Eine einfache Anleitung zu folgen
Ein Projektmanagementplan ist ein Dokument, das festlegt, wie das Team am Projekt arbeiten wird. Es beschreibt den Projektlebenszyklus und beschreibt, wie die Arbeit ausgeführt, überwacht, kontrolliert und dann formell abgeschlossen wird.
Der Projektmanagementplan ist eigentlich ein Oberbegriff für alle Teilpläne, die Sie für das Projekt erstellen. Wir können den Projektmanagementplan als alles definieren, was in diesen Plänen behandelt wird:
- Anforderungsmanagementplan
- Umfang Managementplan
- Planen Sie den Managementplan
- Qualitätsmanagementplan, wenn Sie einen haben
- Kostenmanagementplan
- Risikomanagementplan (der auf Ihr Risikoprotokoll verweisen sollte)
- Änderung des Managementplans
- Beschaffungsmanagementplan, wenn Sie einen für das Projekt benötigen
- Konfigurationsmanagementplan, wiederum nur, wenn Sie planen, einen zu schreiben: Sie haben vielleicht nicht das Gefühl, dass es für Ihr Projekt notwendig ist
- Personalmanagementplan
Der Projektmanagementplan enthält auch wichtige Informationen über die Baselines des Projekts, insbesondere hinsichtlich Umfang und Zeitplan. Dadurch erhalten Sie eine Linie im Sand, auf die Sie zurückgreifen können, damit Sie leicht sehen können, was sich geändert hat, wenn Sie das Projekt endgültig schließen und die geplante mit der tatsächlichen Leistung vergleichen.
Abgesehen davon existiert der Projektmanagementplan als eigenständiges Dokument. Hier ist, was Sie einbeziehen und wie Sie diese anderen Abschnitte referenzieren können.
Wie schreibe ich das Projektmanagement-Plan-Dokument?
Starten Sie Ihr Dokument mit dem Namen des Projekts und dem Datum. Verwenden Sie eine Vorlage von Ihrem Project Management Office, wenn Sie eine haben, um zu sparen, dass Sie von vorne anfangen müssen.
Dann schließe diese Abschnitte ein:
Schwellenwerte und Baselines: Geben Sie an, wie die Baselines für die Bereiche Zeitplan, Umfang, Kosten und Qualität des Projekts verwaltet werden. Legen Sie fest, welche akzeptablen Abweichungen zu planen sind (z. B. +/- 10 Prozent) und was Sie tun werden, wenn es so aussieht, als ob diese verletzt werden. Möglicherweise haben Sie dies bereits in Ihrer Projektcharta dokumentiert.
Governance: Legen Sie fest, welche Projektprüfungen, Peer Reviews und andere Governance-Maßnahmen Sie anwenden, wenn Sie den Projektmanagement-Lebenszyklus durchlaufen. Als Minimum sollten Sie das formelle Zeichen am Ende jeder Phase einschließen. Dies ist eine der Aufgaben des Projektsponsors. Sie können auch Details zu den Qualitätsprüfungen eingeben, die Sie halten, wenn dies für Ihr Projekt angemessen ist.
Methodology Decisions: Dies ist ein guter Ort, um aufzuschreiben, welche Teile Ihrer Projektmanagementmethodik Sie nicht entschieden haben, weil dies nicht relevant ist. Sie können hier beispielsweise notieren, dass Sie keinen Beschaffungsmanagementplan durchführen, da für Ihr Projekt keine Beschaffung erforderlich ist.
Alles andere: Beschränke dich nicht auf diese Überschriften. Fügen Sie alles hinzu, was Ihrer Meinung nach für die Planung des Projekts relevant sein könnte, z. B. Verknüpfungen mit anderen Projekten im Unternehmen, externe Faktoren, die sich auf die Planung auswirken können, die Sie jemandem zur Kenntnis bringen möchten, und so weiter.
Die Tochterpläne
Wenn Sie alle Ihre Projektdokumente zu einem zusammenführen, wird es ein riesiger Projektmanagementplan sein. Es empfiehlt sich, Links (oder zumindest eine Beschreibung, wo das Dokument gefunden werden kann) in dieses Dokument aufzunehmen. Dann, wenn jemand es lesen möchte, können sie es finden, ohne dass Ihr Projektmanagementplan so überwältigend lang wird, dass niemand es überhaupt ansieht.
Vergessen Sie nicht, auch auf die Baselines zu verlinken. Speichern Sie für die Baseline des Projektplans eine Version Ihres Plans und verknüpfen Sie diese. Speichern Sie für die Kostenbasis eine Version Ihrer Budgetplanung ab heute und verknüpfen Sie diese. Diese Dokumente sind lebende Dokumente und werden sich im Laufe des Projekts ändern, aber Sie behalten diese Originaldateien, damit Sie auf sie zurückblicken und den Vergleich durchführen können.
Fügen Sie Ihrem Projektmanagementplan schließlich die Versionskontrolle hinzu, so dass Sie bei Bedarf leicht sehen können, ob Sie an der neuesten Kopie arbeiten.