Wenn jemand in seine erste Führungsrolle versetzt wird, ist es wahrscheinlich das erste Mal, dass er ein Abteilungsbudget verwaltet.
Die meisten neuen Manager erhalten nur wenig oder gar keine formelle Schulung, wie sie eine Budgetprognose erstellen, ihre Ausgaben nachverfolgen oder die Jahresmitte anpassen können. Sie erhalten oft eine Tabelle oder einen Bericht von ihrem Vorgesetzten oder der Finanzabteilung und erwarten, dass sie wissen, wie es geht, oder lernen durch Versuch und Irrtum.
Während "Versuch und Irrtum" ein effektiver Weg sein kann, eine neue Fähigkeit zu erlernen, wäre es besser, wenn ein neuer Manager nicht zu viele schmerzhafte Fehler machen müsste. Hier sind ein paar Tipps.
Investieren Sie von Anfang an die Zeit zu lernen
Es gibt keinen besseren Zeitpunkt, um "dumme" Fragen zu stellen, als wenn Sie für etwas neu sind und es nie getan haben. Lieber fragen und die Zeit im Voraus verbringen, anstatt zu warten, bis jemand auf deine Fehler hinweisen muss. Fordern Sie Ihren Vorgesetzten (oder gegebenenfalls Ihren Vorgänger) auf, die zugrunde liegende Philosophie, die übergeordneten Ziele, das Format und die einzelnen Werbebuchungen zu überprüfen. Wenn Ihre Organisation eine Finanzperson hat, bitten Sie diese Person, auch Zeit mit Ihnen zu verbringen. Die meisten werden geschmeichelt und bereit sein, ihre Expertise zu teilen.
Denn wenn sie Ihnen im Vorfeld beibringen können, wie sie die Dinge nach ihren Vorgaben machen, werden Sie später weniger davon betroffen sein.
Nehmen Sie einen Kurs "Finanzen und Budgetierung für nichtfinanzielle Manager"
Erkundigen Sie sich bei Ihrer lokalen Universität Business Schools, unter "Executive Education". Die meisten Business Schools bieten ein bis drei Tage, nicht-Kredit-Kurse. Nehmen Sie sich während oder nach dem Kurs Zeit, um den Jahresbericht Ihres Unternehmens zu lesen und die verschiedenen Finanzkennzahlen und Berichte zu verstehen.
Verwalten Sie Ihr Abteilungsbudget wie es Ihr eigenes Geschäft ist
Wenn wir für große Organisationen arbeiten, neigen wir dazu, "das Geld des Unternehmens" so zu behandeln, als würde es auf Bäumen wachsen. Das ist es nicht, und es ist nun Ihre Aufgabe als Manager, die Ressourcen Ihrer Abteilung persönlich zu übernehmen.
Sei ein Teamspieler
Überprüfen Sie nach Möglichkeit das Budget Ihres Managers. Während es wichtig ist, das Budget zu übernehmen, ist Ihre Einheit Teil einer größeren Einheit. Bitten Sie Ihren Vorgesetzten, Ihnen zu zeigen, wo sich Ihr Budget einfügt, und unterstützen Sie das Gesamtbild sowie die Interdependenzen mit Ihren Kollegen. Es kann vorkommen, dass eine andere Abteilung Geld für Ziele benötigt, die eine höhere Priorität haben als Ihre. Warte nicht darauf, gefragt zu werden, oder lass es weg - proaktiv sein und deinem Peer-Manager helfen. Sie werden als strategisch und kollaborativ angesehen.
Spiele keine dummen Spiele
Nur weil "jeder es tut", heißt das nicht, dass es nicht dumm und schlecht für das Unternehmen ist. Ein Beispiel für ein typisches dummes Budgetierungsspiel, das Manager spielen, ist "nutze es oder verliere es." Es ist, wenn du fast das Ende des Jahres erreichst und dein Budget unter deiner Prognose läuft. In den vergangenen Jahren, als Sie unterschritten haben, wurde Ihr Budget für das nächste Jahr auf der Grundlage des tatsächlichen Jahres festgelegt. Also, um Ihr Budget nicht wieder zu kürzen, gehen Sie auf Einkaufstour-Sachen, die Sie nicht brauchen, oder auf Vorrat, nur für den Fall, dass Sie es brauchen könnten.
Verfolgen Sie Ihre monatlichen Ausgaben und machen Sie proaktive Korrekturen
Gehen Sie nicht davon aus, dass "jemand" Ihnen sagen wird, wenn Sie das Budget überschreiten. In der Tat, Sie müssen sogar monatliche Berichte anfordern oder sich selbst verfolgen. Warten Sie nicht bis Ende des Jahres, wenn es eine Überraschung ist (für Sie und Ihren Chef). Bis dahin ist es zu spät, Nachforschungen anzustellen und Korrekturen vorzunehmen. Seien Sie verantwortlich, messen Sie sich selbst und melden Sie sich proaktiv bei Ihrem Vorgesetzten.
Sei transparent und involviere dein Team
Teilen Sie Ihr Budget mit Ihrem Team, vielleicht sogar mit der Erstellung der Prognose. Wenn Sie Ihr Team mit einbeziehen und ihnen helfen, den Budgetierungsprozess zu verstehen, entsteht ein Gefühl der gemeinsamen Eigentümerschaft, und Ihre Mitarbeiter werden ermutigt, kreative Wege zu finden, Ausgaben zu verwalten.
Sei strategisch
Nehmen Sie nicht nur die Vorjahreswerte und fügen Sie zehn Prozent zur Prognose für das kommende Jahr hinzu. Beginnen Sie mit der Entwicklung einer Strategie und von Zielen und bestimmen Sie dann die Ressourcen, die zum Erreichen dieser Ziele erforderlich sind. Wenn Sie mehr als im letzten Jahr benötigen, bereiten Sie einen Business Case vor, um Ihren Antrag auf zusätzliche Finanzierung zu begründen.
Übertreibe es nicht
Während die Verwaltung des Budgets für einen Manager eine wichtige Rolle spielt, sollten Sie niemals die wichtigsten Vermögenswerte aus den Augen verlieren: Ihre Mitarbeiter! Stellen Sie sicher, dass Sie mindestens fünf Mal so viel Zeit aufwenden, um Ihr Team zu entwickeln, als dass Sie Zahlen verarbeiten.