Jedes Projekt kann von Zeit zu Zeit von einem Audit profitieren. Aber keine Sorge, es ist nicht so gruselig wie es klingt. Bei einer Projektprüfung überprüft eine unparteiische Person Ihr Projekt und gibt Hinweise, was Sie anders machen könnten, um die Erfolgschancen zu verbessern. Dieser Artikel erklärt alles und führt Sie durch, wie Sie sich auf ein Projekt-Audit vorbereiten.
Wie formell eine Projektprüfung ist
Eine Projektprüfung ist normalerweise eine formale Übung. Das informelle Äquivalent wird normalerweise als Peer Review bezeichnet. Hier schaut ein Kollege auf Ihr Projekt und die dazugehörige Dokumentation und gibt Ihnen Feedback, wo Sie etwas mehr Zeit verbringen sollten.
Projekt-Audits sind insofern formal, als sie in der Regel einen definierten Satz von Fragen haben und von jemandem ausgeführt werden, der das regelmäßig macht.
Wer führt Projekt-Audits durch?
Die Person, die Ihre Projektprüfung durchführt, könnte ein anderer Projektmanager sein (wahrscheinlich jemand mit einer großen Erfahrung in der Ausführung von Projekten), aber es ist wahrscheinlicher, dass jemand aus dem Projektbüro regelmäßig Audits durchführt.
Es wird jemand sein, der sich als unparteiisch betrachten kann, so dass er nicht Ihr Vorgesetzter oder Projektsponsor sein wird. Je nach Größe des Projekts könnte es sich sogar um ein Team handeln.
Wie bereite ich mich auf ein Projekt-Audit vor?
Die erste und wichtigste Sache, um sich zu organisieren, ist, Kopien Ihrer Projektdokumentation für den Auditor zur Überprüfung zu haben. Wenn Sie einen Projektkoordinator haben, bitten Sie ihn, ein Paket von Dokumenten (vorzugsweise elektronisch) zusammenzustellen. Sie sollten alle Ihre Informationen leicht zugänglich haben, aber selbst wenn Sie dies tun, kann dieser Schritt noch einige Zeit dauern. Stellen Sie mindestens sicher, dass Sie den Projektplan, das Risikoprotokoll, das Problemprotokoll, das Budget und den Zeitplan für den Auditor verfügbar haben.
Wer muss beteiligt werden?
Dies hängt von der Art der Dinge ab, die der Auditor betrachten möchte. Sie als Projektleiter werden einige Zeit mit ihnen verbringen müssen. Erwarten Sie, dass Ihre Teammitglieder auch dazu eingeladen werden, mit dem Auditor zu chatten.
Denken Sie daran, dass die Zeit, die sie für die Projektarbeit benötigen, umso länger ist, je länger sie mit prüfungsbezogenen Aufgaben beschäftigt sind. Daher müssen Sie möglicherweise während des Prüfzeitraums einige Aktivitäten umplanen und langsamer arbeiten.
Wie lange ein Projektaudit dauert
Es gibt keinen festen Zeitraum für eine Projektprüfung. Bei großen Projekten wird es viel länger dauern. Bei kleinen Projekten könnte der Auditor innerhalb weniger Stunden fertig sein. Sobald Sie wissen, dass Ihr Projekt auditiert wird, fragen Sie Ihr Audit-Team, wie lange sie mit ihrer Arbeit rechnen.
Worauf das Audit achtet
Wenn das Audit aufgrund eines bestimmten Problems aufgerufen wurde, z. B. wenn Qualitätsziele nicht erreicht wurden, erwarten Sie, dass es dieses Gebiet gründlich durchsucht. Bei einer Routineprüfung werden die verschiedenen Bereiche des Projektmanagements und die Ergebnisse, an denen das Projekt arbeitet, im Allgemeinen betrachtet. Es wird die Zeit, die Kosten und die Qualität Ihres Projekts sowie die Einbeziehung von Interessengruppen abdecken.
Ziel der Prüfung ist es herauszufinden, ob das Projekt seine Ziele erreicht oder nicht. Wenn der Prüfer der Meinung ist, dass das Projekt aufgrund der aktuellen Leistung diese Ziele nicht erreichen wird, wird er Handlungsempfehlungen geben.
Empfehlungen hängen davon ab, was gefunden wird
Die Empfehlungen im Bericht des Abschlussprüfers hängen davon ab, was sie gefunden haben. Erwarte, dass sie positiv und so formuliert sind, dass du sie leicht annehmen kannst. Sie sollten praktisch sein.
In einem Extremfall kann der Auditor empfehlen, dass Ihr Projekt geschlossen wird, obwohl dies nur dann der Fall wäre, wenn er der Meinung wäre, dass keine Projektarbeit von diesem Punkt an irgendeinen Wert für die Organisation hätte.
Betrachten Sie Ihr Projekt-Audit als positive Erfahrung. Es sollte Sie frühzeitig vor Anzeichen dafür warnen, dass Ihr Projekt in Schwierigkeiten ist, und es ist eine Gelegenheit, mit einem erfahrenen Projektprofi zusammenzuarbeiten. Die Umsetzung ihrer Empfehlungen sollte Sie, Ihr Team und Ihr Projekt erfolgreicher machen, und das kann nur eine gute Sache sein.