Ein Musterunternehmen, das den Projektplan für den Start Ihres Projekts vorstellt
Herzliche Glückwünsche! Ihr Unternehmen wird ein Treffen für eine Gruppe von Mitarbeitern aus allen Ebenen des Unternehmens abhalten. Der CEO hat Ihnen die Verantwortung des Projektmanagers für die Veranstaltung übertragen. Diese Tipps und der Beispielprojektplan zeigen, wie ein Projektmanager den Projektplan für ein Firmenmeeting oder ein ähnlich komplexes Projekt erstellen kann.
Planen Sie das Projekt vor
Ihr erster Schritt ist, den Plan zu planen. Sie beginnen mit der Diskussion der Veranstaltung mit den Stakeholdern. Wenn das letztes Jahr gemacht wurde, was ist richtig gelaufen? Was schief gelaufen ist? Wer hat das Projekt geleitet und können Sie dieses Jahr Fallstricke vermeiden? Da der CEO Ihnen das Projekt zugewiesen hat, was will er / sie von der Veranstaltung? Wann wird das Ereignis sein? Woher? Was ist das Budget?
Stellen Sie so viele Informationen wie möglich zusammen. Dies ist das Skelett, auf dem Sie den Projektplan erstellen.
Baue das Team auf
Welche anderen Ressourcen benötigen Sie, um dieses Projekt zum Erfolg zu führen? Gibt es Leute in anderen Abteilungen, die Ihnen helfen können, diese Veranstaltung zu einem Erfolg zu machen? Was müssen Sie tun, um Hilfe zu bekommen? Können Sie nur fragen oder brauchen Sie eine formelle Genehmigung von ihrem Chef? Wie viel Zeit brauchst du von ihnen? Welche spezifischen Fähigkeiten benötigen Sie? Kann jemand anderes diese Fähigkeit zur Verfügung stellen, wenn die gewünschte Person nicht verfügbar ist?
Da es sich um ein unternehmensweites Meeting handelt, wie kann HR helfen? Benötigen Sie Unterstützung von der Abteilung für Einrichtungen? Was ist mit der Marketingabteilung? Brauchen Sie Hilfe in diesem Bereich?
Planen Sie die Agenda
Sobald Sie wissen, wie lange das Meeting dauert, füllen Sie die Zeitblöcke aus. Brauchen Sie einen Eröffnungslautsprecher? Wer wird es sein? Werden Sie die Teilnehmer zusammenhalten oder werden Sie sie für einen Teil des Programms in kleinere Gruppen aufteilen? Wie viele andere Lautsprecher benötigen Sie? Wer wird die kleineren Sitzungen durchführen, wenn Sie ausbrechen?
Wird die Veranstaltung mehr als einen Tag dauern? Wie wirst du den ersten Tag schließen? Wie werden Sie am zweiten Tag wieder eröffnen?
Wie wirst du am Ende einpacken? Brauchen Sie eine Schlussrede? Wie gehen Sie mit der Logistik um, wenn Leute aus dem Hotel auschecken, wenn Sie eines buchen?
Finde den Raum
Finde heraus, wie viele Leute kommen. Bestimmen Sie dann, wie groß der benötigte Platz ist. Wo wird die Veranstaltung stattfinden? Gibt es in der Unternehmenszentrale Platz oder benötigen Sie mehr Platz? Möchte der CEO, dass das Meeting außerhalb des Standorts abgehalten wird, damit sich die Leute konzentrieren können, oder möchte es im Büro gehalten werden, um die Kosten zu minimieren?
Welche Eigenschaften in Ihrer Umgebung können den benötigten Platz bieten? Ist ein Hotel in der Nähe des Flughafens eine gute Wahl, um die Reisezeit für Leute, die aus der Stadt anreisen, zu minimieren oder sollten Sie etwas außerhalb der Stadt finden, das leiser ist?
Was berechnen die verschiedenen Veranstaltungsorte für ihre Einrichtungen? Was beinhalten sie und was müssen Sie kaufen und eingebracht haben? Werden sie eine Person zuweisen, mit der Sie arbeiten können? Was ist ihre Politik bezüglich Material und Menschen von außen?
Abziehen
Nachdem Sie die Antworten auf die meisten dieser Fragen gesammelt haben, können Sie damit beginnen, den Projektplan zusammenzustellen. Denken Sie daran, dass das, was wir hier zeigen, die Liste der Projektaufgaben ist, nur der Projektstrukturplan (WBS). Es enthält keine der Abhängigkeiten zwischen Aufgaben oder den Zeitachsen. Diese würden später hinzugefügt werden.
Sample Company Meeting Projektplan
In der Projektplanung unter Verwendung der grundlegenden Werkzeuge des Projektmanagements haben wir die Überlegungen zur Projektplanung und zur Nutzung von Projektmanagementfähigkeiten während des Planungsprozesses besprochen. Hier sehen Sie, wie ein Project Plan Breakdown Structure (WBS) nach einem Projekt zur Planung eines Firmenmeetings suchen kann:
1. Planen Sie das Projekt vor
- Ermitteln Sie das Budget
- Besprechen Sie mit dem CEO die Projektziele
- Kontaktieren Sie den vorherigen Projektmanager (PM) für Tipps
- Ermitteln Sie die Stakeholder-Liste
- Stakeholder für die Eingabe kontaktieren.
- Legen Sie das bevorzugte Datum für das Ereignis fest
- Bestimmen Sie, wie viele Referenten / Moderatoren benötigt werden
- Bestimmen Sie, wie viele Support-Mitarbeiter benötigt werden
- Bestimmen Sie, wie viele Mitarbeiter teilnehmen werden
- Listen Sie mögliche Standorte für das Ereignis auf
2. Erstellen Sie das Projektteam
- Holen Sie sich Rep vom Marketing
- Holen Sie sich einen Vertreter von HR
- Sehen Sie, ob der Einkauf jemanden zu Hilfe ordnet
- Bitten Sie Susan, alle Details der Lautsprecher zu behandeln
- Holen Sie sich von Facilities
- Planen Sie das Kick-Off-Meeting des Projektteams
3. Entwickeln Sie die Agenda
3a Planen Sie den ersten Tag
- Startzeit einstellen
- Zeit einstellen, Ort und Personal für die Registrierung festlegen
- Stellen Sie die Länge der Vormittagssitzung ein
- Stellen Sie die Länge der Reden ein
- Berechnen Sie die Anzahl der für die Vormittagssession benötigten Lautsprecher
- Sprecher rekrutieren
- Planen Sie die Pause am Vormittag ein (Zeit und Länge)
- Erfrische den Konferenzraum während der Pause (Wasser, Müll, etc.)
- Plan Mittagspause (Zeit, Länge, Ort, Menü, wer zahlt)
- Plan Nachmittagssitzung (Länge, Anzahl der Referenten)
- Rekrutiere Referenten am Nachmittag
- Plan Day One closing (Zeit, wer, Länge)
3b Planen Sie den zweiten Tag
- Startzeit einstellen
- Stellen Sie die Länge der Vormittagssitzung ein
- Berechnen Sie die Anzahl der für die Vormittagssession benötigten Lautsprecher
- Sprecher rekrutieren
- Planen Sie die Pause am Vormittag ein (Zeit und Länge)
- Erfrische den Konferenzraum während der Pause (Wasser, Müll, etc.)
- Plan Mittagspause (Zeit, Länge, Ort, Menü, wer zahlt)
- Plan Nachmittagssitzung (Länge, Anzahl der Referenten)
- Rekrutiere Referenten am Nachmittag
- Plan Closing Speech (Zeit, wer, Länge)
- Vereinbaren Sie einen Check-out mit dem Hotel
4. Plane den Raum
- Ermitteln Sie die Anzahl der Teilnehmer
- Sitzordnung planen (Zeilen gegen Tabellen)
- Berechnen Sie den benötigten Speicherplatz
- Untersuche Orte, die mit diesem Platzangebot verfügbar sind (Kosten, Standort, Dienstleistungen inbegriffen)
- Anzahl der Lautsprecher jeden Tag und insgesamt zählen
- Bestimmen Sie Anzahl und Art des benötigten Support-Personals
- Finden Sie heraus, wie viele Teilnehmer / Referenten / Mitarbeiter Räume benötigen
- Verhandeln Sie Kosten und Termine mit verfügbaren Standorten
- Vertrag mit ausgewähltem Standort unterzeichnen
5. Veröffentlichen Sie das Ereignis
- Finalisieren Sie alle Details mit dem Veranstaltungsort
- Stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer benachrichtigt werden
- Benachrichtigen Sie alle Referenten über Thema und Präsentationszeit / Tag
- Benachrichtigen Sie alle Support-Mitarbeiter über Aufgaben und Schichten
- Erhalten Sie RSVPs von Teilnehmern
- Benachrichtigen Sie Ersatzteilnehmer nach Bedarf
6. Nachverfolgung
- Erhalten Sie Referate von allen Rednern
- Überprüfen Sie die letzten Reden
- Besorgen Sie sich Namensschilder für alle Teilnehmer, Referenten und Mitarbeiter
- Erwerben Sie Materialien und Geschenke für die Teilnehmer
- Mit Veranstaltungsort erneut bestätigen
7. Überprüfung und Rate
- Senden Sie eine Zufriedenheitsumfrage an alle Teilnehmer
- Sende eine Umfrage an alle Redner
- Danke an alle Redner und Mitarbeiter
- Halten Sie eine Besprechung mit dem Projektteam ab
Weitere Planung
Die Projektplanstruktur (WBS) oben zeigt ein Beispiel für die Planung eines Firmenmeetings. Es ist nur eine Skizze. Das Projektteam müsste diese Elemente weiterhin bearbeiten und auf viele erweitern. Darüber hinaus müssten sie an der Zeit arbeiten, die für jede Aufgabe benötigt wird, an der relativen Bedeutung der Aufgaben und an den Beziehungen zwischen den Aufgaben.