Sie können ein Meeting planen, führen und verwalten, um Ergebnisse zu erzielen
Menschen verbringen so viel Zeit in Meetings, dass es für erfolgreiche Unternehmen Priorität hat, die Zeit für Meetings in nachhaltige Ergebnisse zu verwandeln. Aktionen, die Meetings erfolgreich machen, erfordern die Verwaltung durch den Meetingleiter vor, während und nach dem Meeting.
Wenn Sie diese zwölf Tipps zur Besprechungsverwaltung nutzen, werden Ihre Besprechungen und Teams besser funktionieren und bessere Ergebnisse erzielen.
Vor dem Treffen
Maßnahmen vor dem Treffen bilden die Grundlage für die Erreichung der Meeting-Ergebnisse. Sie können alle notwendigen Nacharbeiten durchführen, aber ohne die Vorarbeit werden Sie nicht erfolgreich sein.
Planen Sie die Besprechung. Effektive Meetings, die Ergebnisse liefern, beginnen mit einer intelligenten Planung. Identifizieren Sie zunächst, ob Sie andere Mitarbeiter benötigen, die Ihnen bei der Planung des Meetings helfen (z. B. das Einbeziehen von Personen aus einigen Abteilungen). Dann entscheiden Sie, was Sie erreichen möchten, indem Sie das Meeting abhalten und machbare Ziele für Ihr Meeting festlegen.
Die von Ihnen gesetzten Ziele bilden den Rahmen für einen effektiven Meetingplan. Stephen Covey sagt in den Sieben Gewohnheiten der hochwirksamen Menschen : "Beginne mit dem Ende im Sinn." Ihr Besprechungsziel bestimmt den Fokus auf die Besprechung, die Besprechungsagenda und die Teilnehmer, die Sie für die Besprechung benötigen.
Stellen Sie sicher, dass Sie eine Besprechung benötigen. Es klingt vielleicht nach hinten, aber nachdem Sie Ihren Besprechungsplan entwickelt haben, stellen Sie sicher, dass ein Meeting ein geeignetes Mittel ist, um die von Ihnen festgelegten Ziele zu erreichen. Treffen zu halten ist ein teures Unterfangen, wenn man die abrechenbaren Teilnehmer berücksichtigt. Bemühen Sie sich, festzustellen, dass ein Meeting die beste Möglichkeit ist, das Problem zu lösen, den Prozess zu verbessern oder eine langfristige oder kurzfristige Strategie für Ihr Team oder Ihre Abteilung zu erstellen.
Sorgen Sie für eine angemessene Teilnahme an der Sitzung. Wenn ein Meeting das geeignete Mittel ist, um Ihre Ziele zu erreichen, wenden Sie sich an die Teilnehmer, deren Teilnahme erforderlich ist, damit das Meeting erfolgreich ist. Es hört sich vielleicht wie ein Kinderspiel an, aber es stolpert über den schlauesten Anführer - die Schlüsselbesucher müssen verfügbar sein, um an dem Treffen teilzunehmen.
Manchmal schicken Leute Delegierte in ihrer Abwesenheit. Wenn ein Delegierter anstelle eines entscheidenden Entscheidungsträgers anwesend ist, vergewissern Sie sich, dass der designierte Mitarbeiter befugt ist, endgültige Entscheidungen zu treffen, die genehmigt werden können. Andernfalls verschieben Sie das Meeting.
Verteilen und überprüfen Sie Pre-Work vor dem Meeting. Wie viele Meetings haben Sie besucht, die mit dem Meeting-Moderator begonnen haben, der eine große Menge Papier verteilt oder eine PowerPoint-Präsentation zur Diskussion gestellt hat? Das ist frustrierend, weil man sich mit der Taktik des Blechs beschäftigt, das Treffen wird zu einer Gruppe, die eingelesen wird - kaum produktiv.
Sie können Meetings am produktivsten gestalten und Ergebnisse sicherstellen, indem Sie die notwendigen Vorarbeiten im Vorfeld des Meetings bereitstellen. Die Bereitstellung von Vorarbeiten, Charts, Grafiken und Lesestoff 48 Stunden vor Beginn eines Meetings bedeutet, dass jeder bereit ist, direkt hinein zu springen.
Eine Dokumentation, die Ihnen beim Erreichen der Konferenzziele hilft, kann Folgendes umfassen:
- Berichte und Daten
- Diagramme und Links zu Wettbewerbsinformationen
- Verkäufe seit Monatsbeginn
- Produktionspläne
- Microsoft PowerPoint-Folien, die wichtige Diskussionspunkte veranschaulichen
- Sitzungsprotokolle, Notizen und Folgemaßnahmen von früheren Sitzungen oder damit verbundenen Sitzungen und Projekten
Während der Besprechung
Wenn Sie die Zeit effektiv nutzen, werden Sie während des Treffens Begeisterung für das Thema entwickeln und Engagement von den Teilnehmern erzeugen. Menschen fühlen sich Teil von etwas Größerem als ihre täglichen Herausforderungen. Daher wird ein gut geführtes, aktives Meeting, das die Grundlage für Follow-up schafft, zu Meeting-Ergebnissen führen.
Effektive Besprechungserleichterung. Der Meetingleiter setzt einen positiven, produktiven Ton für die Interaktion zwischen den Meetingteilnehmern. Effektive Besprechungserleichterungen beginnen mit einer Überprüfung der Ziele oder erwarteten Ergebnisse und der Agenda. Der Moderator hilft den Gruppenmitgliedern, konzentriert und produktiv zu bleiben.
Das Meeting-Design und die Agenda bildeten den Rahmen für das Meeting. Ein effektiver Moderator, der die Teilnehmer auf Kurs hält, stellt sicher, dass die erwarteten, gewünschten Ergebnisse als Ergebnis des Treffens erreicht werden.
Beziehen Sie jeden Teilnehmer in Doable Actions ein. Jede Arbeitsgruppe hat unterschiedliche Persönlichkeiten, die für Besprechungen angezeigt werden. Sie haben stille Mitarbeiter und Menschen, die versuchen, jeden Diskussionspunkt zu dominieren. Unabhängig davon, ob Sie die Besprechung erleichtern oder daran teilnehmen möchten, müssen Sie jeden Teilnehmer in den Prozess der Besprechungsziele einbeziehen.
Dies stellt sicher, dass jeder Teilnehmer in das Thema des Treffens investiert wird und weiter verfolgt. Sie werden Mitglied versuchen, die ganze Ladung zu tragen.
Erstellen Sie einen effektiven Meeting-Folgeplan. Treffen Sie während des Meetings einen Follow-up-Plan mit Aktionselementen. Wirksame Pläne umfassen Folgendes:
- Das spezifische Aktionselement
- Der Name der Person, die das Eigentum übernommen hat, um das Aktionselement auszuführen
- Das Fälligkeitsdatum des Aktionspostens
- Konsens darüber, was die Fertigstellung des Aktionspostens ausmacht
Diskutieren Sie reale Szenarien und Hindernisse für den Erfolg, die Teammitglieder erleben können, wenn sie versuchen, die zur Erzielung von Ergebnissen erforderlichen Elemente zu erreichen. Wenn Sie ein Follow-up-Meeting benötigen, legen Sie die Zeit vor dem Verlassen des Teilnehmers so fest, dass sie im Kalender jedes Teilnehmers enthalten ist.
Nach dem Treffen
Maßnahmen und Planung vor und während des Treffens spielen eine große Rolle dabei, Ihnen dabei zu helfen, erwartete, positive und konstruktive Ergebnisse zu erzielen. Ihre Aktionen im Anschluss an das Treffen sind ebenso wichtig. Das Follow-up bei der nächsten geplanten Besprechung reicht nie aus, um die Ergebnisse zu sichern.
Veröffentlichen Sie Besprechungsprotokolle. Veröffentlichen Sie Ihr Protokoll und Ihren Aktionsplan innerhalb von 24 Stunden. Menschen werden am effektivsten zu Ergebnissen beitragen, wenn sie sofort mit den Aktionselementen beginnen. Sie haben immer noch eine neue Erinnerung an das Treffen, die verschiedenen Diskussionspunkte und die Gründe für jedes Meeting.
Außerdem wirkt sich eine verspätete Verteilung der Protokolle auf die Ergebnisse aus, da die meisten Personen auf die Minuten warten, bevor sie ihre Verpflichtungen einhalten.
Effektive Besprechung Follow-Up. Einhaltung und Einhaltung von Fristen und Follow-up helfen Ihnen, Ergebnisse von Ihren Sitzungen zu erreichen. Im Anschluss an das Treffen sollte jede Person mit einem Aktionsgegenstand einen Aktionsplan erstellen, um ihre Verpflichtungen zu erfüllen.
Egal, ob sie die Schritte in ihrem Planer schreiben, die Aufgaben an eine andere Mitarbeiterperson delegieren oder die Aufgabe sofort ausführen, die Person ist für die Nachverfolgung verantwortlich.
Und Sie können die Besprechungsergebnisse verbessern, indem Sie mit jeder Person auf halbem Weg zwischen den Besprechungen nachgehen. Ihr Ziel ist es, den Fortschritt zu überprüfen und sicherzustellen, dass die Aufgaben im Gange sind.
Verantwortlichkeit für das Follow-Up während des nächsten Treffens. Haben Sie schon einmal an einem Folgetreffen teilgenommen, bei dem jeder Teilnehmer der Gruppe mitteilte, warum sie ihr Engagement nicht erfüllen konnten? Die Festlegung der Norm oder Gewohnheit der Rechenschaftspflicht für Ergebnisse beginnt früh in Ihrem Meeting-Zyklus.
Eine Nachbetreuung durch den Moderator auf halbem Wege zwischen den Sitzungen hilft, aber die Gruppe muss das Scheitern machen, die Verpflichtungen inakzeptabel zu halten. Lassen Sie die Teilnehmer beim nächsten Treffen über Fortschritte und Ergebnisse berichten, mit der Erwartung, dass alle Teilnehmer ihre Ziele erreicht haben. Wenn eine Aufgabe angehalten wird, prüfen Sie beim nächsten Meeting, ob ein legitimer Roadblock zum Fortfahren vorhanden ist und wie Sie vorgehen.
Nachbesprechung des Meeting-Prozesses für kontinuierliche Verbesserung. Die Nachbesprechung jedes Meetings ist ein wirkungsvolles Werkzeug zur kontinuierlichen Verbesserung. Die Teilnehmer diskutieren abwechselnd, was effektiv oder ineffektiv über den aktuellen Meeting-Prozess ist. Sie diskutieren auch über die Fortschritte, die die Gruppe bei dem vorliegenden Thema erzielt.