Wie man die Kosten der Dienstreisen der Angestellten verringert

Gemeinsame Taktiken, mit denen Arbeitgeber Reisekosten senken

Mit etwas Sympathie für Arbeitgeber, die versuchen, die Reisekosten zu kontrollieren, ist es nicht an der Reihe, Mitarbeiter zu bitten, Zimmer zu teilen.

Diese Ideen sind weniger stressig und beleidigend für den durchschnittlichen Angestellten, der geschäftlich für seinen Arbeitgeber reist. Mitarbeiter sind normale Menschen, die während einer Geschäftsreise nur ein wenig Privatsphäre und Abstand von Mitarbeitern haben wollen, besonders wenn sie den Tag mit Kollegen verbracht haben. Arbeitgeber müssen ihre Mitarbeiter nicht auffordern, Räume zu teilen.

Es gibt andere Möglichkeiten, die Kosten für Dienstreisen von Mitarbeitern zu sparen. Beispielsweise:

• Fordern Sie die Mitarbeiter auf, am selben Tag zu reisen, wann immer dies möglich ist.
• Entwickeln und implementieren Sie eine feste Reiserichtlinie, die spezifische Details zu Taggeldzahlungen an verschiedenen Destinationen, bevorzugte Hotelketten, bei denen der Arbeitgeber einen Diskontsatz festgelegt hat, Ausgabenerstattungen und Limits, bei denen die Unterschrift eines Managers im Voraus erforderlich ist, vorschreibt.
• Halten Sie die Mitarbeiter gemäß der Reiserichtlinie ohne vorherige Genehmigung von Ausnahmen auf dem Gesetz fest. Überweisen Sie keine Ausgaben, die nicht durch Richtlinien oder Ausnahmen erlaubt waren.

• Verhandeln Sie Unternehmensraten neu oder verhandeln Sie mit Hotelketten, die Ihren Reisezielen gemeinsam sind. Suchen Sie nach Hotels, die Annehmlichkeiten wie ein kostenloses Frühstück, eine kostenlose Cocktailstunde, Snacks und Vorspeisen am Nachmittag sowie Kühlschränke und Kaffeemaschinen in den Zimmern bieten. Verlangen Sie, dass Mitarbeiter diese Hotels und Einrichtungen nutzen, wenn sie verfügbar sind.
• Verwenden Sie eine weniger teure Hotelkette bei der Reservierung. Die meisten Angestellten würden einen Stern für ein privates Zimmer verschenken. Erwarten Sie keine niedrigeren Standards in Bereichen wie Sauberkeit und anderen Annehmlichkeiten für Mitarbeiter von Hotels, die mit weniger Sternen bewertet werden. Untersuchen Sie periodisch reisende Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass die ausgewählten Standorte ihren Bedürfnissen entsprechen.

• Verwenden Sie einen konsistenten Reisebuchungsservice wie American Express Global Business Travel, um die Kosten zu kontrollieren. Sie helfen Ihnen bei der Planung, Verabschiedung von Richtlinien, Kosteneinsparungen und Begrenzung der Mitarbeiterausgaben. Sogar lokale Reiseleistungen können Ihnen helfen, Geschäftsreisen zu sparen, aber der Vorteil für eine American Express Firma ist ihre Reichweite national und international und ihre Online-Dienste.
• Treffen Sie Vereinbarungen mit einer Fluggesellschaft, um ihre Dienste wann immer möglich zu nutzen, um bei jedem Flug einen Firmenrabatt zu erhalten. Verlangen Sie, dass Mitarbeiter den Buchungsservice der Fluggesellschaft nutzen, beispielsweise Southwest Airlines Corporate Travel. Arbeitgeber können auch sparen, wenn Flugzeuge im Voraus gebucht werden.

• Lassen Sie Mitarbeiter, die Last-Minute-Reiseentscheidungen treffen, eine Genehmigung einholen. In einem Fall in einem Kundenunternehmen kostet ein Flugticket, das 300 US-Dollar kosten würde, wenn es ein paar Wochen im Voraus gebucht wird, über 1200 US-Dollar, wenn der Mitarbeiter die Reservierung zwei Tage vor dem Ereignis getätigt hat. Dies sollte nur in einem Notfall passieren, da die meisten Tickets übertragbar sind, auch wenn sie nicht zurückerstattet werden.
• Reduzieren Sie die Reisekosten in anderen Bereichen wie Essen und Alkohol pro Tag und Transport. Variieren Sie die Tage pro Tag. New York City ist beispielsweise teuer im Vergleich zu Las Vegas. Kleinere, nicht-Resort-Bereiche sind noch günstiger. Ihre Reiserichtlinie sollte die Kosten widerspiegeln, die Ihre Mitarbeiter während ihrer Reise in verschiedene Staaten und Regionen erfahren.

• Experimentieren Sie mit virtuellen Besprechungen, Diensten wie Skype for Business und Videos. Während anfänglich unangenehm, sind nicht-persönliche Treffen eine erworbene Fähigkeit. Die Mitarbeiter werden komfortabler, wenn sie diese Dienste im Laufe der Zeit nutzen. Webinare eignen sich gut für verschiedene Arten von Schulungen, insbesondere für Seminare, an denen mehrere Mitarbeiter teilnehmen können.
• Fordern Sie Ihre Mitarbeiter auf, weniger teure öffentliche Verkehrsmittel und Shuttleservices als Taxis zu nutzen, wenn sie verfügbar sind, insbesondere wenn Mitarbeiter zwischen Flughäfen und Hotels reisen. Die meisten großen Konferenzen bieten einen kostenlosen Shuttle-Service zwischen den Hotels und dem Konferenzzentrum. Weniger Taxigebrauch oder die Anforderung, dass sich die Mitarbeiter versammeln, um für ein Gruppentaxi zu bezahlen, können eine Menge Geld sparen.

Es ist der richtige Weg, die Kosten für Geschäftsreisen zu straffen, wenn erwachsene Mitarbeiter gebeten werden, rechtzeitig Reservierungen vorzunehmen, Budgetkosten für ihre Geschäftsreisen aufzuwenden und andere Optionen als Reisen für Meetings und Schulungen zu erkunden. Sie respektieren die Mitarbeiter.

Sie kommen dem Arbeitgeber zugute, weil sich die Mitarbeiter respektiert fühlen und für eine positive Moral sorgen. Sie halten den positiven Beziehungszyklus in die richtige Richtung.

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