Obwohl Sie die E-Mail-Kommunikation nicht so oft verwenden können, wie Sie es früher getan haben, verwenden Sie sie wahrscheinlich immer noch für professionelle Korrespondenz. Wenn Sie auf diese Weise mit Ihren Kollegen, Vorgesetzten, Kunden und Kunden sowie potenziellen Arbeitgebern interagieren, sollten Sie diese sechs Regeln für eine korrekte E-Mail-Etikette beachten.
1. Achte auf deine Manieren
Selbst in einer Welt, in der wir so schnell wie möglich Dinge erledigen müssen, um zur nächsten Aufgabe überzugehen, nehmen Sie sich Zeit, gute Manieren in Ihrer E-Mail zu verwenden. Vergessen Sie nicht, "bitte" und "danke" zu sagen.
Wenn Sie Personen ansprechen, die Sie nicht gut oder gar nicht kennen oder mit denen Sie nur eine formelle Beziehung haben, sprechen Sie sie mit ihrem Titel und Nachnamen an, es sei denn, sie haben Sie gebeten, etwas anderes zu tun. Sagen Sie beispielsweise "Sehr geehrter Herr Weiß" oder "Sehr geehrte Frau Grey". Wenn Sie auf eine E-Mail antworten und der Absender der ursprünglichen Nachricht nur mit seinem Vornamen signiert hat, können Sie davon ausgehen, dass es in Ordnung ist, sie auf die gleiche Weise zu adressieren.
2. Passen Sie Ihren Ton auf
Ton ist, wie Sie als Autor Ihre Haltung in einer E-Mail-Nachricht ausdrücken können. Es beeinflusst, wie es empfangen wird. In der Regel möchten Sie dem Empfänger respektvoll, freundlich und zugänglich begegnen. Sie wollen nicht kurz oder anspruchsvoll klingen. Lesen Sie Ihre Nachricht mehrmals durch, bevor Sie senden.
Wenn du jemandem schreibst, mit dem du vorher kommuniziert hast, fange als erstes an, etwas Freundliches wie "Ich hoffe, es geht dir gut" zu sagen. Während Emojis Ihnen helfen können, Ton leichter zu vermitteln, sollten Sie sie nicht in professionellen E-Mails verwenden, es sei denn, Sie schreiben an jemanden, mit dem Sie eine sehr informelle Beziehung haben. Verwenden Sie sie niemals, wenn Sie an einen potenziellen Arbeitgeber schreiben.
Es wird immer als schlechte E-Mail-Etikette angesehen, eine E-Mail oder einen Teil davon in Großbuchstaben zu schreiben. Es wird dich so aussehen lassen, als würdest du schreien.
3. Seien Sie knapp
Beschäftigte haben weder die Zeit noch die Neigung, mehr als eine Minute mit dem Lesen einer einzelnen E-Mail zu verbringen. Wenn Sie Ihrem Empfänger erlauben möchten, Ihre Nachricht schnell zu lesen und sie dennoch zu verstehen, müssen Sie sie kurz halten.
Lassen Sie wichtige Details jedoch nicht aus. Stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht eindeutig Ihren Grund für das Schreiben von Ihnen vermittelt. Niemand spart Zeit, wenn Sie sich hin und her bewegen, während Sie versuchen, die Details zu erklären, die Sie weggelassen haben.
4. Vermeiden Sie Texting Abkürzungen
Auch wenn Sie Zeit sparen möchten, sollten Sie keine SMS Abkürzungen in Ihrer professionellen E-Mail verwenden. Wenn Sie viel Text schreiben, so viele Leute, sind Sie vielleicht daran gewöhnt, eine Art Kurzschrift zu verwenden, um mit Ihren Freunden zu sprechen. Zum Beispiel können Sie statt "Sie", "Ihr" und "Bitte" "u", "ur" und "plz" verwenden. Diese Abkürzungen haben keinen Platz in der Geschäftskorrespondenz, es sei denn, der Empfänger ist eine Person, mit der Sie eine Gelegenheitsbeziehung haben.
5. Verwenden Sie eine professionelle E-Mail-Adresse
Verwenden Sie für Nachrichten zu Ihrem aktuellen Job immer die E-Mail-Adresse, die Ihr Arbeitgeber Ihnen zugewiesen hat. Sie sollten es jedoch niemals zum Senden von Nachrichten verwenden, die nichts mit Ihrem Job zu tun haben, z. B. wenn Sie nach einem neuen suchen. Verwenden Sie stattdessen einen persönlichen E-Mail-Account.
Wenn Sie beispielsweise keinen persönlichen Account haben, den Ihr Internetdienstanbieter bei der Registrierung für den Service angegeben hat, erhalten Sie einen kostenlosen E-Mail-Account. Verwenden Sie Google Mail oder einen anderen Dienst, um eine Adresse einzurichten, die professionell klingt. Verwenden Sie nichts albern oder anzüglich. Ihr erster Vor- und Nachname oder Ihr vollständiger Name sind die richtige Wahl.
6. Vergessen Sie nicht, Rechtschreibung und Grammatik zu zählen
Es ist unerlässlich, dass Sie Ihre E-Mail sorgfältig Korrektur lesen. Vernachlässige niemals diesen kritischen Schritt, egal wie beschäftigt du bist. Die Dinge, auf die Sie achten möchten, sind korrekte Rechtschreibung und korrekte Grammatik. Neben der korrekten Schreibweise von gebräuchlichen Wörtern möchten Sie auch die Namen von Personen richtig schreiben, einschließlich des Namens Ihres Empfängers und des Namens seiner Firma.
Seien Sie vorsichtig, wenn Sie sich zu sehr auf Rechtschreibprüfungen verlassen. Sie können Rechtschreibfehler von Wörtern nicht bemerken, wenn sie falsch verwendet werden. Zum Beispiel wird eine Rechtschreibprüfung das Wort "zu" nicht im Satz "Ich habe Fragen an Sie" markieren, obwohl es in diesem Zusammenhang "Zwei" sein sollte. Überprüfen Sie die Rechtschreibprüfung mit einem kostenlosen Online-Wörterbuch wie Merriam-Webster.