Wie bei allen Mitarbeiterdateien, beschränken Sie den Zugriff auf Benutzer, die nicht wissen müssen
Die Personalabrechnungsdatei ist das Repository für alles, was mit dem Gehalt eines Angestellten zu tun hat. Der Hauptgrund für das Erstellen einer Gehaltsabrechnungsdatei besteht darin, den Zugriff auf den Rest der vertraulichen Informationen zu beschränken, die sich in der Personalakte befinden.
Die Abrechnungsdatei ermöglicht es dem Buchhaltungspersonal, den Angestellten zu bezahlen, ohne auf die vertraulichen Informationen der Angestellten zuzugreifen. Das Rechnungswesen kann die Lohnbuchhaltung dort aufbewahren, wo es für die Bezahlung des Mitarbeiters Sinn macht. In Fällen, in denen Lohn- und Gehaltsabrechnung ausgelagert werden, ist dies eine noch empfehlenswerte Praxis für die Lohnbuchhaltung des Mitarbeiters.
Die Abrechnungsdatei beschränkt den Zugriff auf vertrauliche Mitarbeiterinformationen. Die Personalabrechnungsdatei ermöglicht es Mitarbeitern des Rechnungswesens und der Finanzabteilung, die Informationen zu haben, die sie benötigen, um den Mitarbeiter an einem praktischen Ort zu bezahlen. Der Standort sollte sicher und für alle anderen Mitarbeiter unerreichbar sein.
Sie müssen den Mitarbeitern des Rechnungswesens vor Augen führen, dass die Informationen in den Lohnabrechnungsdateien vertraulich sind und nicht ohne die Genehmigung und Abmeldung von Personalmitarbeitern weitergegeben werden sollten. Auch sollten Mitarbeiter des Rechnungswesens keine Informationen über Gehaltserhöhungen, Beförderungen, Boni und andere vertrauliche Informationen über Mitarbeiter weitergeben.
Die Personalabteilung muss den Zugriff der Buchhaltung auf die Gehaltsabrechnungsdateien der Mitarbeiter nicht überwachen. Wie für verwandte Mitarbeiterdateien wie Personal- und medizinische Dateien empfohlen, sollten Sie den Zugriff auf die Abrechnungsdatei einschränken. Nur Personen, die die Informationen für ihre Arbeit benötigen, sollten den Inhalt sehen.
Inhalt einer Personalabrechnungsdatei
Dies ist eine vorgeschlagene, aber nicht vollständig umfassende Liste dessen, was in eine Gehaltsabrechnungsdatei eines Mitarbeiters gehört.
- Angebotsbrief vom Personalchef, der Personalabteilung und dem Mitarbeiter unterzeichnet
- Bezahlungsberechtigung, die von der Personalabteilung und dem Personalchef unterschrieben wurde, wenn ein Mitarbeitervertrag besteht
- W-4 Form
- Papierkram und Autorisierung in Bezug auf jegliche Leistungen an Arbeitnehmer, die einen Lohnabzug beinhalten
- Formular für die direkte Einzahlung
- Salary Zeit Buchungsformulare
- Stundenzettel pro Woche
- Zeittaktdatensätze, wo verwendet
- Anwesenheitsaufzeichnungen
- Kostenerstattungsersuchen einschließlich Dokumentation und Quittungen für Reisen und andere autorisierte Ausgaben
- Rückerstattungsformulare und Quittungen für Zahlungen, Bücher und so weiter
- Bezahlen Sie im Voraus Anfrageformulare
- Dokumente und Zahlungsplan des Unternehmens
- Pfändungsbestellungen und Aufzeichnungen
- Genehmigung für die Freigabe von privaten Informationen
- Schreibarbeit in Bezug auf jeden Mitarbeiter erhöhen
- Papierkram in Bezug auf Bonus, Gewinnbeteiligung oder Anerkennungspreis
- W-2 Formen
- Autorisierung für andere Lohnbuchhaltungsaktionen, die Ihr Unternehmen zulässt
Auch bekannt als Mitarbeiterdateien, Mitarbeiterdaten, Personalakten, Dokumentation
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