Auswahl des Bewerber-Tracking-Systems

Wählen Sie das Bewerberauswahlsystem und die Anforderungen aus

Das Finden des richtigen Bewerber-Tracking-Systems, das alle Anforderungen Ihrer Organisation erfüllt, kann eine überwältigende Aufgabe sein. Es kann eine Herausforderung sein, selbst zu wissen, wo man anfangen soll, wenn man Bewerber-Tracking-Systeme betrachtet und wie man jede Lösung vergleicht.

Hier finden Sie wichtige Bereiche zur Untersuchung, zu hinterfragende Fragen und Antworten, die während des Prozesses zur Bewertung der Bewerberverfolgungssysteme analysiert werden. Diese Informationen führen Ihr Unternehmen bei der Suche nach dem passenden Bewerber-Tracking-System, um Ihre Bedürfnisse zu erfüllen.

Identifizieren Sie Bewerber-Tracking-System Entscheidungsträger

Ein Unternehmen muss sich intern organisieren, bevor es den Evaluierungsprozess für Bewerber-Tracking-Systeme startet. Bei der Vorbereitung der Evaluierung eines Bewerber-Trackingsystems ist es wichtig, eine Zusammenarbeit der Interessengruppen zu bilden und diesen Entscheidungsträgern Zeit zu geben, um zu einer fundierten Entscheidung zu gelangen.

Ihr Auswahlausschuss sollte darauf vorbereitet sein, die Stärken und Schwächen der einzelnen Anbieter von Verfolgungssystemen für Bewerber zu bewerten. Der Auswahlausschuss sollte diese Mitglieder einschließen.

• Auswahlleiter: Dies ist in der Regel ein Senior Vice President (SVP) oder Vice President (VP) der Personalabteilung, der die anderen Ausschussmitglieder mit einer klaren Richtlinie und Vision unterstützen kann. Die Person sollte auch in der Lage sein, die Anbieterauswahl in Bezug auf den Return on Investment (ROI) zu ihren Gegenstücken zu erklären.
• Auswahlmanager: Diese Person muss den Einstellungsprozess und die Schwachstellen des Unternehmens vollständig verstehen, um angemessene Such- und Auswahltaktiken zu erstellen.

• Komitee-Mitglied: Um sicherzustellen, dass die Stimme der Benutzer vertreten ist und eine erfolgreiche Annahme der gewählten Lösung stattfindet.
• Committee Contributors: Dies sind Mitglieder aus anderen Abteilungen, die zusätzliche Informationen für den Auswahlprozess des Bewerber-Trackingsystems liefern. Personen mit Finanzkenntnissen können Informationen über die finanzielle Stabilität der Anbieter einholen oder die Gesamtkosten jedes Bewerber-Trackingsystems im Verhältnis zum Projektbudget vergleichen. IT-Mitarbeiter können die Mitglieder des Ausschusses über die technischen Möglichkeiten der Bewerber-Tracking-Systeme der Anbieter aufklären und dabei helfen, jede Lösung mit Ihrem aktuellen System zu vergleichen.
  
  Komiteemitglieder sollten Personen sein, die den Wert von Technologiewerkzeugen, Prozessoptimierung und Kundenservice in Bezug auf Ihre Unternehmensvision des Talentmanagements erkennen können.

Dokumentieren Sie Ihren aktuellen Einstellungsprozess

Nachdem Sie Ihr Auswahlsystem für Bewerber-Trackingsysteme zusammengestellt haben, besteht Ihre erste Aufgabe darin, ein Dokument zu erstellen, das den Prozess der Mitarbeiteranforderung, Ihren Einstellungsprozess und die Rolle des Einstellungsmanagers, des Personalvermittlers und des Kandidaten zur Vervollständigung einer Einstellung verfolgt . Dann sollte Ihr Ausschuss diskutieren, warum jeder Schritt notwendig ist und was passieren würde, wenn er gestrichen würde.

Vereinfachen Sie Ihren Einstellungsprozess und stellen Sie sicher, dass jeder Schritt wirklich Mehrwert schafft und Ihnen hilft, hochwertige Mitarbeiter zu gewinnen. Auf diese Weise kann Ihr Ausschuss die Anforderungen Ihres Einstellungsprozesses mit den Fähigkeiten jedes Bewerberverfolgungssystems vergleichen. Diese Bewertung ist eine großartige Gelegenheit, sich über Best Practices bei der Einstellung und Überprüfung und Optimierung Ihres derzeitigen Einstellungsprozesses zu informieren.

Identifizieren Sie die Anforderungen für Ihr Bewerber-Tracking-System

Jetzt, da Sie den Einstellungsprozess Ihres Unternehmens eindeutig identifiziert haben, ist Ihr Ausschuss bereit, Ihre Unternehmensanforderungen für ein Bewerber-Tracking-System zu identifizieren. Denken Sie daran, dass Sie eine klare Antwort auf die folgenden Fragen haben möchten:

• Warum kaufen Sie dieses Bewerber-Tracking-System?
• Ist Ihr derzeitiger Einstellungsprozess auf Ihre Unternehmensziele ausgerichtet?

Wenn Sie diese Fragen im Hinterkopf behalten, wird Ihr Ausschuss sich dafür stark machen, eine Bewerber-Tracking-Lösung zu erwerben. Damit das Bewerber-Tracking-System eine starke Verbindung zum ROI hat, muss Ihr Ausschuss klare Erwartungen in Bezug auf das Bewerber-Tracking-System schaffen.

Ihr Bewerber-Tracking-System sollte eine bessere Beziehung zwischen Personalverantwortlichen und Personalchefs aufbauen, den Prozess der Erstellung und Genehmigung von Stellenausschreibungen optimieren und die Qualität Ihrer Mitarbeiter verbessern. Ihr Bewerber-Tracking-System sollte die Rekrutierungsbemühungen von Personalfachleuten durch Automatisierung rationalisieren und einen effizienteren und kosteneffektiven Einstellungsprozess schaffen. Dies ist der perfekte Zeitpunkt, um gemeinsame HR-Herausforderungen anzugehen, wie zum Beispiel:

• Hohes Aufkommen an Bewerbungen ohne effektive Annahme, Prüfung und Verwaltung.

• Hohes Angebot an Stellenangeboten mit umständlicher interner Kommunikation.
• Unfähigkeit, schnell auf Informationen zuzugreifen und alle Rekrutierungsdaten zu melden.
• Verlust qualifizierter Bewerber durch zufällige Speicherung von Lebensläufen.
• Duplizierung von Rekrutierungsbemühungen zwischen verschiedenen Niederlassungen und Abteilungen vor Ort oder im Ausland.
• Übermäßige Kosten für IT-Wartung und Support mit selbstentwickelter Technologie.
• Ineffektive Verfolgung von EEO-OFCCP-Compliance-Daten.
• Wir bemühen uns darum, von der IT angemessene Aufmerksamkeit für technologische Upgrades und Verbesserungen zu erhalten.

Nutzen Sie diese Gelegenheit auch, um den Wert von Verbesserungen durch neue Prozesse und Technologien zu prüfen, wie zum Beispiel:

• Vermeidung der Verwendung verschiedener Module,
• Verbesserung der Kommunikation und
• globale Probleme angehen.

Um dies beherrschbar zu machen, müssen Sie essenzielle "Must-Haves" identifizieren, um unqualifizierte Anbieter zu eliminieren. Zum Beispiel kann Ihr Ausschuss entscheiden, dass Sie nur Anbieter in Betracht ziehen, die eine webbasierte Lösung im Gegensatz zu einem installierten System anbieten, da die gehostete Lösung keine Belastung für Ihr IT-Team darstellt.

Identifizieren Sie die Anforderungen für Ihr Bewerber-Tracking-System

Die Identifizierung klarer Geschäftsziele verbindet Ihre Prioritäten mit Ihren Anforderungen. Es ist unbedingt erforderlich, dass sich Ihr Ausschuss auf seine anfänglichen Systemanforderungen konzentriert. Der Ausschuss muss vermeiden, von Systemelementen abgelenkt zu werden, die nicht mit den Prioritäten Ihres Unternehmens übereinstimmen. Sie haben die wichtigen Geschäftsziele und Schlüsselanforderungen erkannt, die Sie bei der Erstellung Ihrer eigenen Ziele berücksichtigen müssen.

Wichtige Anforderungen, die in einem Bewerber-Tracking-System zu berücksichtigen sind

• Prozesseffizienzen: Die Zentralisierung eines Prozesses kann eine Vielzahl von Aufgaben verbessern, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Auftragsanforderungen, Verfolgung, Verwaltung von Mitarbeiterempfehlungs- und -übertragungsprogrammen.
• Ermöglicht es Kandidaten, sich schnell und einfach für Gehalts- und Stundenvergaben an Ihre Organisation zu wenden, ohne mehrere Seiten mit Fragen zu durchlaufen.
• Kann die Rekrutierung in großem Umfang erleichtern und gleichzeitig kostengünstig bleiben.
• Eine hochgradig konfigurierbare, skalierbare Lösung, die für unseren einzigartigen Personalmanagement-Prozess konfiguriert werden kann und in der Lage ist, unseren wachsenden Anforderungen gerecht zu werden, wenn unser Unternehmen wächst oder sich unsere Prozesse ändern.
• Verbesserte Berichtsfunktionen: Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre gesamten Ausgaben für Anbieter, Beschaffung und Metriken zu ermitteln. Die Koordinierung über eine einzige Quelle ermöglicht eine genaue zentralisierte Berichterstattung.
• Ermöglicht Personalvermittlern, die Datenbank nach allen Informationen und nach bestimmten Parametern zu durchsuchen.

• Enthält ein Reporting Center, mit dem Benutzer Ad-hoc-Berichte ausführen und Kriterien für die zukünftige Verwendung speichern sowie branchenübliche Standardberichte erstellen können, einschließlich Kosten pro Anmietung, Time-to-Fill, Quelleneffektivität und mehr.

Markenidentität und -bewusstsein aufbauen

• Die Verbindung zwischen einem Bewerber und einer positiven Beschäftigungserfahrung schafft die Anerkennung der Marke. Eine starke Marke kann Vertrauen generieren, das den Bewerberverkehr antreibt und Ihren Talentpool verbessert.

• Die Websites von Branded Career Center sind möglicherweise über die Website Ihres Unternehmens zugänglich.
• Ermöglicht Personalvermittlern, Karriereinformationen einfach auf der Unternehmens-Website zu veröffentlichen.
• Stellen Sie mehrsprachige Funktionen für globalen Support bereit.
• EEO / AAP-konform.
• Die Fähigkeit, ein genaues Maß an solchen Informationen beizubehalten, wird in Übereinstimmung mit den Bundesvorschriften bleiben und rechtliche Schritte gegen die Organisation vermeiden. Es wird auch dazu beitragen, Bewerberqualität zu etablieren.
• Kann freiwillige EEO-Daten erfassen, verfolgen und melden und gleichzeitig die Richtlinien der EEE / OFCCP einhalten.
• Kann Bewerber mit Ausschlussfragen vorselektieren, um diejenigen zu identifizieren, die Grundvoraussetzungen für die Stelle erfüllen.
• Verbesserte Kommunikation
• Erstellt eine Umgebung, die effektiv informiert, alle Benutzer vereinheitlicht und die Abläufe der Organisation optimiert.
• Enthält ein Kommunikationszentrum, um die Kommunikation zwischen Personalvermittlern, Einstellungsmanagern und Kandidaten zu erleichtern. Ermöglicht Benutzern außerdem, Termine zu planen, Notizen zu hinterlassen und Feedback zu interviewen, Massennachrichten zu senden und bei Erhalt des Lebenslaufs automatisch auf die Bewerber zu reagieren.

Customer Support für das Bewerber-Tracking-System

• Die vollständige Benutzerakzeptanz hängt vom Grad der Kundenunterstützung ab, die vom Anbieter während und nach der Implementierung bereitgestellt wird.

• Schnell verfügbares Support-Team, das sich um die Verwaltung von Unternehmens- und Benutzerproblemen kümmert und dabei Best Practices der Branche einsetzt.
• Höchster Support-Level für Ihr Unternehmen.

Bewerber-Tracking-Systeme Lieferantenbewertung

Es wird empfohlen, dass Sie nach einer Angebotsanfrage (RFP) von potenziellen Anbietern fragen, die Ihr Ausschuss entschieden hat. Dies ist Ihre Gelegenheit, zu jedem Thema Klarheit zu erlangen, damit Ihr Ausschuss feststellen kann, ob die Bewerber-Tracking-Software die erforderliche Arbeit leisten kann. Ihr Ausschuss sollte die folgenden wichtigen Punkte berücksichtigen, um ein effektives RFP zu erarbeiten:

• Unterstützt das System die Hauptanliegen Ihres Ausschusses? Dies knüpft an den vorherigen Teil des Evaluierungsprozesses an; Sie müssen Ihren Prozess vollständig kennen, bevor Sie bestimmen können, welche Funktionen Sie benötigen. Ihr Ausschuss kann nicht durch Lösungen abgelenkt werden, die Funktionen bieten, die nicht Ihre Hauptpriorität sind. Sie mögen zwar attraktiv erscheinen, aber viele auffällige Funktionen und Funktionen werden Ihrem Unternehmen keinen Wert verleihen, wenn sie nicht von Ihren Benutzern übernommen werden.

• Hat der Anbieter das System in einer anderen Organisation ähnlicher Größe installiert?
• Ihr Ausschuss sollte Zugang zu Referenzen haben, die Ihnen einen Einblick in Themen wie Kundenzufriedenheit und Nachverfolgung, den Implementierungsprozess und versteckte Gebühren geben. Denken Sie daran, dass Funktionen ohne eine starke Benutzerakzeptanz keinen Wert haben.
• Was beinhaltet der Implementierungsprozess? Eine erfolgreiche Annahmequote beginnt mit der richtigen Umsetzung. Sie möchten sicher sein, dass der von Ihnen gewählte Anbieter Ihre Benutzer nicht ohne angemessene Schulung und kontinuierlichen Support verlässt. Die Implementierung sollte sich auf den Rekrutierungsprozess Ihrer Organisation konzentrieren und nicht lernen, wie sie sich an ihr System anpassen kann.
  
  Sie sollten nie das Gefühl haben, dass Sie sich durch Ihr Implementierungsprogramm verloren und unsicher über die Fähigkeiten des Anbieters fühlen. Während des Evaluierungsprozesses sollte Ihr Ausschuss den Eindruck haben, dass Ihre Implementierung basierend auf den Prioritäten Ihrer Abteilung und den Geschäftszielen eine starke Grundlage für eine lange Partnerschaft mit Ihrem Anbieter für die Verfolgung von Bewerbersystemen bildet. Denken Sie daran, dass eine hohe Benutzerakzeptanz für das Bewerber-Tracking-System einen höheren ROI generiert.

Mehr über Bewerber-Tracking-Systeme Lieferantenbewertung

• Was ist die Vision und Wachstumsstrategie des Anbieters? Der Anbieter muss Führung und Weitsicht als Marktführer beweisen. Um eine umfassende Lösung zu präsentieren, sollte der Anbieter Ihre spezifischen Bedürfnisse berücksichtigen und sich auf Veränderungen und Wachstum in der Zukunft vorbereiten.
• Bestimmen Sie, ob diese Lösung zu Ihrem gesamten Geschäftsplan beiträgt? Am Ende wird der Selection Executive wahrscheinlich einen erwarteten ROI zeigen müssen, um für die Lösung zu plädieren.
  
  Der Auswahlleiter muss nach Einsparungen bei Rekrutierungswerbung, Mitarbeiterwert der Nutzung von Suchfirmen und Prozessoptimierung durch den Anbieter suchen. Das Unternehmen sollte auch die Mitarbeiterbindung und die Qualität der Kandidaten verbessern. Es kann überwältigend sein, ein vollständig detailliertes Dokument von Anfragen zu erstellen, das alle notwendigen Themen umfasst, um ein Bewerberverfolgungssystem zu bewerten.

• Abgesehen von Features und Funktionen sollte Ihr Komitee die Fähigkeit des Anbieters, als langfristiger Partner für Ihr Unternehmen zu fungieren, unbedingt besprechen. Wenn Ihr Ausschuss seinen Lieferantenbewertungsprozess durchführt, möchten Sie sicher sein, dass Sie folgende Faktoren berücksichtigen:
• Finanzielle Stabilität: Führen Sie die Due Diligence in Bezug auf die Abschlüsse aller in Betracht kommenden Anbieter durch. Sie werden feststellen, dass dies ein perfektes Thema ist, durch das Ihr Finanzkomitee-Mitarbeiter Sie führen kann.
• Eigenschaften strategischer Partner: Um eine vollständige Lösung anzubieten, werden einige Anbieter mit anderen Dienstleistungsunternehmen zusammenarbeiten, um ihren Kunden eine umfassendere Palette von Dienstleistungen anzubieten. Ihr Ausschuss sollte sich der Partnerschaften bewusst sein, die mit den konkurrierenden Anbietern verbunden sind. Die Informationen können einen Einblick in die mögliche Partnerschaft zwischen Ihrem Unternehmen und dem Anbieter geben.
• Rekrutierungsmöglichkeiten: Unabhängig von Ihrer Unternehmensgröße müssen Sie sicherstellen, dass der Anbieter den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus von der Bewerberverfolgung über das Einsteigen, die Nachfolgeplanung bis hin zum Aussteigen unterstützen kann. Dies verhindert, dass Ihr Unternehmen aus seiner Lösung herauswächst, was wahrscheinlich zu einer Verschlimmerung, einer neuen Bewertung und kostspieligen Implementierungsgebühren führen würde.

• Zukünftige Produktentwicklung: Stellen Sie sicher, dass der Anbieter ein starkes Verständnis für die Herausforderungen hat, denen sich die Rekrutierung heute und in Zukunft stellt. Der Anbieter, den Sie auswählen, muss am Puls der Technologie- und Branchennachrichten sein, um sich an Ihre sich ändernden Anforderungen anzupassen und sicherzustellen, dass die Konfigurationen der Lösung voll ausgeschöpft werden.

• Integration mit HRIS: Obwohl Sie vielleicht möchten, dass Ihr IT-Komitee-Beiträger in dieser Angelegenheit einen Beitrag leistet, sollte dies Ihren Ausschuss nicht dazu verleiten, ein Bewerber-Tracking-System zu verwenden, das nicht die gesamte Abteilung angemessen bedient. Jeder denkwürdige Anbieter sollte die Möglichkeit bieten, Schlüsselinformationen mit minimalem Schwierigkeitsgrad von seinem System in Ihr HRIS-System zu übertragen.

Zusammenfassung der Lieferantenauswahl für Bewerber-Tracking-Systeme

Der Zeitplan für einen Lieferantenauswahlprozess für ein Bewerberverfolgungssystem kann von einem Monat bis zu sechs oder mehr reichen. Im Folgenden finden Sie einen vorgeschlagenen Zeitplan, der es Ihrem Ausschuss ermöglicht, einen Zeitrahmen für den Lieferantenauswahlprozess für ein Bewerberverfolgungssystem zu erstellen.

Bitte beachten Sie, dass Änderungen aufgrund eines bevorzugten Umsetzungsdatums vorbehalten sind.

Zeitachse für Ihre Lieferantenauswahl für Bewerber-Tracking-Systeme

• Bilden Sie eine Auswahlkommission - 1 Woche
• Identifizieren Sie die Bedürfnisse des Unternehmens - 1-2 Wochen

Objektiv bewerten Lieferanten gegen die identifizierten Bedürfnisse des Unternehmens mit dem folgenden Prozess:

1. Erstellen Sie eine lange Liste möglicher Anbieter - 1 Woche
2. Fordern Sie RFPs an, um zu jedem Thema oder Anliegen zu klären - 4 Wochen
3. Erstellen Sie eine Shortlist mit Ihren wichtigsten Bewertungskriterien - 1-2 Wochen

1. Schließen Sie einen Anbieter ab - 3-6 Wochen
2. Demonstrieren Sie verschiedene Systeme - so schnell wie möglich
3. Verkaufspräsentationen - so schnell wie möglich
4. Site-Besuche - nach Bedarf

Beachten Sie, dass das Hauptziel eines Bewerber-Tracking-Systems darin besteht, Ihre Nutzer zu stärken. Die Mitglieder des Komitees sollten Technologiewerkzeuge, Prozessoptimierung, Unternehmensvision und Kundensupport erkennen und wertschätzen können, um die Anbieter strategisch auf eine kurze Liste konkreter Möglichkeiten eingrenzen zu können.

Es ist wahrscheinlich, dass Ihre kurze Liste nicht viele unterscheidbare funktionale Unterschiede aufweist; Daher ist es wichtig, die weniger greifbaren Elemente dieses Anbieters im Auge zu behalten.

Ihr Ausschuss sollte nach Informationsquellen wie der Website des Anbieters, Newsgroups, Personalportalen und Messen suchen. Verbinden Sie sich mit Kollegen in anderen Unternehmen, die in Größe, Bedarf und Branche ähnlich sind, um von ihren Erfahrungen zu lernen.

Die Zusammenarbeit mit einem serviceorientierten Anbieter, der am besten zu der Vision und den Zielen Ihres Unternehmens für die Zukunft passt, wird sich für alle wichtigen Akteure bei der Bewertung, Auswahl und Implementierung Ihres Bewerber-Trackingsystems als unschätzbar erweisen.

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