Rechenschaftspflicht ist entscheidend für den Erfolg jedes Projekts. Rechenschaftspflicht bedeutet nicht, dass ein Projektleiter Babysitten, Mikromanagement oder Menschenwahn tun muss, um Dinge zu erledigen. Solche Taktiken verursachen Streit und Feindseligkeit gegenüber dem Projektmanager. Der Projektmanager ist nicht die einzige Person, die die Verantwortlichen zur Rechenschaft zieht, sondern ermöglicht es dem gesamten Team, die Verantwortlichkeit des Projekts zu wahren.
Während der Projektmanager die wichtige Verantwortung trägt, ein Umfeld der Verantwortlichkeit zu schaffen, haben die Mitglieder des Projektteams die Verantwortung, sich selbst und einander zur Rechenschaft zu ziehen. Anstatt dass der Projektmanager sich alleine um die Rechenschaftspflicht kümmert, beteiligt sich das gesamte Team.
Hier sind sechs Möglichkeiten, die Verantwortlichkeit in ein Projekt einzubauen:
Adressverantwortlichkeit beim Kickoff-Meeting
Das Projekt-Kickoff-Meeting ist eine Zeit, um das Projektteam für das Projekt zu begeistern und ein umfassendes Bild davon zu machen, warum das Projekt benötigt wird und welche Ziele erreicht werden sollen. Inmitten all der Rah-Rah ist das Kick-Off-Meeting, wenn der Projektsponsor und der Projektmanager ihre Erwartungen für das Projekt festlegen.
Es ist von entscheidender Bedeutung, die Rechenschaftspflicht als grundlegendes Prinzip des Projekts festzulegen. Der Projektsponsor und der Projektmanager sollten ihre Erwartungen beim Kickoff-Meeting klarstellen. Der Projektträger sollte zwei Punkte zur Rechenschaftspflicht machen. Erstens wird er oder sie den Projektmanager zur Rechenschaft ziehen, und zweitens wird der Projektmanager alle anderen zur Rechenschaft ziehen.
Aufbauend auf diesen Punkten sagt der Projektmanager, dass der Projektträger zwar den Projektmanager zur Rechenschaft zieht, die Verantwortlichkeit jedoch nicht dort endet. Der Projektmanager erwartet von den Teammitgliedern, dass er auch zur Rechenschaft gezogen wird. Darüber hinaus erwartet der Projektmanager von den Teammitgliedern, dass sie sich gegenseitig zur Rechenschaft ziehen. Das gegenseitige Ausrufen ist erwünscht, solange alle Teammitglieder gegenüber anderen Professionalität und Respekt bewahren.
Diese Aussagen begründen eine klare Systemverantwortung. Der Projektmanager ist letztendlich für den Erfolg des Projekts verantwortlich, aber um erfolgreich zu sein, erwartet der Projektmanager, dass alle rechenschaftspflichtig sind und sich gegenseitig zur Rechenschaft ziehen.
Markieren Sie die Verbindung von Aufgaben
Projekte beinhalten fast immer voneinander abhängige Aufgaben. Manche Dinge müssen nacheinander ablaufen, um das Projekt erfolgreich zu machen. Wenn ein Projektmanager dem Team die Details eines Projekts vorlegt, sollte der Projektmanager beabsichtigt sein, die Vernetzung der Aufgaben hervorzuheben.
Hier ist ein Beispiel für miteinander verbundene Aufgaben. Ein Regierungsprogramm durchläuft eine grundlegende Veränderung seiner Arbeit, die durch eine Änderung seiner gesetzlichen Autorität verursacht wird. Um genau herauszufinden, wie das Programm nach der Schicht funktioniert, wurde ein Projekt gechartert. Eines der Projektteammitglieder ist ein professioneller Entwicklungstrainer, der Lehrpläne entwickeln wird, um sie an programmatische Mitarbeiter zu liefern. Um dieses Training zu entwickeln, muss der Rest des Teams Entscheidungen darüber treffen, wie das Programm funktioniert. Die Trainerin hält das Team für die in der Charter- und Arbeitsaufgliederungsstruktur festgelegten Entscheidungszeiträume verantwortlich, so dass sie genügend Zeit hat, den Lehrplan zu entwickeln.
Manchmal werden Aufgaben gleichzeitig ausgeführt. Es kann aus Notwendigkeit oder im Interesse der Effizienz geschehen. Nachdem die Aufgaben abgeschlossen sind, werden ihre Arbeitsprodukte in einer nachfolgenden Aufgabe verwendet. Die Verantwortlichkeitsstruktur funktioniert wie im obigen Beispiel. Diejenigen, die an der nachfolgenden Aufgabe arbeiten, halten diejenigen, die an den vorhergehenden Aufgaben arbeiten, verantwortlich.
Durch den Projektmanager, der den Teammitgliedern zeigt, wie die Aufgaben zueinander stehen und wie jedes Teammitglied zum Nutzen anderer Teammitglieder gute Arbeit leisten muss, gibt der Projektmanager Anreize, dass Teammitglieder sich gegenseitig zur Rechenschaft ziehen. Wenn ein Teammitglied eine Aufgabe erst dann beginnen kann, wenn ein anderes Teammitglied eine vorangegangene Aufgabe beendet hat, hat das abhängige Teammitglied ein berechtigtes Interesse am Erfolg des anderen Teammitglieds und wird dieses Teammitglied für eine zeitnahe und qualitativ hochwertige Leistung zur Rechenschaft ziehen.
Erhalte öffentliche Verpflichtungen für Aktionsgegenstände
Projektleiter halten aus verschiedenen Gründen Teamsitzungen ab. Ein Grund ist, die nächsten Schritte basierend auf dem Fortschritt des Projekts zu bestimmen. Wenn möglich, sollten die Dinge nach Plan verlaufen, aber wenn unerwartete Probleme auftauchen, müssen sie behandelt werden. Der Projektmanager kann sich um viele, aber nicht alle kümmern.
Unabhängig davon, wer sich mit der Bearbeitung eines Problems einverstanden erklärt, sollte sich das Teammitglied, das eine Aktion annimmt, öffentlich verpflichten. Die Verpflichtung muss keine formelle Angelegenheit sein, aber jeder sollte wissen, was erwartet wird. Wenn jemand einem Aktionselement zustimmt, sollte der Projektmanager sicherstellen, dass genau erfasst wird, was zu tun ist und bis wann es abgeschlossen sein sollte.
Das Aktionselement sollte in Besprechungsnotizen oder in einem Aktionselementprotokoll dokumentiert werden. Unterschiedliche Projektmanagement-Philosophien machen das anders. Der Schlüssel besteht darin, Aktionselemente zur späteren Bezugnahme aufzuschreiben.
Öffentliche Nachverfolgung von Action Items
Wenn Teammitglieder Verpflichtungen eingehen, muss sich das gesamte Team auf die erfolgreiche Erfüllung dieser Verpflichtungen verlassen können. Es ist großartig, diese Verpflichtungen zu formulieren, aber wenn niemand jemals auf die Handlung eingeht, werden die Teammitglieder glauben, dass diese Verpflichtungen keine Rolle spielen. Warum sollten sie folgen, wenn niemand fragt, ob sie es getan haben?
Genau wie die Verpflichtungen in der Öffentlichkeit eingegangen werden, sollte der Projektmanager diese Verpflichtungen öffentlich verfolgen. Es zwingt die Menschen, bei ihrem Wort zu bleiben. Öffentliche Scham ist ein starker Motivator.
Der beste Teil ist, dass Projektmanager nicht der Bösewicht sein müssen. Sobald der Projektmanager eine Atmosphäre der Verantwortlichkeit geschaffen hat, ist niemand der Böse, weil sich jeder gegenseitig zur Rechenschaft zieht. Die einzige Zeit, in der jemand der Bösewicht ist, ist, wenn er oder sie einer Verpflichtung nicht nachkommt.
Es besteht keine Notwendigkeit für den Projektmanager, jemanden zu belästigen, der nicht durchgeht. Die Gruppendynamik wird sich um die Situation kümmern. Peer-Druck kann positiv arbeiten. Der Projektleiter muss nur auf das Aktionselement aufmerksam machen und die verantwortliche Person sprechen lassen. Von Zeit zu Zeit muss der Projektleiter möglicherweise nachfragen, warum eine Verpflichtung nicht erfüllt wurde, aber in der Regel wird die verantwortliche Person über Fehler, Fehlkalkulationen oder Barrieren Bescheid geben und eine neue Verpflichtung eingehen, um die ursprüngliche Maßnahme abzuschließen möglicherweise für einen Leistungsverlust zu büßen.
Konfrontiere schlechte Leistung
Die schlechte Leistung eines Projektteammitglieds ist ein Problem, mit dem sich Projektmanager schnell und diplomatisch auseinandersetzen müssen. Wenn andere Mitglieder des Projektteams eine schlechte Leistung tolerieren, sinkt ihre Motivation, und ihre Leistung wird wahrscheinlich entsprechend zurückgehen. Projektmanager können jedoch nicht dazu gebracht werden, schlechte Leistungsträger zu reduzieren, wenn sie die Erwartungen nicht erfüllen. Es ist ein Balanceakt zwischen dem schnellen Umgang mit den Dingen und dem humanen Umgang mit ihnen.
Schlechte Leistung geht nicht von allein. Es darf nicht erlaubt werden, zu verweilen, aber Projektmanager müssen es den Leistungsträgern erlauben, Zeit zu haben, ihr Verhalten zu korrigieren, sobald es ihnen zur Kenntnis gebracht wurde.
Eskalieren von Leistungsproblemen, wenn erforderlich
Wenn der Umgang mit schlechter Leistung nicht funktioniert, muss der Projektmanager das Problem an den Vorgesetzten des Teammitglieds eskalieren. Wenn das nicht gelingt, muss der Projektträger in die Situation eintreten. Einzelgespräche führen, an den Supervisor eskalieren und an den Sponsor eskalieren, ist die beste Reihenfolge, um schlechte Leistungen eines Projektteammitglieds zu bewältigen. Einen Schritt zu überspringen könnte die Beteiligten entfremden und letztendlich Zeit verschwenden.
Bevor ein Projektleiter eine Frage an den Projektsponsor stellt, sollte er alle anderen Möglichkeiten ausschöpfen. Im Falle einer schlechten Leistung bedeutet dies, dass die Situation eins zu eins angegangen wird und dann an den Vorgesetzten des Teammitglieds appelliert wird.
Der Projektmanager sollte mit dem Projektsponsor spezifisch darüber sein, was der Projektmanager dem Projektträger empfiehlt. Wenn der Projektleiter das Teammitglied von einem zweiten Linienmanager beraten lassen möchte, sollte der Projektleiter dies sagen. Wenn der Projektmanager möchte, dass das Teammitglied ersetzt wird, sollte der Projektmanager eine solche Anfrage stellen. Der Projektträger benötigt Optionen und die Vor- und Nachteile jeder Option.