Wenn Mitarbeiter für einen neuen Job eingestellt werden, müssen sie nachweisen, dass sie einen legalen Anspruch auf Arbeit in den Vereinigten Staaten haben. Das Formular I-9 ist das Dokument, das die Mitarbeiter ausfüllen müssen, um zu prüfen, ob sie in den USA arbeiten dürfen
Was ist eine I-9 Form?
Arbeitgeber müssen die Identität und die Berechtigung, für alle neuen Arbeitnehmer zu arbeiten, überprüfen. Ein Employment Eligibility Form (I-9) ist ein Formular, das vom US-amerikanischen Citizenship and Immigration Services (USCIS) -Sektor des Department of Homeland Security (DHS) erstellt wurde und für jeden in den USA eingestellten Mitarbeiter ausgefüllt werden muss.
Das Formular I-9 wird verwendet, um die Identität eines Mitarbeiters zu überprüfen und festzustellen, ob er berechtigt ist, für das Unternehmen zu arbeiten. Stellen Sie sicher, dass Sie die neueste Version der I-9 verwenden, das Formular wurde am 17. Juli 2017 überarbeitet.
Wenn die Teilnahmeberechtigung-Formulare ausgefüllt sind
Für alle Neueinstellungen muss ein Employment Eligibility Form (I-9) ausgefüllt werden. Der Arbeitgeber muss die vom Arbeitnehmer vorgelegten Unterlagen zur Beschäftigungsfähigkeit und zur Identität prüfen und die Informationen zum Dokument auf dem Formular I-9 innerhalb von drei Tagen nach der Einstellung aufzeichnen.
Wenn ein Arbeitgeber I-9-Formulare für jede neue Einstellung nicht ausfüllt und beibehält, können sie vom Finanzministerium mit Geldstrafen oder anderen rechtlichen Konsequenzen belegt werden. Mitarbeiter müssen Unterlagen zur Verfügung stellen, um ihren Anspruch zu belegen und zu beweisen, dass sie berechtigt sind, in den USA zu arbeiten
Darüber hinaus müssen die Mitarbeiter Originaldokumente und keine Fotokopien vorlegen.
Die einzige Ausnahme ist, dass ein Mitarbeiter eine beglaubigte Kopie einer Geburtsurkunde vorlegen kann.
Auf dem Formular muss der Arbeitgeber die vom Arbeitnehmer vorgelegten Anerkennungs- und Ausweisdokumente prüfen und die Dokumentinformationen auf dem Formular I-9 notieren.
Hintergrund zu den Rechtsvorschriften
Das Gesetz über die Reform und Kontrolle der Einwanderungsgesetze (IRCA) von 1986 sieht vor, dass amerikanische Arbeitgeber rechtlich für die Überprüfung der Arbeitsberechtigung verantwortlich sind, die für alle neuen Arbeitnehmer erforderlich ist.
Der erste Teil des Formulars I-9 ist vom Arbeitnehmer auszufüllen, und der Arbeitgeber muss den zweiten Abschnitt innerhalb von drei Tagen nach Beginn des Arbeitnehmers ausfüllen. Während das Formular I-9 nicht für Freiwillige oder Vertragsbedienstete erforderlich ist, müssen ausländische Staatsangehörige, die ein Arbeitsvisum besitzen, das Formular ausfüllen, um ihren Rechtsstatus in den Vereinigten Staaten anzugeben.
Wenn ein Mitarbeiter nicht in der Lage ist, auf Englisch zu lesen oder zu schreiben, ermöglicht das Formular, dass ein Übersetzer oder Rechtsberater das Formular im Namen des Mitarbeiters ausfüllt. Ab Oktober 2004 kann der I-9-Verifizierungsprozess elektronisch abgeschlossen werden.
Erforderliche Dokumentation zum Nachweis der Arbeitsberechtigung
Zusätzlich zu Ihren grundlegenden persönlichen Informationen müssen Sie beim Ausfüllen eines I-9-Formulars ein Dokument vorlegen, das Ihre Identität und Ihre Berechtigung zur Arbeit in den Vereinigten Staaten festlegt. Die Dokumentation enthält normalerweise eine Art Fotoidentifikation und eine Bestätigung des Rechtsstatus in dem Land, um die Berechtigung zur Arbeit in den Vereinigten Staaten zu überprüfen.
Akzeptable I-9 Dokumente
Es gibt drei Kategorien von Dokumenten, die Sie einreichen dürfen. Die Mitarbeiter müssen entweder eines der Dokumente aus Liste A oder eines der Dokumente aus Liste B und eines der Dokumente aus Liste C vorlegen.
Liste A (Dokumente, die sowohl die Identität als auch die Beschäftigungsfähigkeit festlegen)
- USA Reisepass
- Permanent Resident Card oder Alien Registration Receipt Karte (I-551)
- Temporäre Aufenthaltskarte (I-688)
- Arbeitsbewilligungsdokument (I-766, I-688B oder I-688A)
- Ausländischer Pass mit vorläufiger I-551-Marke
- Für Ausländer, die befugt sind, nur für einen bestimmten Arbeitgeber zu arbeiten, einen ausländischen Pass mit dem Formular I-94, der die Beschäftigung bei diesem Arbeitgeber genehmigt
Liste B (Dokumente, die nur die Identität festlegen)
- Führerschein, ausgestellt von einem Staat oder einem Außenbesitz
- Personalausweis, ausgestellt von einem Staat oder außerhalb des Besitzes
- Ureinwohner Stammesdokument
- Kanadischer Führerschein oder Personalausweis mit Foto (für kanadische Ausländer, die nur für einen bestimmten Arbeitgeber arbeiten dürfen)
- Schulausweis mit einer Fotografie
- Registrierungskarte des Wählers
- US-Militärkarte oder Entwurf Aufzeichnung
- Militärische ID-Karte
Liste C (Dokumente, die nur die Beschäftigungsfähigkeit begründen)
- Sozialversicherungs-Kontonummerkarte ohne Beschäftigungsbeschränkungen
- Original oder beglaubigte Kopie einer Geburtsurkunde mit einem offiziellen Siegel, ausgestellt von einer staatlichen oder lokalen Regierungsbehörde
- Bescheinigung der Geburt im Ausland
- US-Bürgerausweis
- Ureinwohner Stammesdokument
- Formular I-94 zur Genehmigung der Beschäftigung bei diesem Arbeitgeber (für Ausländer, die nur für einen bestimmten Arbeitgeber arbeiten dürfen)
- Konsularischer Bericht über die Geburt im Ausland (Formular FS-240)
Wann müssen Sie kein I-9-Formular ausfüllen?
Seit der Einführung des Gesetzes am 6. November 1986 müssen die meisten Arbeitnehmer I-9-Formulare einreichen. Es gibt jedoch einige Ausnahmen von der Regel. Sie benötigen kein I-9-Formular, wenn Sie:
- Wurden am oder vor dem 6. November 1986 eingestellt und arbeiten weiter mit der Erwartung, dass Sie in Zukunft mit Ihrem Unternehmen fortfahren werden.
- Sie werden für "gelegentliche Hausarbeit", wie Babysitting, Kindermädchen oder Reinigung, in einem privaten Haus auf einer unterbrochenen Basis eingestellt.
- Sie sind ein unabhängiger Unternehmer.
- Sie arbeiten nicht physisch in den Vereinigten Staaten.
Keine I-9 Dokumentation?
Ein Mitarbeiter, der das angeforderte Dokument oder eine Quittung für ein Ersatzdokument (im Falle von verlorenen, gestohlenen oder zerstörten Dokumenten) nicht innerhalb von drei Arbeitstagen nach Beginn des Beschäftigungsverhältnisses erstellt, kann gekündigt werden. Ein Mitarbeiter, der eine Quittung ausstellt, hat 90 Tage Zeit, um die Originaldokumente vorzulegen.
I-9 Formular-Bestätigungsprozess
Die I-9-Formulare des US-Bürgers sind auf unbestimmte Zeit gültig, es sei denn, es tritt eine Beschäftigungslücke von mehr als einem Jahr auf. Ausländische Staatsangehörige mit einem Arbeitsvisum oder Studenten und Austauschbesucher müssen ihre I-9 mit jeder Verlängerung oder nach Ablauf ihres Visums mit einer neuen Arbeitsgenehmigungserlaubnis erneut bestätigen lassen.
I-9-Formulare müssen vom Arbeitgeber entweder für drei Jahre nach Beginn des Beschäftigungsverhältnisses oder ein Jahr nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt werden, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt.
Antidiskriminierungsklauseln
Die IRCA enthält auch Antidiskriminierungsklauseln. Unter der IRCA können US-Bürger, Permanent Residents und Asylbewerber, die legal in den Vereinigten Staaten legal arbeiten dürfen, nicht aufgrund ihrer Herkunft oder Staatsbürgerschaft eine Beschäftigung ablehnen oder gewaltsam gekündigt werden. Darüber hinaus muss der Arbeitgeber jedes der oben genannten Dokumente für das Formular I-9 akzeptieren, sofern es sich bei den Dokumenten um Originale oder beglaubigte Kopien handelt. Die IRCA ist für alle Arbeitgeber mit drei oder mehr Beschäftigten durchsetzbar.
Arbeitgeberverifizierung von I-9-Informationen
Arbeitgeber können I-9-Informationen von Mitarbeitern online überprüfen, um Geldbußen oder Strafen zu vermeiden, indem sie das E-Verify-System verwenden. Dies ist ein Online-Service der Bundesregierung, der Informationen aus einem Formular I-9 des Mitarbeiters, Prüfung der Beschäftigungserlaubnis, mit Informationen aus den Aufzeichnungen des US-Heimatschutzministeriums und der Sozialversicherungsverwaltung vergleicht, um die Beschäftigungsfähigkeit zu bestätigen.
Strafen für Arbeitgeber, die nicht autorisierte Arbeiter einstellen
Arbeitgeber, die nicht zugelassene Arbeitnehmer einstellen, können je nach Schwere der Situation zwischen 250 und 5500 US-Dollar pro Arbeitnehmer mit einer Geldstrafe belegt werden. Das Akzeptieren betrügerischer Dokumente kann auch dazu führen, dass ein Unternehmen für den ersten Verstoß zwischen 375 und 3.200 US-Dollar zahlt und den zweiten für jedes weitere Dokument verdoppelt.
Schließlich können Arbeitgeber mit Geldstrafen belegt werden oder anderen Auswirkungen auf Diskriminierungen aufgrund von Staatsangehörigkeit, nationaler Herkunft, Dokumentenbetrug oder -verweigerung oder Vergeltungsmaßnahmen ausgesetzt sein.