Wie HR am effektivsten auf die Bedürfnisse von Mitarbeitern reagieren kann
Führungskräfte im Bereich Human Resources sind eine wichtige Quelle für Unterstützung und Komfort für die Mitarbeiter in ihrem persönlichen und beruflichen Leben. HR ist ein Dienstleistungsunternehmen, und dieser Service umfasst die Unterstützung von Mitarbeitern, die ihre Karriere vorantreiben und Probleme zwischen Mitarbeitern und ihren Vorgesetzten lösen.
HR unterstützt sie auch bei einigen der wichtigsten und wichtigsten Ereignisse in ihrem Leben, einschließlich der Ehe, der Geburt und der Bekämpfung einer schweren Krankheit.
Aber zu oft nehmen routinemäßige administrative Dienstleistungen, wie die wiederholte Beantwortung derselben Fragen oder das Abschließen einfacher Transaktionen, den größten Teil der Arbeitszeit in Anspruch.
Reduzieren Sie den administrativen Arbeitsaufwand
Der Schlüssel zur Verringerung dieses administrativen Workloads besteht darin, die Mitarbeiter darin zu schulen, autarker zu werden und mehr alltägliche Aufgaben zu automatisieren. Hier hilft ein Service-Management-Ansatz. Das Service-Management vereinfacht die Bereitstellung routinemäßiger Verwaltungsdienste und gibt Ihnen Zeit, sich auf hochwertige Aktivitäten zu konzentrieren.
Die typische HR-Organisation verfügt wahrscheinlich über Systeme zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten und entgeltbezogenen Aktivitäten. Es hat jedoch wahrscheinlich kein automatisiertes System für die Bearbeitung von Anfragen und Anfragen von Mitarbeitern.
Überlegen Sie, was passiert, wenn ein Mitarbeiter eine Vorladung zur Jury erhält: Die Chancen stehen gut, dass das Unternehmen immer noch auf physischen Papierkram oder einer Reihe von E-Mails angewiesen ist, um den Wunsch des Mitarbeiters nach einer arbeitsfreien Zeit zu erfüllen.
Da Mitarbeiterinteraktionen häufig mithilfe von E-Mails und Tabellen verfolgt werden, werden Mitarbeiteranfragen häufig übersehen oder übersehen. Dann passieren Fehler, die weitere Frustration und zusätzliche Arbeit für HR verursachen.
Bei E-Mails gibt es keine einfache Möglichkeit, festzustellen, ob eine Anforderung blockiert ist, oder Engpässe in Prozessen zu erkennen und zu beseitigen. Ebenso ist es schwierig, die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu analysieren und darauf zu reagieren - zum Beispiel, häufig angeforderte Informationen zu identifizieren und sicherzustellen, dass diese online verfügbar sind.
Manuelle Verwaltungsprozesse frustrieren die Mitarbeiter und belasten HR-Teams enorm. Eine kürzlich durchgeführte Umfrage ergab, dass HR-Mitarbeiter im Durchschnitt 12 Stunden pro Woche damit verbringen, routinemäßige Anrufe und E-Mails von Mitarbeitern zu bearbeiten.
Service-Management-Ansatz zur Befriedigung der Bedürfnisse der Mitarbeiter
Der Service-Management-Ansatz eliminiert diese langwierigen, zeitraubenden Prozesse. Es ersetzt nicht nur die E-Mail-Funktion, sondern auch die Art und Weise, wie HR mit Mitarbeitern in Kontakt tritt.
Stellen Sie sich das Service Management als perfekte Kombination aus administrativem Assistenten und Projektmanager vor. Es reagiert sofort auf Anfragen von Mitarbeitern, beschleunigt Prozesse, automatisiert wiederholbare manuelle Prozesse und verwaltet sogar komplexe abteilungsübergreifende Aktivitäten wie Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern.
Service-Management vergisst oder macht nie Fehler, geht immer mit Menschen um, damit Dinge erledigt werden, und lässt Sie wissen, ob ein Problem nicht gelöst werden kann. Es zeigt Ihnen auch, wo Ihre Mitarbeiter ihre Zeit verbringen - so können Sie die Ressourcenbereitstellung optimieren und die Produktivität maximieren.
Das Service-Management ersetzt nicht Ihr aktuelles Human Capital Management-System - es integriert sich damit und ergänzt es, sodass Sie die Arbeit, die Sie wahrscheinlich heute meist per E-Mail erledigen, besser sehen und kontrollieren können.
Es bietet Mitarbeitern dieselbe Transparenz. Sie können den Status ihrer Anfragen sehen, anstatt zu spüren, dass ihre Anfragen in ein schwarzes Loch verschwanden, kurz nachdem sie sie eingereicht hatten.
Indem die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, den Fortschritt ihrer Anfragen zu überwachen, werden die Anzahl der frustrierten Follow-up-E-Mails, Telefonanrufe und persönlichen Besuche im Personalwesen erheblich reduziert, was die administrative Arbeitsbelastung der Personalabteilung weiter verringert.
Vorteile eines Service Management Ansatzes
Das Service Management beginnt mit der Einführung eines webbasierten HR-Portals, in dem Mitarbeiter HR-Informationen finden und HR-Services anfordern können. Im Idealfall können Mitarbeiter auf ihren Arbeits-PCs, Heimcomputern, Laptops und ihren Smartphones und Tablets auf dieses Portal zugreifen.
Auf diese Weise können sie die Kontrolle über ihre grundlegenden HR-Anforderungen übernehmen, z. B. Vorteile bei der Anmeldung oder bei Änderungen der Statusänderungen. Mitarbeiter wählen einfach die benötigten Services aus einem Servicekatalog aus oder suchen in der Wissensbasis des Portals nach Informationen.
Wenn ein Mitarbeiter eine Anfrage über das Portal einreicht, erstellt das Service-Management-System automatisch einen Fall und führt ihn durch den gesamten Erfüllungsprozess. Dazu gehört die Zuweisung des Falles an den richtigen HR-Experten, die automatische Weiterleitung des Falles von Person zu Person nach Abschluss jedes Erfüllungsschritts und die Beibehaltung einer vollständigen Fallhistorie.
Sie können diesen Dienst auch auf andere Abteilungen erweitern. Zum Beispiel können Service-Management-Systeme im Rahmen des Onboarding-Prozesses automatisch IT-Konten einrichten oder Büroräume für neue Mitarbeiter anfordern.
Das Service-Management-System steuert die End-to-End-HR-Service-Delivery-Prozesse und weiß, wie diese Prozesse ablaufen. Zum Beispiel kann es Ihnen automatisch sagen, wenn ein Fall blockiert ist, so dass Sie Maßnahmen ergreifen können.
Darüber hinaus generiert es eine Vielzahl von KPIs und anderen Prozessmetriken - beispielsweise, wie gut Ihr Team auf Mitarbeiteranfragen reagiert. Es kann sogar die Arten von Wissensdatenbankabfragen analysieren, wodurch es einfach ist, Inhaltslücken zu identifizieren und auszufüllen.
Fazit
HR-Experten entscheiden sich für eine Karriere im Personalwesen, weil sie Menschen helfen wollen, nicht ihre Tage damit verbringen, Papiere einzureichen, Tabellen zu aktualisieren und auf E-Mails zu antworten. Zu oft unterbrechen alltägliche Bitten und Stapel von Papierkram diese Arbeit, was sie und die Mitarbeiter, denen sie helfen wollen, frustriert.
HR ist ein Dienstleister und kann auf das Beispiel seines Kollegen, der IT-Abteilung, zurückgreifen. Die IT hat bei vielen Unternehmensanstrengungen die Führung übernommen, eine Service-Management-Disziplin anzuwenden, um die Einreichung und Erfüllung von IT-Helpdesk-Anfragen zu automatisieren.
Durch die Automatisierung dieser Aufgaben kann sich die IT auf eine strategischere Arbeit konzentrieren, mit der das Unternehmen seine allgemeinen Geschäftsziele erreichen und den Wert der IT besser demonstrieren kann.
Ein Service-Management-Ansatz ist der Schlüssel dafür, dass die Personalabteilung ihr Profil gegenüber Unternehmensführern erhöht, indem sie qualitativ hochwertigere Dienstleistungen bereitstellt und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht, während gleichzeitig die eigene Arbeitsbelastung verringert wird. Die Personalabteilung kann ihre Zeit und ihr Fachwissen strategischen Aktivitäten widmen, die ihr Geschäft voranbringen.