Erlernen Sie die Komponenten der Kommunikation am Arbeitsplatz

Fragen, die helfen, Effizienz, Kompetenz und Build-Rapport

Kommunikation ist der Austausch von Informationen zwischen zwei oder mehr Personen, der Akt der Übermittlung von Informationen. Kommunikation hat so viele Komponenten und es ist alltäglich, am Arbeitsplatz nicht effektiv zu kommunizieren.

Effektive Kommunikation erfordert, dass alle Komponenten einer Kommunikation perfekt für "gemeinsame Bedeutung" zusammenarbeiten, meine Lieblingsdefinition von Kommunikation. Es ist besonders wichtig, wenn Fragen gestellt und beantwortet werden.

Komponenten in der Kommunikation

Jede Kommunikation besteht aus fünf Komponenten, und eine sechste ist die gesamte Umgebung des Arbeitsplatzes, in dem die Kommunikation stattfindet. Die Komponenten der Kommunikation sind:

• Die Person, die die Nachricht sendet. Der Absender muss die Nachricht klar und detailliert genug darstellen, damit der Empfänger die Bedeutung mit dem Absender teilt.
• Der Kontext für die Nachricht. Der Kontext ist, wie die Nachricht vom Absender der Nachricht übermittelt wird. Der Kontext beinhaltet nonverbale Kommunikation wie Gesten, Körpersprache, Gesichtsausdrücke und Elemente wie den Tonfall. Der größte Teil des Kontexts für eine Nachricht ist nur verfügbar, wenn der Empfänger den Absender der Nachricht sehen und hören kann. E-Mails und IM-Emoticons zum Beispiel sind eine schlechte Ersetzung, da der Absender sie ohne Eingabe vom Empfänger formuliert.
  
  Ein weiterer Teil des Kontextes sind die Emotionen, die im Kommunikationskreis involviert sind. Ist der Absender wütend? Ist der Empfänger gleichgültig gegenüber dem Inhalt der Kommunikation oder verachtungsvoll gegenüber dem Absender? Normale menschliche Emotionen beeinflussen, ob eine Nachricht erfolgreich geteilt wird.

• Die Person, die die Nachricht erhält. Der Empfänger muss sorgfältig und aufmerksam zuhören, Fragen zur Klarheit stellen und umschreiben, um sicherzustellen, dass der Empfänger die Bedeutung mit dem Absender teilt. Wenn der Empfänger dem Absender vertraut, erhöhen sich die Chancen für eine effektive Kommunikation.
• Die Versandmethode, die Sie auswählen. Die Zustellungsmethode sollte basierend auf dem Medium ausgewählt werden, das am effektivsten ist, um die Bedeutung der Nachricht zu vermitteln. Da Kommunikationsmethoden seit dem Beginn von Computern und mobilen Geräten so vielfältig sind, sind Entscheidungen über die Zustellungsmethode komplexer geworden. Die Zustellungsmethode muss den Kommunikationsbedürfnissen sowohl des Senders als auch des Empfängers entsprechen.
  
  Kommunikationsmethoden umfassen verbale Kommunikation, Instant Messages (IM), E-Mail, Briefe, Schilder, Poster, Videos, Screenshots, Telefone, Notizen, Formulare, schriftliche Dokumente und mehr. Diese Methoden werden weiter ausgebaut, und die Erwartungen der Mitarbeiter an die sofortige Kommunikation über alles, was mit ihrer Arbeit zu tun hat, werden weiter zunehmen.
  
  Die persönliche Kommunikation hat insbesondere für organisatorische Informationen an Bedeutung gewonnen, die Veränderungen erfordern, die Anerkennung der Mitarbeiter ermöglichen oder Fragen vor Ort ermöglichen. Die persönliche Kommunikation wird ebenfalls bevorzugt, da die Mitarbeiter Zugriff auf die Komponente, den Kontext haben.

• Der Inhalt der Nachricht. Der Inhalt der Nachricht sollte klar und ausführlich genug dargestellt und beschrieben sein, um das Verständnis vom Empfänger zu erhalten. Wenn der Inhalt der Nachricht resoniert und sich auf einer bestimmten Ebene mit den bereits bestehenden Überzeugungen des Empfängers verbindet, ist dies am effektivsten.

Wie gute Fragen gestellt werden, verbessert die Kommunikation

James O. Pyle und Maryann Karinch fügen folgendes hinzu, um eine effektive Kommunikation zu unterstützen.

Von der Personalabteilung bis zum Kundendienst verschmutzen schlechte Fragen fast jeden Arbeitsplatz. Schlechte Fragen führen oft zu unvollständigen oder irreführenden Antworten und können das Rapport untergraben. Auf der anderen Seite sind gute Fragen ein wertvolles Werkzeug für Effizienz, Kompetenz und Rapportbildung.

Es gibt sechs Arten von guten Fragen: direkt, Kontrolle, Wiederholung, hartnäckig, Zusammenfassung und nicht relevant. Um sie kurz zu beschreiben:

• Direkt: Sie stellen eine einfache Frage mit einem grundlegenden Fragezeichen.
• Kontrolle: Sie kennen die Antwort bereits, wenn Sie danach fragen. Es ist eine Möglichkeit herauszufinden, ob die Person lügt, nicht informiert ist und / oder nicht aufpasst.
• Wiederholen Sie: Sie stellen zwei verschiedene Fragen, die nach denselben Informationen sind.
• Persistent: Sie stellen die gleiche Frage auf unterschiedliche Weise, um alle Facetten der gewünschten Informationen zu erkunden.

• Zusammenfassung: Sie stellen eine Frage, die der Quelle eine Gelegenheit geben soll, die Antwort erneut zu lesen.
• Nicht relevant: Es bezieht sich nicht auf das Thema, von dem Sie etwas wissen möchten, aber es ist eines, über das die Person wahrscheinlich nicht lügen wird; es dient dem Zweck, zu sehen, wie die Wahrheit "aussieht" und die Person dazu zu bringen, sich für Sie zu öffnen. Es kann auch in den Kontext des Fragenaustausches eingebunden werden.

Details zu den 6 Arten von guten Fragen

Direkte

Direkte Fragen sind die besten: Ein Interrogativ, ein Verb und ein Nomen oder Pronomen.

• Wer bist du?
• Was ist auf der Party passiert?
• Wann bist du im Büro angekommen?

• Wo sind die Autoschlüssel?
• Warum hast du das Treffen vorzeitig verlassen?
• Wie viel hast du für dieses iPad bezahlt?

Steuerung

Wann sagst du: "Ich werde absichtlich keine direkte Frage stellen?" Wenn Sie die Richtigkeit oder Genauigkeit einer Antwort überprüfen, verwenden Sie eine Kontrollfrage und suchen nach Konsistenz.

Kontrollfragen sind absichtliche Fragen, auf die Sie die Antwort wissen, also handelt es sich nicht um die Entdeckung von Informationen. Sie handeln von der Entdeckung von Verhalten, Sprachmustern und dem Grad der Wahrhaftigkeit oder Genauigkeit. Vielleicht ist es etwas, worüber Sie vorher mit der Person gesprochen haben.

Wenn Sie wissen, dass jemand in Ihrem Personalteam einen Mitarbeiter entfremdet hat, weil der Mitarbeiter eine E-Mail geschickt hat, um sich über die Person zu beschweren, könnten Sie eine Kontrollfrage stellen wie "Wie ist es heute bei der Leistungsbeurteilung mit Pamela gelaufen?" die Information; Sie möchten nur herausfinden, wie Ihre HR-Person die Frage beantwortet.

Wiederholen

Sie möchten die gleichen Informationen auf zwei verschiedene Arten erhalten. Wenn Sie zum Beispiel gefragt haben: "Wie viele Leute sind in der Verkaufsabteilung?", Könnte die Person, mit der Sie sprechen, antworten: "Es sind 22 auf dem Feld." Später, wenn Sie mit ihm über etwas anderes reden - Bereiche, in denen das Unternehmen beispielsweise Fuß fasst - Sie könnten fragen: "Wie viele Verkaufsregionen haben Sie?"

Er könnte antworten, "22", was eine Möglichkeit ist, die Anzahl der Mitarbeiter im Verkaufsteam zu bestätigen. Es ist kein absoluter Test, aber es gibt dem, was er vorher gesagt hat, Wert und Glaubwürdigkeit. Sie sind zwei verschiedene Fragen, die die bereitgestellten Informationen überprüfen.

Bei wiederholten Fragen können Sie auch Diskrepanzen aufdecken. Wenn Ihre Quelle in diesem Beispiel angibt, dass es 28 Verkaufsregionen gibt, möchten Sie eine Klarstellung vornehmen. Vielleicht gibt es einen ganz guten Grund - die Verkaufsmannschaft hat normalerweise eine Ergänzung von 28, aber in letzter Zeit gab es so viel Umsatz, dass sie sechs kurz sind - aber die Antwort lässt Zweifel aufkommen, dass es eine Diskrepanz zwischen den Zahlen gibt von Personal und die Anzahl der Verkaufsgebiete. Dieses Missverhältnis muss zu weiteren Fragen führen, um das Problem zu lösen.

Hartnäckig

Bei einem Austausch, bei dem mehr als eine Antwort auf eine Frage gegeben wird, verwenden Sie persistente Fragen, um eine vollständige Antwort zu erhalten. Wie bei wiederholten Fragen sind auch hartnäckige Fragen hilfreich, wenn Sie vermuten, dass die Person nicht wahrheitsgemäß ist.

"Wohin gingst du in deinem Urlaub nach Kalifornien?" Könnte die Antwort "Disneyland" hervorrufen. Obwohl es möglich ist, dass Disneyland der einzige Ort ist, ist es logisch, dieser Frage mit "Wo sonst?" Zu folgen.

Wenn Sie diese Wiederholungsfrage umgehen und direkt auf Fragen zu Disneyland eingehen, verpassen Sie die Gelegenheit, sich ein vollständiges Bild von der Kalifornienreise Ihres Freundes zu machen, es sei denn, diese Informationen werden zu einem anderen Zeitpunkt bekannt.

Zusammenfassung

Bei zusammenfassenden Fragen geht es nicht darum, Wahrhaftigkeit zu bestimmen, sondern um die Quelle zurückzugeben, was sie gesagt hat, damit sie die Möglichkeit hat zu denken: "Habe ich wirklich gesagt, was ich sagen wollte?"

Sie verkaufen Autos aller Art, von zweitürigen Limousinen bis hin zu Luxusmodellen in voller Größe. Ein junges Paar kommt in den Showroom und fragt nach einem der Luxusmodelle.

"Was wirst du die meiste Zeit mit dem Auto machen?" Fragst du.

"Hin und her pendeln zur Arbeit. Wir arbeiten im selben Gebäude ", sagt sie.

"Wozu sonst wirst du das Auto benutzen?"

"Ausflüge am Wochenende, um meine Eltern zu sehen. So etwas. "Sie hält inne und fügt hinzu:" Sie leben hundert Meilen entfernt. "

"Warum denkst du, dass das Luxusauto die beste Wahl ist?"

Sie tauschen einen Blick. Er sagt: "Wir mögen es besser als die anderen."

"Was ist deine Lieblingsfarbe?" Fragst du und siehst sie direkt an.

"Rot."

"Also lass mich sehen, ob ich das richtig verstanden habe. Ich höre, dass du ein rotes, normalgroßes Auto in der Luxusklasse willst. Wie gut passt diese Beschreibung, was du willst?" (Du hast deine Zusammenfassung Frage mit relevanten Informationen eingerahmt) in diesem Fall.)

Sie tauschen einen weiteren Blick aus. Er sagte: "Wir denken, eine gedämpftere Farbe könnte besser sein."

"Was ist mit dem Luxusmodell, dass du denkst, dass es das Beste für dich ist?" (Dies ist wiederum eine Möglichkeit, das Gesagte zu bündeln und zu überprüfen. Du willst herausfinden, ob sie mit dem Aussehen des Teuren nur so verliebt sind Auto, dass sie nichts anderes betrachten wollen, oder wenn die erste Antwort eine herausragende Tatsache verkleidet war.)

"Mein Vater sagt, das ist das sicherste Auto auf der Straße."

Die Antwort auf die zusammenfassende Frage sagt Ihnen, dass sie es mögen mögen, aber nicht, weil es so aussieht. Du liest zwischen den Zeilen. Sie beginnen gerade in ihrem Leben zusammen. Ihr Vater hat sie wahrscheinlich zum Händler geschickt, um "das sicherste Auto auf der Straße" zu kaufen, das er ihnen beim Kauf helfen wird. Sie entscheiden, mit dem Verkauf fortzufahren, im Wissen, dass die Anzahlung und Kreditantrag Ihnen wahrscheinlich den Rest der Geschichte geben wird.

Manche Leute mögen es nicht mögen, eine zusammenfassende Frage zu stellen, wie sie in diese Verkaufsbegegnung eingebettet ist, weil sie nicht einfach oder unaufmerksam aussehen wollen. Wenn Sie die Frage genau so stellen, wie Sie es beim ersten Mal gestellt haben, dann haben sie möglicherweise eine gültige Schlussfolgerung.

Sie möchten die gleiche Frage nicht zweimal hintereinander stellen, auch wenn Sie die Phrasierung ändern. Indem Sie zwischen der ersten und zweiten Frage etwas Abstand nehmen und die Frage etwas anders formulieren, kommen Sie einfach als jemand vor, der sich wirklich dafür interessiert, was die andere Person zu sagen hat.

Nicht relevant

Sie könnten feststellen, dass die Person, die Ihre Fragen beantwortet, gestresst zu sein scheint; Eine nicht sachdienliche Frage könnte die Spannung mildern. Oder vielleicht brauchen Sie Zeit, um zu denken oder auf Ihre Notizen zu verweisen, also verwenden Sie die Frage nur, um Ihnen ein wenig Raum und Zeit zu kaufen.

Wenn Sie zugespitzte Fragen wie "Welches Projekt haben Sie in der Vergangenheit, die fehlgeschlagen sind?" Und "Wie haben Sie versucht, das Problem zu beheben" gestellt haben, können Sie einem Bewerber leicht das Gefühl vermitteln, er befinde sich mitten in einem Schlachtfeldverhör .

Der Kandidat könnte sagen: "Ich habe versucht, das Problem anzugehen, indem ich die Abteilung um ein gemeinsames Ziel zusammenbrachte - die Art, wie ich das kleine Ligenteam meines Sohnes dazu bringe, sich auf den Ball zu konzentrieren."

Du kannst dem Kandidaten eine Pause geben, indem du fragst: "Wie lange hast du schon in der kleinen Liga trainiert?", Bevor du zu der Diskussion über seinen Fehler zurückkehrst und wie er versucht hat, es zu beheben.

Schließlich gibt es zwei Möglichkeiten, Fragen zu ruinieren, die mit allen notwendigen Komponenten beginnen und am Ende nicht gut genug sind .

1. Hinzufügen von zu vielen Qualifiern oder anderen Wörtern und Phrasen, die von der Frage ablenken. Zum Beispiel: "Was hatten Sie zum Frühstück im Restaurant, wo die Vinyl-Barhocker gesprungen und mit Klebeband bedeckt sind?"
2. Nicht auf eine Antwort zu warten ist auch üblich. Du fragst: "Was ist dein Lieblingsessen?" Die Person denkt einen Moment, anstatt sofort zu antworten. Sie klingeln: "Roastbeef?" Stille ist ein effektives Fragewerkzeug.

   Verliere nicht die Entdeckung, die Information, die Leads als Folge davon, deinen Mund zu öffnen, wenn du deine Ohren öffnen musst. Erinnere dich an die Regel "zwei Ohren, ein Mund", um das Beste aus der Befragung herauszuholen.

   Die Umwelt und Kommunikation

   Die oben genannten Komponenten der Kommunikation fördern eine gemeinsame Bedeutung, wenn sie zusammenarbeiten, um eine Nachricht effektiv zu übermitteln. Die Arbeitsumgebung, in der diese Komponenten stattfinden, beeinflusst auch die Kommunikation und ob die Kommunikation empfangen wird.

   Wenn Sie gültige Fragen stellen, bauen Sie Rapport auf und schaffen Vertrauen. Fragen bilden einen weiteren Teil der gemeinschaftsstiftenden Grundlage für die Kommunikation am Arbeitsplatz

   In einer Arbeitsumgebung, die offene Kommunikation, Mitarbeiterbeteiligung und gemeinsame Ziele betont, ist die Kommunikation häufiger und effektiver. Aber die Erwartung für eine signifikante Kommunikation setzt die Messlatte an diesen besten Arbeitsplätzen höher. Selbst in einer Arbeitsumgebung mit hoher Arbeitsmoral beklagen sich die Mitarbeiter, dass sie nicht wissen, was vor sich geht.

   Aufgrund aller Komponenten und der Gesamtumgebung eines einzelnen Arbeitsplatzes bleibt die Kommunikation eine Herausforderung. Die uralten Fragen darüber, wer wann was wissen muss und wann sie es wissen müssen, werden niemals vollständig zur Zufriedenheit eines jeden beantwortet.

   Beschwerden von Mitarbeitern über zu viele Informationen, zu wenig Informationen und sogar Informationsüberflutung werden weiterhin an Arbeitsplätzen auftreten. Sie werden das Problem der Kommunikation niemals lösen, aber mit Engagement und Nachdenken können Sie die Effektivität Ihrer zwischenmenschlichen Kommunikation und Ihrer Kommunikation am Arbeitsplatz erhöhen.

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