Wann haben Sie angefangen, das Telefon zu benutzen? Es war wahrscheinlich, sobald du "Hallo" sagen konntest. Du brauchst keine weiteren Fähigkeiten, um einen Anruf zu tätigen oder anzunehmen. Die Wahrheit ist, während es sicherlich keine Raketenwissenschaft ist, beinhaltet die richtige Telefon-Etikette in einer Arbeitsumgebung ein bisschen mehr als die Fähigkeit, eine Begrüßung auszusprechen. Da es sich um Ihre erste Kontaktaufnahme mit einem Kunden, Kunden oder sogar Ihrem Arbeitgeber handelt, ist es Ihre Chance, einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen ...
oder ein armer. Hier sind einige Tipps, die Sie bei der Arbeit mit dem Telefon beachten sollten:
- Schwalbe zuerst
Mit anderen Worten, Ihr Mund sollte nicht besetzt sein, wenn Sie telefonieren oder telefonieren. Sie möchten klar sprechen können, und das ist unmöglich, wenn Sie kauen oder schlucken. - Name und Rang bitte
Wenn Sie einen Anruf bei der Arbeit erhalten, sollten Sie sich und Ihre Firma und Abteilung, falls zutreffend, identifizieren. Wenn der Anrufer von der Hauptleitung des Unternehmens zu Ihnen übertragen wurde, können Sie nur Ihren Namen und Ihre Abteilung angeben. Die Person, die den Anruf ursprünglich beantwortete, gab höchstwahrscheinlich den Firmennamen. Wenn Sie der Anrufer sind, identifizieren Sie sich auf die gleiche Weise, bevor Sie nach der Person fragen, die Sie erreichen möchten. - Manieren sind wirklich wichtig
Sei immer höflich, egal wer am anderen Ende der Leitung ist. Ob Sie mit einer Empfangsdame oder dem Firmenpräsidenten sprechen, vergessen Sie nie, bitte zu sagen und danke. Abgesehen von der Tatsache, dass jeder Respekt verdient, kann die Person, die Ihren Anruf entgegennimmt, dafür sorgen, dass sie angemessen behandelt wird.
- Fokus: Während wir alle gerne multitasking (oder versuchen) zu tun, neigen Sie zu anderen Dingen während Sie anrufen. Sie sollten der Person, mit der Sie sprechen, Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit schenken. Ihre E-Mails, Social Media und Spiele können warten.
- Jetzt festhalten
Vor allem sollten Sie alle anderen Gespräche vermeiden, während Sie telefonieren. Die Realität gerät manchmal in den Weg. Möglicherweise müssen Sie mit jemandem sprechen, der in Ihr Büro oder Ihre Kabine kommt oder einen anderen Anruf entgegennimmt. Entschuldige dich und beschränke deine weitere Konversation auf wenige Sekunden. Lassen Sie niemanden unbegrenzt warten. Wenn Sie sich nicht schnell um die andere Sache kümmern können, müssen Sie sie sofort erledigen, anstatt die Person, mit der Sie gesprochen haben, in die Warteschleife zu setzen, fragen Sie, ob Sie zu einer für Sie passenden Zeit zurückrufen können.
- Lassen Sie Ihren Anrufer nicht im System verloren gehen
Es gibt Zeiten, in denen du der Person am anderen Ende der Leitung nicht helfen kannst und sie zu jemandem transferieren musst, der es kann. Wenn Sie dies tun, vergewissern Sie sich, dass er weiß, an wen Sie den Anruf weiterleiten und warum. Lassen Sie ihn wissen, was zu tun ist, wenn der Anruf nicht durchgeht oder wenn die Person, zu der Sie ihn schicken, nicht da ist oder nicht helfen kann. - Halten Sie Nachrichten kurz und süß
Wenn Sie eine Voicemail-Nachricht für jemanden hinterlassen, sprechen Sie langsam und deutlich, besonders wenn Sie Ihren Namen und Ihre Telefonnummer angeben. Zu viele Leute hinterlassen sehr lange und weitschweifige Nachrichten, nur um ihre Namen und Nummern am Ende schnell zu murmeln, was dazu führt, dass der Empfänger den Anruf nicht zurückgeben kann. - Einmal reicht
Wenn du eine Nachricht hinterlässt und die Person, für die du sie verlassen hast, nicht sofort zu dir zurückkehrt, kann das daran liegen, dass sie es im Moment nicht kann. Es besteht keine Notwendigkeit, immer wieder anzurufen. Wenn es sich um eine dringende Angelegenheit handelt, können Sie versuchen, am nächsten Tag erneut anzurufen oder eine E-Mail mit der Nachricht zu hinterlassen, dass Sie auch eine Voicemail hinterlassen haben. - Höre zuerst
Hören Sie sich eine Voicemail an, die Sie vollständig erhalten haben, bevor Sie den Anruf zurückgeben. Sie können lernen, dass es nicht einmal notwendig ist, zurückzurufen (wow, was für eine Zeitersparnis) oder dass Sie sich zuerst um etwas kümmern müssen. Zum Beispiel benötigt der Anrufer möglicherweise Informationen, die Sie bereit haben können, wenn Sie zu ihm zurückkehren.
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