Tipps zum Wissen wann, warum, wie und was zu dokumentieren
In der Welt der Humanressourcen und der Beschäftigung kann die Dokumentation über die Leistung eines Mitarbeiters Ihre Fähigkeit zur Disziplinierung, Kündigung oder fairen Förderung, Belohnung und Anerkennung von Mitarbeitern beeinträchtigen.
Die Dokumentation ist für Manager und Personalverantwortliche von wesentlicher Bedeutung, da Sie sich ernsthaft bemühen müssen, alle Ereignisse in der Beschäftigungshistorie Ihrer Mitarbeiter aufzuzeichnen - sowohl positive als auch negative Leistungsvorfälle.
Aus diesem Grund werden Manager und HR-Mitarbeiter alle Ereignisse sorgfältig dokumentieren.
Warum
- Die Dokumentation zeigt, dass Leistungsprobleme mit dem Mitarbeiter zeitnah und prägnant besprochen wurden.
- Dokumentation bietet eine Geschichte der Verbesserung des Mitarbeiters oder des Versagens, Leistung im Laufe der Zeit zu verbessern. Es ist chronologisch und eine genaue Beschreibung der Aktionen des Mitarbeiters, der Handlungen des Managers und der Ereignisse, so wie sie auftreten.
- Die Dokumentation liefert Beweise, die Managemententscheidungen unterstützen, um ungünstige Maßnahmen wie Disziplinarmaßnahmen oder Kündigung bei einem Mitarbeiter zu ergreifen.
- Die Dokumentation bietet den Nachweis, dass ein Mitarbeiter eine verfügbare Beförderung oder eine Chance gegenüber anderen Mitarbeitern verdient, die ebenfalls berechtigt sind.
- Die Dokumentation liefert Belege, die Gehaltssteigerungen rechtfertigen, abnehmen oder warum ein Mitarbeiter keine Gehaltserhöhung erhält.
- Im Falle eines Rechtsstreits schützt eine vollständige und gründliche Dokumentation die Interessen eines Arbeitgebers. Die Dokumentation kann die Maßnahmen des Managements bei der Beendigung eines erfolglosen Mitarbeiters unterstützen. Es kann auch beweisen, dass der Mitarbeiter aus legalen Gründen im Gegensatz zu anderen wie illegale Diskriminierung gekündigt wurde.
Was
Manager müssen die Leistung der Mitarbeiter dokumentieren, sowohl positive Beiträge als auch Leistungsmängel. Sie müssen genau dokumentieren, was der Mitarbeiter getan und gesagt hat und was der Manager als Reaktion auf die Besprechung oder das Gespräch getan hat.
Sie müssen alle während des Gesprächs getroffenen Vereinbarungen, Ziele, erforderliche und erwartete Verbesserungen sowie den Zeitplan für Verbesserungen dokumentieren. Die Dokumentation sollte auch Verpflichtungen enthalten, die der Manager zur Unterstützung des Mitarbeiters leistet.
Wie
Die Dokumentation sollte während oder unmittelbar nach dem Treffen oder Gespräch mit dem Mitarbeiter geschrieben werden. Zu keiner Zeit sollten Sie es vermissen, das Gespräch an dem Tag niederzuschreiben, an dem es tatsächlich stattgefunden hat. Das Warten bis später wirkt sich auf die Qualität der Dokumentation aus, da sie auf Speicher basiert.
Einer der schlimmsten Fehler Manager ist zu glauben, dass sie eine Mitarbeiterberatung Geschichte nach Bedarf rekonstruieren können. Keine HR-Person, die Erfahrung mit einer anständigen, zeitnahen Dokumentation hat, wird jemals von einer rekonstruierten Aufzeichnung getäuscht. Manager, die aus dem Gedächtnis rekonstruieren, bringen unnötige und inakzeptable Risiken für ihr Unternehmen mit sich, weil eine erfundene Geschichte in einem möglichen Rechtsstreit nicht bestehen bleibt.
Sie benötigen Ihre Dokumentation, um professionell, ordentlich und organisiert zu erscheinen. Schreiben Sie Dokumentation, als ob Sie mit einem Dritten über die Geschichte sprechen. Sie wissen nie, wer Ihre Dokumentation eines Tages lesen kann, also stellen Sie sicher, dass es Ihre Professionalität widerspiegelt. (Die Rückseite einer Cocktailserviette, eines Briefumschlags oder einer Haftnotiz gilt nicht als professionelle Dokumentation.)
Ihre Dokumentation sollte an den neuen Manager eines Mitarbeiters gesendet werden, wenn der Mitarbeiter einen neuen Job erhält - oder Sie tun - in Ihrer Organisation. Zu Ihrer Erinnerung und um den neuen Manager des Mitarbeiters zu informieren, müssen Sie den Namen und Titel des Mitarbeiters, Ihren Namen und Titel sowie das vollständige Datum auf jedem Dokument angeben.
Schreiben Sie eine Dokumentation, die sachlich, fair, rechtlich, objektiv, vollständig und konsistent ist. Vermeide Meinungen (Mike ist schlampig. Alice ist faul. Tom hat mich angelogen.), Beschimpfungen, Redigieren (John ist ein Idiot. Mark hat ein Einstellungsproblem.) Und Etikettierung (Mary ist unverantwortlich. George ist kein Team Spieler.).
Vermeiden Sie auch, das Verhalten des Mitarbeiters zu interpretieren. (Marsha darf diese Aufgabe nicht mögen. Paula scheint über ihren Kopf zu sein.) Minimiere deinen Gebrauch beschreibender Wörter wie Adjektive und Adverbien (langsam, schlampig, unglücklich, launisch, unhöflich). Nennen Sie das Verhalten und die Handlungen des Mitarbeiters, nicht Ihre Meinung oder Interpretation.
In der Dokumentation wird eine genaue Aufzeichnung der Konversation benötigt. Bleiben Sie bei den Fakten und schreiben Sie auf, was Sie gesagt haben und was der Mitarbeiter gesagt hat. Stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumentation eindeutig ist und dass die Fakten klar sind. (In jeder möglichen Rechtslage machen Fehler in einem der dokumentierten Ereignisse die gesamte Dokumentation verdächtig.)
Dokumentieren Sie schließlich alle Vereinbarungen, Verpflichtungen, Zeitpläne, Verbesserungen, Check-in-Punkte und andere Details, die aus dem Gedächtnis verschwinden könnten. Stellen Sie sicher, dass Sie ein Datum und eine Uhrzeit für Deadlines und Fälligkeitstermine festlegen, damit keine Missverständnisse auftreten.
Kennen Sie die Dokumentationspolitik Ihrer Personalabteilung, in der Sie erfahren, welche Unterlagen in die Personalakte des Mitarbeiters gestellt werden müssen. Jede Dokumentation von Disziplinarmaßnahmen sollte mit Sicherheit enthalten sein.
Woher
Da die Dokumentation über Mitarbeiter vertraulich und privat für den Mitarbeiter ist, müssen Sie darauf achten, dass jegliche Dokumentation für den Manager, die Personalabteilung und möglicherweise den nächsten Vorgesetzten des Mitarbeiters vertraulich bleibt. Daher wird das Bereitstellen von Dokumentation auf einem freigegebenen Computerlaufwerk nicht empfohlen. Handschriftliche Dokumentation und ausgedruckte Managerdokumentation werden am besten im gesperrten Speicher aufbewahrt.
Wenn Sie diesen Richtlinien folgen, wenn Sie zu HR gehen, um bei der Disziplinierung, Beendigung oder Übertragung eines Mitarbeiters zu einem Job mit einem besseren potenziellen Fit zu helfen, hilft HR Ihnen, das Problem zu lösen oder die Situation zu verbessern. Wenn HR Ihnen mitteilt, Dokumente, Dokumente oder Dokumente zu erstellen, können sie Ihnen nicht helfen. Sie werden alle Ihre Basen abgedeckt haben.
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