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12 Fragen HR muss bei der Behandlung von Familienurlaub berücksichtigen

Rechtliche, ethische und arbeitsrechtliche Probleme treten auf, wenn ein Mitarbeiter ein Baby hat

Bezahlt oder nicht, 80 Prozent der Eltern nehmen nach der Geburt eines Kindes einen Familienurlaub. Während also die Eltern, die bald zu Eltern werden wollen, gerade damit beschäftigt sind, Kindergärten zu streichen und zu lesen, was zu erwarten ist, wenn du erwartest, kannst du mit der Planung ihres Familienurlaubs beginnen.

Wenn es um Familienurlaub geht, muss die Personalabteilung viele Grundlagen abdecken. Sie sind gesetzlich verpflichtet, einige Dinge zu tun, während Sie andere tun müssen, um die Arbeit fließend zu halten und kümmern sich um Mitarbeiter, die neue Eltern sind. Ihre Familie verlässt Checkliste muss diese zwölf Elemente berücksichtigen.

Kenne die Regeln über Familienurlaub

Die Vereinigten Staaten sind eines der wenigen Länder in der Welt, in denen kein bezahlter Mutterschafts- oder Vaterschaftsurlaub erforderlich ist, aber nach dem Family Medical Leave Act (FMLA) müssen Sie 12 Wochen unbezahlten Urlaub für anspruchsberechtigte Arbeitnehmer leisten.

Verstehe dieses Gesetz und was Angestellte haben dürfen. Zum Beispiel müssen Mitarbeiter nicht die ganzen 12 Wochen in einem Stück nehmen - sie können sich die Zeit mit Unterbrechungen nehmen.

Geburtsmütter, Partner und adoptierende Eltern qualifizieren sich alle (vorausgesetzt, sie erfüllen die Kriterien). Lernen Sie dieses Gesetz sowie andere Gesetze in Ihrem Bundesstaat kennen (Kalifornien, Hawaii, New Jersey, New York und Rhode Island haben bestimmte Gesetze zur bezahlten Elternzeit, schauen Sie genau hin). Mehr Arbeitsgesetze werden regelmäßig verabschiedet, so dass es sich lohnt, über die Gesetze in Ihrer Rechtsordnung informiert zu bleiben.

Schreiben Sie eine formelle Richtlinie zum Familienurlaub

Dokumentieren Sie die Firmenpolitik bezüglich Familienurlaub. Ja, halten Sie sich an die Gesetze, aber Ihre Firma kann andere Details entscheiden. Betrachten Sie diese Optionen, wenn Sie an Familienurlaub denken.

  • Werden Sie bezahlte Freizeit für Familienurlaub anbieten? Es ist nicht durch Bundesgesetz erforderlich, aber es gibt viele Vorteile dafür. Google hat die Bindung von neuen Müttern um 50 Prozent erhöht, indem sie einfach eine zusätzliche bezahlte Freistellung angeboten hat. Wenn Sie eine bezahlte Freizeit anbieten, geben Sie an, wie viel Zeit Ihnen zur Verfügung steht und welche Mitarbeiter sich qualifizieren. Zum Beispiel erhalten Vollzeitbeschäftigte x Betrag, aber Teilzeitbeschäftigte qualifizieren sich nicht.
  • Wird die bezahlte Auszeit für Familienurlaub gleichzeitig mit der FMLA-Zeit laufen? Wenn Mitarbeiter zwei Wochen bezahlte Freistellung erhalten, entscheiden Sie, ob diese Zeit getrennt oder gleichzeitig mit der FMLA-Zeit läuft. Wenn es separat läuft, könnten die Mitarbeiter möglicherweise 14 Wochen frei nehmen. Wenn es gleichzeitig läuft, sollten Sie den Mitarbeiter während zwei der 12 Wochen, die er durch FMLA berechtigt ist, bezahlen.
  • Haben Sie einen universellen Plan für Familienurlaub? Wenn Sie den Mitarbeitern eine bezahlte Freistellung anbieten, entscheiden Sie, ob alle Eltern genau die gleiche Zeit erhalten oder ob unterschiedliche Situationen unterschiedlich behandelt werden. Zum Beispiel, sollten leibliche Mütter zwei Wochen bezahlte Freizeit bekommen, aber Adoptiveltern oder nichtgebärende Partner erhalten eine bezahlte Woche? Das hängt von der Firma ab, aber schreiben Sie die Richtlinien für den Familienurlaub auf, damit ähnliche Situationen einheitlich behandelt werden.

Arbeit für Familienurlaub koordinieren

Stellen Sie sicher, dass die Manager lange vor dem Familienurlaub mit den Mitarbeitern zusammenarbeiten, um die Arbeit zu koordinieren, während der Mitarbeiter abwesend ist. Erhalten Sie alle Details, die abgedeckt werden, und lassen Sie Ihre E-Mails an einen Mitarbeiter weiterleiten (falls erforderlich).

Dies verringert den Stress für Mitarbeiter und beseitigt mögliche Engpässe. Manager können mit ihrem Team zusammenarbeiten, um Verantwortlichkeiten zu koordinieren, was nicht nur für die Familienzeit, sondern auch für den Verlust eines Mitarbeiters aus anderen Gründen nützlich ist.

Erinnere dich an die Privatsphäre der Mitarbeiter über Familienurlaub

Nicht jeder möchte, dass das gesamte Unternehmen weiß, dass sie ein Baby erwarten oder haben. Und eigentlich ist HR nicht verpflichtet, den Managern sogar zu sagen, warum ein Mitarbeiter auf FMLA ist (obwohl sie wahrscheinlich wissen werden, warum ein offensichtlich schwangerer Mitarbeiter plötzlich für ein paar Wochen weg ist).

Berücksichtigen Sie, wie offen der Mitarbeiter die Schwangerschaft mit Kollegen diskutiert und mit Respekt handelt. Wenn der Mitarbeiter Bilder des Neugeborenen auf der Firmen-Social-Site, auf Facebook oder per E-Mail verbreiten möchte, super. Aber du solltest es nicht tun.

Machen Sie Vorteile zugänglich

Vorteile sind wichtig während einer Schwangerschaft und Geburt, und ein Mangel an ihnen oder Verwirrung über sie erzeugt Stress für die Mitarbeiter. Fast alle Mitarbeiter wünschen sich eine auf Lebensereignisse zugeschnittene Vorteilskommunikation. Während Gesundheitsbedürfnisse unmöglich vorherzusagen sind, sind sie sicherlich leichter vorauszusehen, wenn jemand ein Kind erwartet.

Es ist eine dünne Linie zu gehen, aber so viel Hilfe wie möglich zu bieten, ohne die Privatsphäre des Mitarbeiters zu missachten. Zum Beispiel ist es unangemessen, einer schwangeren Mitarbeiterin zu sagen, dass Ihr Gesundheitsdienstleister eine Hotline für Pflegefragen hat, es sei denn, sie fragen ausdrücklich nach.

Sie haben keine Ahnung, welche Entscheidungen sie für ihr Kind treffen werden, aber Sie können immer noch helfen, indem Sie daran erinnern, dass das Employee Assistance Program (EAP) über gute Support-Ressourcen verfügt.

Stellen Sie ein sicheres System online zur Verfügung, in dem Mitarbeiter auf Details zu Vorteilen zugreifen können oder Mitarbeiter Kopien der entsprechenden Unterlagen erhalten können. Wenn möglich, leiten Sie Mitarbeiter an Orte, an denen sie recherchieren und Antworten finden können. Dies führt zu weniger Arbeit für Sie und befähigt sie dazu, selbständig zu navigieren und die Vorteile zu erkunden, während sie gleichzeitig ihre Privatsphäre respektieren.

Bietet Flexibilität

Die Menschen wollen Flexibilität, aber zeichnen die notwendigen Linien. Das Der neue Titel des Elternteils macht es nicht akzeptabel, dass Vollzeitbeschäftigte nur 25 Stunden pro Woche arbeiten. Es ist wahrscheinlich nicht vernünftig für Angestellte, ihr neues Baby die ganze Zeit zur Arbeit zu bringen. Es ist jedoch wahrscheinlich keine große Sache, wenn Erica um 9:15 Uhr ankommt, während sie den Tagesplan für die Kindertagesstätte ermittelt.

Flexibilität kann den Mitarbeitern helfen, sich auf ihre neue Verantwortung einzustellen. Mitarbeiter sollten ein Team von Mitarbeitern haben, die sie bei der Arbeit unterstützen, und flexible Stunden bieten Ihnen Unterstützung.

Einige Unternehmen finden es für beide Seiten vorteilhaft, dass die Mitarbeiter langsam wieder arbeiten können. Wenn die Mitarbeiter nach dem Familienurlaub einige Wochen in Teilzeit arbeiten können, haben sie die Möglichkeit, Geld einzubringen, ohne überfordert zu werden. Es erleichtert auch die Entlastung eines Mitarbeiters.

Wenn Mitarbeiter ihre gesamte FMLA-Zeit verwenden, aber immer noch etwas mehr Zeit für die Wiederherstellung benötigen, versuchen Sie, sie mit unbezahlter Abwesenheitszeit zu verlängern. Oder, wenn Mitarbeiter sich nicht für FMLA qualifizieren (und gemäß bezahlten Elternzeitvertretern, 40 Prozent der US-Angestellten nicht), versuchen Sie, sie trotzdem unterzubringen.

Erstellen Sie einen Notfallplan

Flexibilität kann auch dem Unternehmen zugute kommen, wenn vor oder nach dem Elternurlaub eine Positionsänderung beantragt wird. Zum Beispiel könnte ein Elternteil Stunden reduzieren oder einige (oder alle) seiner Arbeitszeit auf Telearbeit umstellen, um zu Hause bei seinem neuen Kind zu bleiben.

Sie sind nur gesetzlich verpflichtet, eine Position von gleicher Bezahlung, Nutzen und Prestige für einen Mitarbeiter, der von FMLA zurückkehrt, wiederherzustellen, aber Mitarbeiter könnten effektiver arbeiten, wenn zusätzliche Anpassungen vorgenommen werden.

Nicht alle Unternehmen können sich diese Änderungen leisten, aber manchmal sind auch Unterkünfte möglich. Einige Eltern möchten nach einer Geburt ihren Arbeitsplan ändern und könnten ihre Arbeit komplett streichen. Und gehen Sie nicht davon aus, dass nur weibliche Eltern sich entscheiden, die Belegschaft zu verlassen.

Laut dem National At-Home Dad Network, "Die genaueste Zählung von Daheimgebliebenen wurde von Dr. Beth Latshaw im Jahr 2009 auf 1, 4 Millionen geschätzt. Diese Zahl ist wahrscheinlich aufgrund von Trends aus anderen Quellen auf mindestens 1, 75 angestiegen Million."

Berücksichtigen Sie Änderungen beim Leistungsbezug der Mitarbeiter

Mit der ganzen Aufregung eines neuen Babys können Angestellte vergessen, dass das neue Bündel der Freude auch eine neue Abhängigkeit ist, die sie ihren Krankenversicherungsplänen hinzufügen müssen. Erinnern Sie die Mitarbeiter an die Daten und Fenster, wo sie können und müssen ihre Vorteile Wahlen ändern.

Andere Änderungen der Leistungen beziehen sich auf Mitarbeiter, die Urlaub nehmen. Bei unbezahltem FMLA-Urlaub sammeln die Mitarbeiter keinen Gehaltsscheck. Wie werden sie für ihre Leistungsprämien bezahlen? (Rechtlich, wenn sie FMLA-Zeit verwenden, muss das Unternehmen Abdeckung bereitstellen, also finden Sie einen Weg, dass sie noch ihren Beitrag leisten können.)

Sie müssen Entscheidungen zu verschiedenen anderen Richtlinien für Ihr Mitarbeiterhandbuch und die Implementierung treffen.

  • Entscheiden Sie, ob Mitarbeiter während ihres Urlaubs weiterhin Freistellungen erhalten. Wenn sie nicht anfallen, berücksichtigen Sie dies bei der Berechnung der Freizeit oder passen Sie diesen Urlaub in der Freizeit der Firma an.
  • Wenn die Mitarbeiter nach der Geburt nicht zurückkehren, wird die Urlaubszeit auf den letzten Gehaltsscheck ausgezahlt, wenn dies in der Urlaubspolitik des Unternehmens festgelegt ist.
  • Überprüfen Sie die Urlaubsrichtlinie, um festzustellen, ob Mitarbeiter die Urlaubszeit in die Elternzeit oder die FMLA-Zeit, die sie bereits belegen, aufnehmen können.

    Alle diese Details sollten in Ihren Freigaberichtlinien enthalten sein. Wenn dies nicht der Fall ist, fügen Sie sie hinzu, so dass jeder Mitarbeiter gleich behandelt wird.

    Sei einfühlsam

    Gelegentlich ist die Geburt eines Kindes kein festliches Ereignis im Leben der Menschen. Ungeplante Schwangerschaften passieren. Späte Fehlgeburten und Kindersterblichkeit sind verheerend. Ein Mitarbeiter kann sein Kind zur Adoption freigeben oder eine Schwangerschaft beenden. Nähern Sie sich jeder dieser Situationen mit Sensibilität und Respekt.

    Arbeiten Sie mit dem Mitarbeiter und dem Manager des Mitarbeiters zusammen, um den Übergang in die Arbeit sensibel zu bewältigen. Berücksichtigen Sie auch einige Situationen (wie Fehlgeburten) in der Trauerpolitik des Unternehmens.

    Schmerzhafte Lebensereignisse sind für die Mitarbeiter schwierig, aber auch schwierig für die Menschen, die sich um sie kümmern. Denken Sie darüber nach, wie das Unternehmen diese Situationen zuvor sensibel (und privat) handhaben kann.

    Feiern

    Eine kleine, nette Geste der Organisation erinnert die Mitarbeiter daran, dass sie ein Team von Mitarbeitern haben, die sie im Büro anfeuern. Warten Sie ein paar Tage nach der Geburt, um sicherzustellen, dass alles gut geht, und senden Sie dann einige Blumen, eine Karte oder einen Strampelanzug. Überlegen Sie, was dieser Mitarbeiter zu schätzen weiß (wenn sie sehr privat sind, berücksichtigen Sie dies), und versuchen Sie, die Geste zu individualisieren.

    Denken Sie an Nach-Baby-Unterkünfte

    Für viele Unternehmen endet das Elterngeld nicht mit dem Familienurlaub. Überlegen Sie, welche Unterkünfte die Mitarbeiter benötigen oder schätzen. Das Fair Labor Standards Act (FLSA) verlangt von Unternehmen, stillenden Müttern Pausen zu gewähren und private, um Muttermilch auszudrücken.

    Berufstätige Eltern, die keinen Partner zu Hause haben, brauchen wahrscheinlich auch Kinderbetreuung - was für amerikanische Familien der größte Haushaltsposten ist. Im Durchschnitt geben amerikanische Familien 9.589 US-Dollar pro Jahr für Kinderbetreuung in Höhe von 28.353 US-Dollar für eine Pflegekraft aus.

    Berücksichtigen Sie zusätzliche Vorteile für Mitarbeiter

    Erwägen Sie, eine Art von Kinderbetreuungsgeld für Mitarbeiter zu schaffen, wie z. B. die Subventionierung von Kosten oder sogar die Bereitstellung von Vor-Ort- oder arbeitsnahen Betreuungsmöglichkeiten für Kinder. 83 Prozent der Kinderbetreuer sagen, dass dies ihnen hilft, Stress abzubauen und die Work-Life-Balance zu verbessern.

    Wenn es um Kinderbetreuungsleistungen geht, werden die Mitarbeiter die Hilfe zu schätzen wissen, und die einzige Grenze besteht darin, wie kreativ man sich dem Nutzen nähern kann (und was das Unternehmen sich leisten kann).

    Helfen Sie Ihren Mitarbeitern, eine erholsame, nicht stressige Familienerfahrung zu haben, und stellen Sie sicher, dass das Unternehmen sowohl während seiner Abwesenheit als auch bei seiner Rückkehr angemessen versorgt wird.

    Befolgen Sie die Regeln und Richtlinien, um die Einhaltung und faire Behandlung aller Mitarbeiter, die Familienurlaub nehmen, zu gewährleisten.

    Große Veränderungen im Leben der Mitarbeiter sind spannend und ein Übergang für alle. Mit ein wenig Planung können Sie Familienblätter mit Leichtigkeit navigieren.

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