Ihre Aufgaben neu zuzuweisen. Wenn Sie eine längere Beurlaubung wünschen, senden Sie diesen Brief so früh wie möglich. Wenn Sie keine Zeit haben, einen formellen Brief zu verschicken, sollten Sie stattdessen eine Entschuldigung senden.
- Halte es kurz. Gehen Sie nicht sehr detailliert darauf ein, warum Sie Arbeit verpassen (z. B. eine lange Liste Ihrer Symptome, wenn Sie krank sind, oder eine ausführliche Geschichte über ein persönliches Problem). Geben Sie stattdessen einfach kurz den Tag oder die Tage an, an denen Sie abwesend sind und erklären Sie (kurz) warum.
- Hilfe anbieten. Sie könnten in Betracht ziehen, Ihre Abwesenheit in irgendeiner Weise auszugleichen. Zum Beispiel könnten Sie sagen, dass Sie während Ihrer Abwesenheit immer noch per E-Mail erreichbar sind, oder Sie bieten sich an, eine oder zwei Stunden später zu arbeiten, um einige verpasste Projekte abzuschließen. Wenn Sie Ihre Abwesenheit im Voraus vorbereiten können, bitten Sie einen oder zwei Ihrer Kollegen oder Mitarbeiter um Unterstützung bei der Ausführung von Aufgaben, die Ihnen fehlen werden. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie eine längere Beurlaubung beantragen.
Beispiel für einen formellen Entschuldigungsbrief (vor der fehlenden Arbeit)
Datum
Name des Arbeitgebers
Arbeitgebertitel
Organisation
Adresse
Stadt (*) Bundesstaat (*) Postleitzahl
Sehr geehrter Herr / Frau. Familienname, Nachname:
Bitte akzeptieren Sie diesen Brief als offizielle Benachrichtigung, dass ich vom 1. September 20XX bis 5. September 20XX nicht an der Arbeit teilnehmen kann. Ich werde an der Konferenz für berufliche Entwicklung teilnehmen, mit der ich Anfang der Woche über Sie gesprochen habe.
Ich habe vereinbart, während der Arbeitszeit per E-Mail zu sein, und ich werde einmal am Tag anrufen und mit dem Büro einchecken, um zu sehen, was ich verpasst habe.
Bitte lassen Sie mich wissen, wenn ich weitere Informationen geben kann, oder wenn Sie noch etwas von mir brauchen, damit meine Abwesenheit reibungslos verläuft. Danke, dass Sie mir diese großartige Gelegenheit gegeben haben.
Mit freundlichen Grüßen,
Ihre Unterschrift (Papierbrief)
Ihr eingegebener Name
Beispiel für eine formelle Entschuldigung (nach fehlender Arbeit)
Datum
Name des Arbeitgebers
Arbeitgebertitel
Organisation
Adresse
Stadt (*) Bundesstaat (*) Postleitzahl
Sehr geehrter Herr / Frau. Familienname, Nachname:
Bitte akzeptieren Sie diesen Brief als formelle Mitteilung, dass ich wegen Krankheit am 1. September 20XX nicht zur Arbeit gehen konnte. Ich habe bereits die Aufgaben für diese Woche erledigt, die ich während meiner Abwesenheit verpasst habe.
Bitte lassen Sie mich wissen, wenn ich weitere Informationen zur Verfügung stellen kann. Danke für dein Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen,
Ihre Unterschrift (Papierbrief)
Ihr eingegebener Name
Senden einer E-Mail-Nachricht
Manchmal ist es sinnvoller, eine E-Mail-Nachricht zu senden, die Ihre Abwesenheit erklärt. Wenn Sie beispielsweise Ihrem Chef so schnell wie möglich mitteilen möchten, dass Sie nicht bei der Arbeit sind, können Sie diese Informationen am schnellsten per E-Mail oder Telefon senden. Einige Arbeitgeber bitten sogar Mitarbeiter, sie per E-Mail auf Abwesenheiten aufmerksam zu machen.
Wenn Sie eine E-Mail-Nachricht als Entschuldigung für Ihre Abwesenheit senden, achten Sie darauf, die E-Mail kurz zu halten, indem Sie einfach die Daten angeben, an denen Sie nicht teilnehmen werden, und eine kurze Erklärung für Ihre Abwesenheit angeben.
Achten Sie auch darauf, eine klare Betreffzeile einzufügen. Sie könnten einfach "Abwesenheit von der Arbeit" in die Betreffzeile schreiben. Dies erklärt deutlich den Zweck Ihrer E-Mail an Ihren Chef.
Wenn Sie Ihre Entschuldigung lieber per E-Mail senden möchten, können Sie hier eine professionelle E-Mail-Nachricht senden.
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