Beispiel für eine Richtlinie für bezahlte Abwesenheitszeiten

Verwenden Sie diese Beispiel-PTO-Richtlinie als Leitfaden, wenn Sie Ihre eigene Richtlinie entwickeln

Sie benötigen in Ihrer Organisation eine Richtlinie für bezahlte Freizeit (PTO), damit die Mitarbeiter Ihre Regeln und Erwartungen hinsichtlich der Zeit, die sie für die Arbeit benötigen, verstehen. Die Richtlinie stellt sicher, dass Missverständnisse hinsichtlich der Menge und der Art der PTO minimiert werden.

Die PTO-Richtlinie stellt außerdem sicher, dass Sie als Arbeitgeber über einen veröffentlichten Rahmen verfügen, der Ihnen Leitlinien für Entscheidungen bietet, die eine faire und gerechte Behandlung der Arbeitnehmer gewährleisten.

Beide Ziele sind ein Gewinn für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Im Folgenden finden Sie die Beispiel-PTO-Richtlinie.

Zweck der bezahlten Pause (PTO)

Der Zweck von Paid Time Off (PTO) ist es, Mitarbeitern eine flexible bezahlte Freistellung von der Arbeit zu geben, die für solche Bedürfnisse wie Urlaub, persönliche oder familiäre Krankheit, Arzttermine, Schule, Freiwilligenarbeit und andere Aktivitäten der Wahl des Mitarbeiters verwendet werden kann. Ziel des Unternehmens ist es, außerplanmäßige Abwesenheiten und die Notwendigkeit einer Aufsicht zu reduzieren.

Die PTO-Tage, an denen Sie anfallen, ersetzen alle bestehenden Urlaubs-, Krankheits- und persönlichen Geschäftstage, die Ihnen unter früheren Richtlinien zugeteilt wurden. Die Urlaubszeit, die Sie in der Vergangenheit zurückgelegt haben, wird gemäß den Richtlinien des Unternehmens zu diesem Zeitpunkt über die PTO-Richtlinie hinaus übertragen.

Richtlinien für die PTO-Verwendung

Jeder Vollzeitbeschäftigte wird PTO zweiwöchentlich in stündlichen Schritten basierend auf der unten definierten Dienstzeit erwerben.

PTO wird der PTO-Bank des Mitarbeiters hinzugefügt, wenn der zweiwöchentliche Gehaltsscheck ausgegeben wird. Die entnommene PTO wird in Schritten von einer Stunde von der aufgelaufenen Zeitbank des Mitarbeiters abgezogen. Zeitarbeitskräfte, Vertragsbedienstete und Praktikanten sind nicht berechtigt, PTO zu erwerben.

Die Möglichkeit, eine PTO zu erhalten, hängt davon ab, ob der Mitarbeiter für die gesamte zweiwöchentliche Lohnperiode arbeitet oder die aufgelaufene PTO nutzt.

PTO wird nicht in Lohnperioden verdient, in denen unbezahlter Urlaub, kurz- oder langfristiger Arbeitsunfähigkeitsurlaub oder Urlaubsentschädigungen gezahlt werden.

Mitarbeiter können die Zeit von ihrer PTO-Bank in stündlichen Schritten verwenden. Die Zeit, die nicht von der PTO-Richtlinie abgedeckt wird und für die separate Richtlinien und Richtlinien existieren, schließt vom Unternehmen bezahlte Urlaube, Verlustfreizeiten, erforderliche Geschworenenpflicht und Militärdienstzeiten ein.

Um den PTO zu nutzen, müssen dem Vorgesetzten und der Personalabteilung zwei Tage vorher mitgeteilt werden, es sei denn, der PTO wird für legitime, unerwartete Krankheiten oder Notfälle verwendet. (Verwenden Sie das Formular "Bezahlte Auszeit", um eine PTO anzufordern.) In allen Fällen muss die PTO vom Vorgesetzten des Arbeitnehmers genehmigt werden. Ihr Unternehmen schätzt so viel Aufmerksamkeit wie möglich, wenn Sie wissen, dass Sie die Arbeit für eine geplante Abwesenheit verpassen werden.

Bezahlte Abwesenheitszeit (PTO) Ausnahmen

• Mitarbeiter, die mehr als drei aufeinanderfolgende außerplanmäßige Tage verpassen, müssen möglicherweise die Freigabe eines Arztes bei der Personalabteilung vorlegen, die ihnen die Rückkehr an den Arbeitsplatz ermöglicht.
• Ein über den Zapfwellenantrieb hinausgehender Nebenabtrieb kann bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu disziplinarischen Maßnahmen führen. Diese Auszeit wird nicht bezahlt. Die einzige mögliche Ausnahme von dieser Richtlinie muss vom Firmenpräsidenten gewährt werden.

• PTO, die vor Beginn einer beantragten und genehmigten unbezahlten Beurlaubung angefallen sind, müssen zur Abdeckung der vor Beginn des unbezahlten Urlaubs verpassten Stunden verwendet werden.
• Gemäß der FMLA-Richtlinie (Family and Medical Leave Act) des Unternehmens wird die gesamte Zeit für die Zapfwelle vor Beginn der unbezahlten FMLA-Zeit erfasst.
• Außerplanmäßige Abwesenheiten aufgrund von Krankheiten mit einer Dauer von vier Stunden oder mehr, die zu aufeinanderfolgenden arbeitsfreien Tagen führen, gelten in Bezug auf mögliche Disziplinarmaßnahmen als ein Abwesenheitsvorfall.
  
  Progressive Disziplinarmaßnahmen in Bezug auf Fehlzeiten werden in einem rollierenden 12-Monats-Kalender wie folgt verwaltet:
  
  - Ein - drei Vorfälle: Keine Disziplinarmaßnahmen. Supervisorisches Coaching.
  - Vierter Vorfall: Verbale Warnung mit einer dokumentierten Coaching-Sitzung
  - Fünfter Vorfall: Schriftliche Warnung in der Akte des Mitarbeiters
  - Sechster Vorfall: Beendigung des Arbeitsverhältnisses
  
  Ein Mitarbeiter, der innerhalb von 24 Monaten eine zweite schriftliche Verwarnung erhält, wird seine Beschäftigung beenden.

• Ein Mitarbeiter, der alle seine FMLA- und kurzfristigen Leistungen bei Arbeitsunfähigkeit in Anspruch genommen hat und immer noch nicht zur Arbeit zurückkehren kann, wird seine Beschäftigung beenden.
• Jeder Mitarbeiter, der zwei aufeinanderfolgende Arbeitstage ohne Vorankündigung an seinen Vorgesetzten verpasst, kann als freiwillig entlassen angesehen werden.

Spezifische Berechtigung für bezahlte Abwesenheit (PTO)

PTO wird auf der Grundlage einer 40-Stunden-Arbeitswoche nach dem folgenden Zeitplan verdient. Der PTO wird anteilig basierend auf der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden eines Mitarbeiters berechnet. Vielen Dank an Amy Casciotti von der TechSmith Corporation für die Beispielnummern.

Jahre des Dienstes

• 1-2: 144 Arbeitsstunden pro Jahr, verdient mit 2, 7693 Stunden für jede volle Arbeitswoche eines Kalenderjahres.
• 3-4: 152 Arbeitsstunden pro Jahr, die mit einer Stundenzahl von 2, 9231 Stunden für jede volle Arbeitswoche eines Kalenderjahres verdient werden.
• 5-6: 160 Arbeitsstunden pro Jahr, verdient mit 3, 077 Stunden für jede volle Arbeitswoche eines Kalenderjahres.
• 7-8: 168 Arbeitsstunden pro Jahr, die mit einer Stundenzahl von 3, 2308 Stunden für jede volle Arbeitswoche eines Kalenderjahres verdient werden.
• 9-10: 176 Arbeitsstunden pro Jahr, verdient mit einer Stundenzahl von 3, 3847 für jede volle Arbeitswoche eines Kalenderjahres.
• 11-12: 184 Arbeitsstunden pro Jahr, verdient mit 3.5385 Stunden für jede volle Arbeitswoche eines Kalenderjahres.
• 13-14: 192 Arbeitsstunden pro Jahr, verdient mit einer Stundenzahl von 3, 6924 für jede volle Arbeitswoche eines Kalenderjahres.
• 15-16: 200 Arbeitsstunden pro Jahr, verdient mit 3, 8462 Stunden für jede volle Arbeitswoche eines Kalenderjahres.
• 17+: 208 Arbeitsstunden pro Jahr, verdient für jede volle Arbeitswoche eines Kalenderjahres mit einer Stundenzahl von 4, 0 Stunden.

Jeder Mitarbeiter darf 80 Stunden PTO in ein neues Kalenderjahr übertragen. Die Mitarbeiter sind dafür verantwortlich, ihren PTO über einen Zeitraum von einem Jahr zu überwachen und zu übernehmen, damit sie keine Zeit verlieren, wenn das laufende Kalenderjahr endet. (PTO unterliegt der aufsichtsbehördlichen Genehmigung und nicht jeder Mitarbeiter kann im Dezember akkumuliert werden; das Unternehmen muss weiterhin Kunden bedienen.)

Wenn mildernde Umstände den Mitarbeiter daran hindern, einen geplanten Zapfwellenantrieb zu nehmen, kann dieser Zapfwellenantrieb mit Zustimmung des Abteilungsleiters und der Personalabteilung in der ersten Hälfte des nächsten Kalenderjahres übertragen und abgenommen werden.

Die Mitarbeiter werden für den PTO bezahlt, den sie am Ende der Beschäftigung aufgebaut haben. Wenn ein Mitarbeiter die noch nicht aufgelaufene PTO-Zeit verwendet und die Beschäftigung beendet wurde, wird der entnommene PTO vom letzten Gehaltsscheck abgezogen. Arbeitnehmer, die eine zweiwöchige Kündigungsfrist einhalten, müssen die zwei Wochen ohne Zapfwelle arbeiten.

Mitarbeiter, die wieder eingestellt werden, erhalten eine Gutschrift für die früher geleistete Zeit und akkumulieren den aktuellen PTO für die kombinierte Zeit.