Wir verbringen viel Zeit in Meetings. In vielen Fällen führen schlechte Meeting-Management-Praktiken zu einer unproduktiven Nutzung der Zeit der Teilnehmer. In einem verwandten Beitrag biete ich eine Anleitung an, wie aus fünf gemeinsamen Treffenszenarien produktive Ereignisse werden können. In diesem Beitrag biete ich zusätzliche Ideen an, um den Nutzen, die Produktivität und die Wirkung von Meetings zu stärken.
Meeting Management Key - Stand PAT
Einige Manager verwenden einen PAT-Ansatz für Besprechungen, bei dem ein Purpose, ein A- Programm und ein T- Bild erforderlich sind. Die Teilnehmer mit diesen kritischen Punkten im Kontext vor der Sitzung zu bewaffnen, stellt sicher, dass die Leute bereit sind, sich zu beteiligen und die allgemeine Absicht des Meetings zu unterstützen. Eine klare PAT-Gliederung sorgt für eine produktive Sitzung.
Sie sollten in der Lage sein, den Zweck des Treffens in höchstens 1 oder 2 Sätzen zu definieren. "Dieses Meeting soll die neue Marketingkampagne planen" oder "Dieses Meeting soll die neuen Richtlinien für die Abwicklung von Rücksendungen überprüfen." Der Zweck hilft sicherzustellen, dass jeder weiß, warum sie da sind, was zu tun ist und wie man den Fortschritt steuert und zu einer Schlussfolgerung führt.
Legen Sie eine Agenda fest. Listen Sie die Artikel auf, die Sie überprüfen / besprechen / prüfen werden. Ich möchte jedem Tagesordnungspunkt (siehe unten) ein Zeitlimit zuweisen und die Person identifizieren, die für die Moderation der Diskussion verantwortlich ist. Legen Sie einen Zeitrahmen fest; Stellen Sie zumindest eine Start- und Endzeit ein. Ich empfehle auch, für jeden Tagesordnungspunkt eine Dauer festzulegen. Diese sollten sich auf den Gesamtzeitraum der Besprechung beziehen.
Beginnen Sie Ihre Meetings rechtzeitig
Wenn Sie in einer dieser Kulturen arbeiten, in der die Leute bis fünf oder zehn Minuten nach der geplanten Startzeit in Meetings versinken, ist es an der Zeit, einen neuen Trend zu beginnen. Eine Firma ermutigt ihre Manager, die Tür zur geplanten Startzeit zu schließen, und diejenigen, die sich verspäten, sind nicht zur Teilnahme eingeladen. Auch wenn dies drakonischer sein mag, als Sie zu handeln, sollten Sie keine Bedenken haben, das Meeting in Ordnung zu bringen, den Zweck zu überprüfen und die Erwartungen und das Timing zu bestätigen.
Warte nicht darauf, dass Nachzügler auftauchen. Wenn jemand zu spät kommt, gehe nicht zurück und überprüfe, was bereits besprochen wurde. Fahren Sie mit Ihren Meeting-Themen fort. Dies wird für den Nachzügler unangenehm sein und die Chancen verbessern, dass er / sie beim nächsten Treffen pünktlich ankommt.
Wenn der Organisator / Sponsor des Meetings nicht rechtzeitig erscheint, sollten Sie das Meeting absagen und zur Arbeit zurückkehren. Eine Wartezeit von fünf bis sieben Minuten ist angemessen. Wahrscheinlichkeiten sind, der Organisator des Treffens rannte in eine unerwartete Schwierigkeit und würde es vorziehen, dass du deine Zeit nicht verschwendest, die auf ihn wartet.
Halten Sie das Besprechungsthema fest
Eine gute Übung ist es, jemandem die Aufgabe zu übertragen, während des Meetings alle auf dem richtigen Weg zu halten. Zu oft driften Diskussionen und werden dann zu einem Wirbel von Meinungen, Ideen, Fakten und Emotionen degradiert. Ordnen Sie die Rolle stattdessen zu und informieren Sie alle Anwesenden, dass diese Person einwerfen wird, wenn und wenn die Diskussion von der Tagesordnung und dem spezifischen Diskussionspunkt abweicht. In einigen Unternehmen wird diese Rolle als "Traffic Cope" bezeichnet, in anderen als "Topic Keeper". Unabhängig vom Label ist die Rolle äußerst hilfreich, um die Effektivität und Produktivität Ihrer Meetings zu steigern.
Wenn zusätzliche Themen entstehen, die außerhalb der Tagesordnung liegen, aber wichtig zu diskutieren sind, sollten diese klar erfasst und auf dem "Parkplatz" für zukünftige Überlegungen und Diskussionen oder für ein diskretes Treffen platziert werden. Der Tagungseigentümer behält sich das Recht vor, eine geringfügige abweichende Diskussion zu erlauben, wenn er den allgemeinen Zweck der Versammlung unterstützt.
Besprechungsnotizen / Protokolle aufbewahren und verteilen
Jemand außer dem Organisator der Besprechung sollte ein Protokoll der Besprechung führen. Eine gute Aufzeichnung des Protokolls beinhaltet:
- Besprechungszeit, Datum, Ort
- Beschreibung des Zwecks
- Kopie der Tagesordnung
- Liste der Teilnehmer und eine Liste derjenigen, die nicht teilgenommen haben
- Eine detaillierte Zusammenfassung der Schlussfolgerungen, Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Termine für den Abschluss. Viele Notadaker nutzen die Agenda als Leitfaden für die Auflistung der Schlussfolgerungen und Maßnahmen.
- Geplantes Folgetreffen, wenn es wirklich benötigt wird.
Idealerweise sollten Sie die Besprechungsnotizen so bald wie möglich nach Abschluss des Meetings und absolut innerhalb eines Arbeitstages verteilen. Die Protokolle und Notizen dienen sowohl als wichtige Erinnerung für die Teilnehmer als auch als Informationsquelle für andere Interessenvertreter oder für diejenigen, die das Treffen verpasst haben. Das Protokoll ist ein großartiges Werkzeug, um Menschen und Teams an ihre engagierten Folgemaßnahmen zu erinnern.
Das Fazit für jetzt:
Es ist möglich, dass ein Treffen zu einem positiven Ergebnis führt, das dazu beiträgt, Projekte und Menschen voranzutreiben, einfach nicht darauf zählen. Etwas Sorgfalt und bewusste Stärkung Ihrer Meeting-Management-Techniken wird Ihre Chancen auf ein gutes Ergebnis verbessern.
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Aktualisiert von Art Petty