Personalinformationssystem (HRIS)

HRIS Definition und Beschreibung

Das Human Resource Information System (HRIS) ist eine Software- oder Online-Lösung für die Dateneingabe, Datenverfolgung und Dateninformationsanforderungen der Personalabteilung, Gehaltsabrechnung, Verwaltung und Buchhaltung innerhalb eines Unternehmens. Es ist nützlich für alle Prozesse, die Sie verfolgen möchten und von denen Sie nützliche und zweckdienliche Daten sammeln möchten.

Normalerweise verpackt als eine Datenbank, verkaufen Hunderte von Unternehmen irgendeine Form von HRIS und jedes HRIS hat unterschiedliche Fähigkeiten. Wählen Sie Ihr HRIS sorgfältig anhand der Fähigkeiten aus, die Sie in Ihrem Unternehmen benötigen. Da HRIS immer ausgefeilter werden, ist die Wahl ausreichend, um eine Personalabteilung praktisch zu lähmen.

Hauptüberlegungen, wie Sie Ihre HRIS-Optionen betrachten

Die Auswahl eines HRIS ist eine stressige Situation, da so viele Möglichkeiten existieren. Es ist eine Herausforderung, die für Sie am besten geeigneten Optionen auszuwählen. Das Durchwühlen der von jedem System bereitgestellten Informationen ist ebenfalls eine Herausforderung.

Die Verkäufer sind oft beauftragte Verkäufer, die Ihnen verbal mitteilen können, dass das System Ihren Bedürfnissen entspricht. Stellen Sie sicher, dass Sie dies mit mehreren Quellen überprüfen, darunter aktuelle Kunden, Online-Diskussionsgruppen, LinkedIn, andere SHRM-Mitglieder und Google-Bewertungen.

Dies sind die anderen Faktoren, die Sie bei der Auswahl Ihres HRIS beachten sollten.

• Denken Sie daran, dass, selbst wenn Ihr Unternehmen heute nur wenige Mitarbeiter hat, es in Zukunft vielleicht doppelt so viele oder sogar zehnmal so viele Mitarbeiter haben wird. Wählen Sie also ein System, das mit Ihrem Unternehmen wachsen kann.
• Ein weiterer wichtiger Faktor, den Sie beachten müssen, ist, dass viele HRIS nur einen Teil dessen ausführen können, was Sie für die Automatisierung benötigen. In diesen Fällen sollten Sie sicherstellen, dass die Komponenten beliebiger Add-Ons oder zusätzlicher Systeme fehlerfrei zusammenarbeiten. Erneut, nehmen Sie nicht das Wort des Verkäufers über die zusammenarbeitenden Systeme. Recherchiere.

• Überprüfen Sie auch, welche Arten von Schulungen und fortlaufender Unterstützung für Ihre Mitarbeiter verfügbar sind. Sie sollten auch sicherstellen, dass die Versprechungen des Verkaufsberaters zu Schulungen und Follow-up nach dem Kauf direkt in Ihren Vertrag zum Kauf des HRIS aufgenommen werden. Fragen Sie auch bei anderen Organisationen nach, ob Ihr ausgewähltes Unternehmen eine fortlaufende, hilfreiche Unterstützung hat.

Funktionalität von besseren HRIS-Entscheidungen

In der Regel liefern die besseren Personal Informationssysteme (HRIS) insgesamt:

Verwaltung aller Mitarbeiterinformationen Daten wie Namen, Titel, Adressen und Gehälter sind ein grundlegender Anfang. Gehalts- und Positionshistorie, Berichtsstrukturen, Leistungsbeurteilungshistorien und andere wichtige Mitarbeiterinformationen.

Unternehmensbezogene Dokumente wie Mitarbeiterhandbücher, Notfall-Evakuierungsverfahren und Sicherheitsrichtlinien.

Verwaltung von Vorteilen, einschließlich Registrierung, Statusänderungen und Aktualisierung persönlicher Informationen. In einem idealen System können Sie Mitarbeitern erlauben, ihre eigenen Informationen zu suchen und zu überprüfen, einschließlich der Urlaubsverfolgung.

Vollständige Integration mit Lohnbuchhaltungs- und anderen Finanzsoftware- und Buchhaltungssystemen des Unternehmens. Wenn diese verbunden sind, können Sie sicherstellen, dass Gehaltsschecks korrekt sind. Es gibt niemals eine Trennung zwischen dem offiziellen Lohnsatz und den Informationen, die die Lohnbuchhaltung hat. Wenn die Systeme nicht integriert sind, ist es einfach, ein Gehalt in einem System zu aktualisieren und nicht in dem anderen.

Bewerberverfolgung und Fortsetzungsmanagement: Wenn Ihr System reibungslos funktioniert, kann der Personalbeschaffer auf einen Mietknopf klicken, und alle Informationen vom Bewerber werden auf die Mitarbeiterseite übertragen. Das spart so viel Zeit, weil Ihre Dateneingabe und Ihr Papier praktisch verschwinden.

Wenn ein Antragsteller seine eigenen Informationen bei der Antragstellung eingibt, können Sie die Richtigkeit sicherstellen. Wenn der Angebotsbrief aus dem gleichen System wie das Gehaltsabrechnungssystem generiert wird, passt das Gehalt perfekt und es gibt kein Missverständnis.

Leistungsentwicklungspläne: Es ist nicht nur genug, um Pläne zu haben, wenn sie in einem zentralen System aufgezeichnet werden, dann können sie leicht den Angestellten von Position zu Position folgen. Senior Leadership kann Berichte erstellen, um zu sehen, wo Menschen sind und was ihre individuellen Chefs im Hinblick auf die Nachfolgeplanung für ihre Zukunft planen.

Disziplinarmaßnahmen: Es ist wichtig zu verfolgen, wer suspendiert oder degradiert wurde oder ob andere negative Maßnahmen gegen sie ergriffen wurden - selbst nachdem der Mitarbeiter Ihre Organisation verlassen hat. Wenn ein Unternehmen anruft und nach einem früheren Mitarbeiterverweis fragt, ist es für einen Administrator in der Personalabteilung einfach, nachzuschauen und darüber zu berichten, ob die Person für eine Wiedereinstellung in Frage kommt oder nicht.

Schulungsunterlagen: Dies ist besonders kritisch in einem Unternehmen, in dem Zertifizierungen und Lizenzen erforderlich sind. In anderen Unternehmen sind die Trainingsunterlagen möglicherweise nicht so wichtig, aber Sie können immer noch feststellen, dass die Informationen nützlich sind, wenn Sie Ihre Mitarbeiter entwickeln, ein Schlüsselfaktor, den sie von der Arbeit erwarten.

Zusammenfassend verfolgt der HRIS, der Unternehmen am effektivsten bedient, diese Informationen:

• Teilnahme und Zapfwellennutzung,
• Lohnerhöhungen und Geschichte,
• Gehaltsstufen und Positionen halten,
• Leistungsentwicklungspläne,
• Training erhalten,
• Disziplinarmaßnahmen erhalten,
• persönliche Mitarbeiterinformationen und gelegentlich
• Management und wichtige Mitarbeiternachfolgepläne,
• hohe potenzielle Mitarbeiteridentifikation, und
• Bewerberverfolgung, Interviews und Auswahl.

Vorteile des richtigen HRIS

Ein effektives HRIS liefert Informationen über alles, was das Unternehmen benötigt, um Mitarbeiter, ehemalige Mitarbeiter und Bewerber zu verfolgen und zu analysieren. Ihr Unternehmen muss ein Personalinformationssystem auswählen und es an Ihre Bedürfnisse anpassen. Wenn sich Ihr Unternehmen auf einem Wachstumspfad befindet, wählen Sie ein System, das mit Ihnen wachsen kann.

Es ist relativ kostengünstig, ein grundlegendes HRIS zu implementieren, aber stellen Sie sicher, dass alles, was Sie implementieren, den tatsächlichen Bedürfnissen Ihres Unternehmens entspricht. Möchten Sie Umsatzberichte erstellen können? Organigramme buchen?

Managern erlauben, elektronisch auf frühere Leistungsbeurteilungen zuzugreifen. Möchten Sie, dass alles über die Personalabteilung erledigt werden muss oder möchten Sie, dass Führungskräfte auf die Informationen selbst zugreifen?

Mit einem geeigneten HRIS ermöglichen die Personalmitarbeiter den Mitarbeitern, ihre eigenen Vorteile zu nutzen und Änderungen vorzunehmen, wodurch Personalmitarbeiter für strategischere Aufgaben freigestellt werden. Darüber hinaus werden Daten, die für das Mitarbeitermanagement, die Wissensentwicklung, das Wachstum und die Entwicklung der Karriere und die Gleichbehandlung notwendig sind, erleichtert.

Schließlich können Manager auf die Informationen zugreifen, die sie benötigen, um den Erfolg ihrer berichtenden Mitarbeiter rechtlich, ethisch und effektiv zu unterstützen. Sie können ihre eigenen Berichte erstellen und Pläne in das System eingeben, um bei der Nachfolge zu helfen.

Das Human Resource Information System (HRIS) ist eine Software- oder Online-Lösung für die Dateneingabe, Datenverfolgung und Dateninformationsanforderungen der Personalabteilung, Gehaltsabrechnung, Verwaltung und Buchhaltung innerhalb eines Unternehmens.

Normalerweise verpackt als eine Datenbank, verkaufen Hunderte von Unternehmen irgendeine Form von HRIS und jedes HRIS hat unterschiedliche Fähigkeiten. Wählen Sie Ihr HRIS sorgfältig anhand der Fähigkeiten aus, die Sie in Ihrem Unternehmen benötigen.

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