Die Bedeutung der Dokumentation in der Personalwirtschaft

Beispiele für korrekte und falsche Dokumentation im Personalwesen

Dokumentation ist die schriftliche und aufbewahrte Aufzeichnung von Beschäftigungsereignissen. Die Dokumentation besteht aus Regierungs- und gesetzlich vorgeschriebenen Elementen, Dokumenten, die von der Unternehmenspolitik und -praxis gefordert werden, Dokumenten, die von den besten Personalpraktiken vorgeschlagen werden, und formellen und informellen Aufzeichnungen über Beschäftigungsereignisse.

Dokumentation über einen Beschäftigungsnachweis

Dokumentation ist eine schriftliche Aufzeichnung der Handlungen eines Mitarbeiters, Diskussionen, Vorfälle von Leistungscoaching, beobachteten Richtlinienverstößen, Disziplinarmaßnahmen, positiven Beiträgen, Belohnung und Anerkennung, Untersuchungen, Nichterreichen von Anforderungen und Zielen, Leistungsbewertung und mehr.

Die Dokumentation ermöglicht es dem Arbeitgeber oder dem Mitarbeiter, eine schriftliche Aufzeichnung der Ereignisse und Diskussionen zu einer bestimmten Veranstaltung zu führen. Die Dokumentation des Arbeitsverhältnisses liefert eine schriftliche Aufzeichnung, die erforderlich sein kann, um solche Aktionen wie Mitarbeiterförderung, Gehaltserhöhungen der Angestellten und disziplinarische Maßnahmen einschließlich der Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu unterstützen.

Die Dokumentation über Mitarbeiter ist im Allgemeinen positiv und negativ, wenn nötig. Es ist sachlich und nicht beurteilend. Es beschreibt Ereignisse, so wie sie auftreten, nicht die Meinungen und Gedanken des Betrachters über das Ereignis. In der Dokumentation werden auch die Aktionen beschrieben, die in wichtigen Fällen durchgeführt wurden, z. B. bei der formellen Anerkennung von Mitarbeitern oder bei disziplinarischen Maßnahmen.

Denken Sie daran, dass Sie die Dokumentation so nah wie möglich am Ereigniszeitpunkt erstellen müssen, damit die Dokumentation zeitnah, detailliert und genau ist.

In einem Gerichtsverfahren ist eine Dokumentation über die Leistung eines Mitarbeiters in der Vergangenheit oft entscheidend für das Ergebnis, das der Arbeitgeber von der Veranstaltung erfährt. Es ist das Ziel, ein faires Bild der Leistung des Mitarbeiters zu zeichnen, ohne sich ausschließlich auf die negativen Ereignisse zu konzentrieren.

Arten der Dokumentation

Richtlinien, Verfahren, das Mitarbeiterhandbuch und Pläne zur Leistungsentwicklung sind ebenfalls Formen der Dokumentation, die das erwartete Verhalten der Mitarbeiter und die Anforderungen am Arbeitsplatz aufzeichnen, um einen geordneten, fairen Arbeitsplatz zu erhalten, an dem die Mitarbeiter wissen, was von ihnen erwartet wird.

Dokumentation ist auch die schriftliche Aufzeichnung der Aussagen des Beschuldigten, des Anklägers und Zeugen feindseliger Arbeitsplatzereignisse, die ein Fehlverhalten der Mitarbeiter wie sexuelle Belästigung beinhalten.

Die Dokumentation kann formell sein und in der Personalakte des Mitarbeiters aufbewahrt werden. Von den Mitarbeitern wird erwartet, dass sie diese Dokumentation unterschreiben, um anzuerkennen, dass sie eine Kopie erhalten und den Inhalt überprüft haben. (Die Unterschrift bedeutet keine Übereinstimmung mit den Aussagen in der Dokumentation.)

Diese Dokumentation enthält auch solche dauerhaften Aufzeichnungen wie den unterschriebenen Arbeitsantrag, schriftliche Arbeitszeugnisse, Bewerbungsunterlagen wie Lebensläufe und Anschreiben sowie Hintergrundprüfungen. Abgesehen von der Personalakte des Mitarbeiters werden auch Unterlagen wie das I-9-Formular, das die Berechtigung des Mitarbeiters zur Arbeit in den USA prüft, sowie Krankenakten, FMLA-Aufzeichnungen usw. aufbewahrt.

Die Dokumentation kann auch informell sein, wie in den Aufzeichnungen eines Managers über seine Gespräche mit einem Mitarbeiter im Laufe eines Jahres. Es ist wichtig, dass die Führungskräfte diese Dokumentation für alle ihre Berichtspflichtigen erhalten; Kein Mitarbeiter sollte wegen der Leistung ausgesondert werden. (Dies könnte zu einem späteren Zeitpunkt als Diskriminierung ausgelegt werden.)

Verwendung der Dokumentation

Die Dokumentation kritischer Vorfälle, ob positiv oder negativ, wird ebenfalls empfohlen, so dass die Manager die Leistung der Mitarbeiter über einen bestimmten Zeitraum hinweg dokumentieren können.

Die Dokumentation wird auf andere Weise in Organisationen verwendet. Diese können Prozeduren, Arbeitsanweisungen und Computer-Software-Anweisungen umfassen, um nur einige zu nennen, aber für die Zwecke der Personalabteilung sind dies die üblichen Verwendungen von Dokumentation. Und das sind Anweisungen, wie man angemessen dokumentiert.

Beispiele für Leistungsdokumentation

Eine Dokumentation über die Leistung eines Mitarbeiters ermöglicht es Ihnen, Ihre Mitarbeiter zu disziplinieren, zu kündigen oder fair zu fördern, zu belohnen und anzuerkennen. Ohne Dokumentation ist es für den Arbeitgeber schwierig - und potentiell riskant zu sein.

Der Arbeitgeber muss jeden möglichen Vorwurf einer diskriminierenden Behandlung von Arbeitnehmern vermeiden. Abgesehen von der Legalität wollen gute Arbeitgeber ein Arbeitsumfeld schaffen, das fair und konsistent ist und die Ziele und Karrierepläne der Mitarbeiter unterstützt.

Diese Umgebung wird durch die professionelle Dokumentation der Mitarbeiterperformance durch den Manager unterstützt - sowohl lobendes Verhalten als auch Maßnahmen, die korrigiert oder verbessert werden müssen. Früher wurde die Dokumentation ausführlich besprochen. Diese Beispiele geben Ihnen weitere Beispiele für geeignete Dokumentation.

Dokumentationsbeispiele

Falsch :

Mark ist normalerweise zu spät zur Arbeit. Mark vermisst zu viel Arbeit.

Rechts :

1. April: Mark hat sich krank gemeldet und 8 Stunden Arbeit verpasst.

4. April: Mark kam um 10.00 Uhr zur Arbeit, zwei Stunden später als geplant.

6. April: Mark plante einen Arzttermin und blieb dann zu Hause, um einen neuen Ofen zu installieren.

12. April: Mark hat sich krank gemeldet und 8 Stunden Arbeit verpasst.

Falsch :

Mary ist unzuverlässig. Sie tut fast nie, wozu sie sich verpflichtet hat.

Rechts :

2. Mai: Mary hat versprochen, dass der erste Entwurf des Produktvorschlags auf der heutigen wöchentlichen Sitzung zur Überprüfung verfügbar sein wird. Mary hat keinen Entwurf wie erwartet erstellt. Sie sagte, sie sei zu beschäftigt gewesen, und die Leute, deren Hilfe sie brauchte, seien nicht mit ihr zurückgekommen.

Manager antwortete: Welche Hilfe hatten Sie benötigt? Information? Wer hat nicht zurück zu dir und was hast du von ihnen?

Carl und Michael mussten Mary über ihre Fortschritte auf dem Laufenden halten.

Was macht dich so beschäftigt, dass du keine Zeit hast, deine Verpflichtungen zu erfüllen? Macht zu viele Verpflichtungen mit begrenzten Stunden, um sie zu erfüllen.

Was kann ich tun um dir zu helfen?

Wann werden Sie den Entwurf des Dokuments zur Überprüfung zur Verfügung stellen?

Diese Beispiele bieten einen Überblick darüber, wie effektive Dokumentation im Vergleich zu falsch geschriebener Dokumentation aussieht. Befolgen Sie diesen Ratschlag, um Richtlinien, Leistung und Ereignisse an Ihrem Arbeitsplatz effektiv und rechtlich zu dokumentieren.

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