Der Bereich des Projektmanagements hat, wie jedes andere Fachgebiet auch, ein einzigartiges Vokabular, das mit Akronymen und Fachbegriffen gefüllt ist. Drei wesentliche Begriffe und Konzepte, die Sie verstehen müssen, sind:
- Umfang
- Risiko
- Annahmen
Dieser Artikel bietet einen Überblick über diese drei wesentlichen Begriffe des Projektmanagements und enthält Links und Vorschläge für zusätzliches Lesen.
Umfang
In der Projektverwaltung ist der Bereich die Menge der Grenzen, die den Umfang eines Projekts definieren. Der Umfang beschreibt, was als Ergebnis der Projektinitiative an den Kunden geliefert werden soll.
Durch das Verstehen des Umfangs können Projektleiter und Projektteam nachvollziehen, was innerhalb oder außerhalb der Projektgrenzen liegt. Wenn etwas "nicht in Reichweite" ist, wird es in der Planungsarbeit des Projekts nicht berücksichtigt. Aktivitäten, die in den Rahmen der Scope-Anweisung fallen, werden als "im Umfang" betrachtet und im Zeitplan und Budget berücksichtigt. Wenn eine Aktivität außerhalb der Grenzen liegt, gilt sie als "außerhalb des Geltungsbereichs" und ist nicht geplant. In der Tat
Unabhängig davon, ob Sie ein Projektmanager oder Teil des Projektteams sind, sollten Sie überlegen, ob sich etwas im Umfang oder außerhalb des Bereichs befindet, wenn Sie fortfahren. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, dass ein Kunde Sie gebeten hat, eine Website zu erstellen. Wenn Sie den Bereich (oder die Grenzen) des Projekts umreißen, geben Sie die folgenden Elemente als in-scope an:
- Site-Design und Drahtmodell-Diagramm
- Einrichtung eines Testbettes
- Kodierung zum zugelassenen Drahtmodell
- Grafikentwicklung für das Website-Thema
- Testen und Debuggen vor der Veröffentlichung der Website
Im Verlauf des Projekts bittet der Kunde Sie, einen Videoüberblick über das Unternehmen zu geben. Das Video wird nicht im Rahmen des Projekts angegeben und liegt daher außerhalb des Anwendungsbereichs. Während Sie die Videoarbeiten gerne gegen Aufpreis durchführen, erfordert dies eine Überarbeitung des Umfangs und der Kosten- und Zeiteinschätzung für das Projekt.
In Ermangelung eines klaren und vereinbarten Umfangsdokuments könnte die Ausgabe des Videos zwischen Ihrem Team und den Vertretern des Kunden strittig werden. Eine klare Rahmenaussage erlaubte es Ihnen, die Situation zu entschärfen und sich auf eine geordnete Weise zu ändern.
Wie bestimmen Sie, was in oder außer Reichweite ist? Zunächst möchten Sie anhand von Diskussionen mit dem Kunden oder dem Projektinhaber alle Details des derzeit bekannten Projekts umreißen. Dann sollten Sie Schlüsselannahmen treffen, die bestimmen, was in oder außerhalb des Geltungsbereichs liegt.
Annahmen
Irgendwann in Ihrem Leben wurde Ihnen wahrscheinlich gesagt: "Machen Sie niemals Annahmen." Annahmen im Projektmanagement zu machen, ist jedoch eine alltägliche Tätigkeit. Annahmen helfen Ihnen, Umfang und Risiken zu definieren und Ihre Schätzungen für Zeit und Kosten zu optimieren. Natürlich ist es wichtig, Ihre Annahmen zu dokumentieren und zu validieren.
Betrachten Sie etwas Einfaches, etwa das Erstellen eines Buches. Nehmen wir an, Ihr Freund hat eine Idee für ein Couchtischbuch und hat Sie gebeten, das Projekt zu leiten. Seine erste Bitte ist ein Budget, damit er die Finanzierung sichern kann. Wenn Sie den Umfang definieren, ist klar, dass Ihr Freund viele Details nicht kennt, einschließlich der Anzahl der Seiten, der Bildaufnahme, des Deckungsstils und des Gewichts des für die Seiten zu verwendenden Papiers.
Da all diese Faktoren die Kosten und Produktionskomplexität beeinflussen, müssen Sie Annahmen über die Spezifikationen treffen und diese Annahmen als akzeptabel oder inakzeptabel für Ihren Freund validieren. Nach einer weiteren Diskussion teilt dir dein Freund mit, dass er plant, 50 Fotos in das Buch aufzunehmen. Sie können Ihre Annahme auf die 50 Bilder stützen oder, wenn Sie davon ausgehen, dass sich diese Anzahl mit der Zeit erhöht, können Sie davon ausgehen, dass zwischen 75 und 90 Seiten mit Bildern liegen.
Sie können sehen, wie sich Annahmen auch direkt auf den Zeitplan auswirken. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie führen ein Projekt in einem Park, bei dem eine Schaukel gebaut wird. Bei der Einrichtung Ihres Projekts erhalten Sie das Budget und zugewiesene Teammitglieder, von denen eines für Material zuständig ist. Wenn Sie Ihren Zeitplan erstellen, fragen Sie die verantwortliche Person, wann der Zement ankommen wird. Diese Person antwortet, dass er nicht sicher ist, wann der Zement ankommen wird, aber dass er glaubt, dass es zwischen dem 1. Juni und dem 10. Juni sein wird.
Wenn Sie Ihren Umfang und Ihren Zeitplan erstellen, nehmen Sie an, dass der Zement spätestens am 10. Juni eintreffen wird. Dieses Beispiel zeigt zwei Vorteile für die Annahme von Annahmen.
Der erste Vorteil ist, dass die Annahme, dass Sie den Zement spätestens am 10. Juni erhalten, Ihnen erlaubt, Aktivitäten zu planen, die auf die Ankunft des Zements angewiesen sind. Der zweite Vorteil besteht darin, dass der Materiallieferant eine Frist für die Lieferung des Zements erhält, die er an seinen Lieferanten weiterleiten kann. Es hat versehentlich eine wichtige Frist für das Projekt gesetzt, um voranzukommen.
Durch die Festlegung von Annahmen werden Benchmarks festgelegt, die während des Projekts oft überarbeitet werden, um dem Projektteam zu helfen, innerhalb des Rahmens, rechtzeitig und innerhalb des Budgets zu bleiben. Aber was passiert, wenn Annahmen falsch sind? Hier kommt das Risiko ins Spiel.
Risiko
Sobald Sie Ihren Umfang erstellt und die Annahmen identifiziert haben, die hinter dem Umfang und den Schätzungen stehen, sollten Sie damit beginnen, Risikobereiche zu bewerten. Das Risiko ist im Projektmanagement genauso hoch wie in der realen Welt. Es ist eine Gefahr oder eine Chance, die Schaden verursachen kann. (Hinweis: Das Project Management Institute und das Project Management Body of Knowledge - PMBOK bieten detaillierte Definitionen von Risiken und Typen und identifizieren den Rahmen für das Projektrisikomanagement.)
Alle Projekte beinhalten Risiken, und wenn Sie Projektmanager oder Projekteigentümer sind, liegt es nicht nur in Ihrer Verantwortung, Risiken vorherzusehen. Es ist auch Ihre Aufgabe, die potenziellen Auswirkungen dieser Risiken dem Projektteam mitzuteilen und sich auf die Minderung der Risiken vorzubereiten.
Risiko kommt in verschiedenen Graden. Manchmal kann Risiko bedeuten, dass das Projekt etwas anders läuft oder eine kleine unerwartete Wendung nimmt. In einigen Fällen können Risiken jedoch zu katastrophalen Ergebnissen führen, die Ihr Projekt auf den Kopf stellen.
Lassen Sie uns das Spielplatzszenario aus dem obigen Zementbeispiel verwenden. Eines der Risiken besteht darin, dass der Zement nicht zum angenommenen Datum des 10. Juni eintrifft. Welche potenziellen Auswirkungen hat dieses Risiko? Alle Nachfolgeaktivitäten, die nach dem Ausgießen des Zements folgen, werden durch dieses Problem verzögert.
Risiken können auch positiv sein. Berücksichtigen Sie die Auswirkungen auf das Projekt, wenn der Zement früher als erwartet auftaucht. Dies scheint zwar ein positives Ergebnis zu sein, es schafft jedoch immer noch ein Problem für das Timing und die Abfolge aller anderen Projektschritte.
Projektmanager arbeiten mit ihren Projektteams zusammen, um mögliche Risiken zu analysieren und zu identifizieren. Sie führen den Prozess einen Schritt weiter und betrachten die potenzielle Schwere des Risikos und seine Eintrittswahrscheinlichkeit. Darüber hinaus identifizieren sie jene Personen, die am besten geeignet sind, um zu erkennen, wann das Risiko auftritt, und sie entwickeln abgestimmte Risikominderungspläne.
Viele Firmen haben detaillierte Risikovorlagen, die sie im Laufe der Zeit und aus Erfahrungen mit anderen Projekten entwickelt haben. Einige Branchen haben Risikoprofile erstellt, die als Ausgangspunkt für die Risikoanalyse dienen. Viele Industriezweige betreiben auch sehr detaillierte statistische Analysen für die Risikoplanung.
Die Quintessenz
Die Begriffe: Umfang, Annahmen und Risiko sind in der Welt des Projektmanagements wichtig. Verwenden Sie diesen Artikel als Ausgangspunkt, um diese und andere wichtige Projektmanagementbegriffe im Detail zu erkunden.