Die Überprüfung von Dokumenten ist oft die arbeitsintensivste und teuerste Phase des Prozessablaufs, des E-Discovery-Prozesses und des EDRM. Während dieser Phase wird jede Seite von Daten in einer Sammlung überprüft und analysiert, um zu bestimmen, welche Dokumente der Produktion gegenüber dem gegnerischen Anwalt vorenthalten werden müssen.
Oftmals sind Dokumentenprüfer Anwälte, die die rechtlichen und tatsächlichen Probleme in den Rechtsstreitigkeiten verstehen und in der Lage sind, die erforderlichen Ermessensentscheidungen bezüglich Privilegien und Reaktionsfähigkeit zu treffen. Um Kosten zu minimieren, werden oft Teams von Vertragsanwälten und / oder Rechtsassistenten eingesetzt.
Der Überprüfungsprozess besteht oft aus mehreren Phasen. Die Rechtsabteilung kann eine erste Überprüfung durchführen, um Dokumente auf Relevanz und Code zu analysieren oder sie für einen relevanten Gegenstand zu markieren. Das Support-Personal für die Rechtsstreitigkeiten lädt die codierten Daten in eine durchsuchbare Datenbank, die es Prozessteams ermöglicht, wichtige Dokumente in jeder Phase des Rechtsstreits leicht zu finden.
Nachdem die Informationen verarbeitet wurden, führt das Rechtsteam eine zweite, detailliertere Überprüfung durch, um festzustellen, welche Dokumente aus der Produktion zurückgehalten werden sollten. Dokumente können aus verschiedenen Gründen zurückgehalten werden, einschließlich:
- Relevanz - Sind die Informationen relevant für die Probleme in diesem Fall? Wenn es für die Tatsachen und Fragen der Klage, der Klage oder der Untersuchung irrelevant ist, muss es nicht an gegnerische Parteien gerichtet werden.
- Reaktionsfähigkeit - Entspricht die Information den Suchanfragen der gegnerischen Parteien oder den Untersuchungsaufforderungen der Aufsichtsbehörden? Wenn ja, auf welche Anfrage für die Produktion reagiert die Information? Dokumentüberprüfer markieren möglicherweise auch "heiße" Dokumente - solche, die wichtige Informationen zum Fall enthalten und besonders reaktionsfähig sind - während der Überprüfungsphase des Dokuments.
- Privilegierung - Unterliegen die Informationen dem Anwaltsgeheimnis, der Anwalt-Produkt-Doktrin und / oder Vertraulichkeitsregeln und Datenschutzgesetzen? Wenn dem so ist, wird es auch der Produktion vorenthalten.
- Vertraulichkeit - Wenn das Dokument vertraulich ist, muss es von der Produktion ausgeschlossen werden. Wenn ein Dokument beispielsweise ein Geschäftsgeheimnis behandelt - wie zum Beispiel das Rezept für den Schokoladenriegel eines Süßwarenherstellers -, ist das Rechtsteam nicht verpflichtet, es an gegnerische Parteien zu übergeben. Der Dokumentenprüfer analysiert das Dokument, um festzustellen, ob es vertrauliche Informationen enthält. Wenn dies der Fall ist, wird der Prüfer feststellen, ob bestimmte Teile dieses Dokuments zum Schutz des vertraulichen Arbeitsprodukts des Kunden oder ob das Dokument vollständig von der Produktion ausgeschlossen werden sollte.
Im Rahmen des Dokumentenprüfungsverfahrens kann das Überprüfungsteam Dokumente identifizieren, die ganz oder teilweise gelöscht oder als vertraulich gekennzeichnet werden sollten, um den Inhalt dieser Dokumente vor Offenlegung zu schützen. Das Team kann auch Privilegien- und / oder Redaktionsprotokolle erstellen, um solche Informationen zu verfolgen.
Neben der Überprüfung auf Relevanz, Reaktionsfähigkeit, Privilegien und Vertraulichkeit kann das Review-Team auch die Informationen analysieren, um Schlüsseldokumente auf angebliche Fakten oder wichtige rechtliche Probleme in diesem Fall zu beziehen. Dokumentüberprüfer können auch versuchen, wichtige Dokumente mit Schlüsselpersonen in Beziehung zu setzen, die über die Dokumente aussagen oder andere subjektive Informationen identifizieren können. Auf der Grundlage der Überprüfung und Analyse der Dokumente in der Sammlung kann die Rechtsabteilung beginnen, ein besseres Verständnis der tatsächlichen Sachverhalte in einem Fall zu erlangen, Rechtstheorien zu formulieren und Schlüsselzeugen zu identifizieren, die abgesetzt oder vor Gericht gestellt werden sollen.
Durch Keulung, Stichwortsuche, erste Überprüfung in der Vergangenheit und andere Techniken, um das Volumen des Datensatzes einzuschränken, stellen die Dokumente, die schließlich von der Rechtsabteilung überprüft werden, normalerweise nur einen kleinen Bruchteil der ursprünglichen Sammlung dar. Um die Kosten weiter zu senken, strömen immer mehr Technologien, die den Überprüfungsprozess automatisieren, auf den Markt.